Mehr als Homeoffice: Remote Work & Collaboration mit ECM

„Ich kann jetzt vermehrt das Mobile Office nutzen und von zu Hause aus arbeiten, ohne Schadenakten mitzuschleppen: Ich greife einfach per Laptop online auf die Akten zu. So kann ich Beruf und Familie viel besser vereinbaren, das ist wunderbar“, erzählt Sandra Schlutt-Hagen, Claims Managerin beim Versicherer Delvag. An Mitarbeiter wie sie denkt man schnell, wenn man Remote Work oder Mobile Office hört. In Zeiten, in denen gesundheitliche Vorsichtsmaßnahmen oberstes Gebot sind, ist die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten wichtiger denn je. Doch wie stellen Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter im Homeoffice genauso produktiv arbeiten können wie im Büro? Lesen Sie hier, wie Sie mit ECM die Voraussetzung für digitales, ortsunabhängiges Prozess- und Informationsmanagement schaffen und damit reibungslose Geschäftsprozesse ermöglichen, die weit über das Homeoffice hinausreichen.

Durch Telefon- und Video-Konferenzen oder Chats haben Mitarbeiter heute zahlreiche Social Collaboration-Tools, um sich remote auszutauschen. Unternehmen sollten aber auch sicherstellen, dass Mitarbeiter von überall aus auf Dokumente und Daten zugreifen und Vorgänge bearbeiten können, damit ein reibungsloser Geschäftsbetrieb jederzeit sichergestellt ist. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu, mobiles Arbeiten und Collaboration mit ECM zu ermöglichen. So auch die Aktion Mensch, die ihre ECM-Plattform Doxis entsprechend einsetzen will: „Die Kollegen sollen auch mit ihren mobilen Geräten auf Doxis zugreifen können. Wir haben gerade eine große Veränderung bei uns im Haus. Wir versuchen vieles zu digitalisieren. Ein Ziel dabei ist es, alle Mitarbeiter mobil zu machen“, so Ivonne Berger, Projektleiterin DIAS & Doxis, Aktion Mensch e.V.

Über die unternehmensweite ECM-Plattform sind alle geschäftsrelevanten Informationen überall zugänglich, egal wo sich Mitarbeiter aufhalten. Förderanträge von Projekt-Partnern, ihre E-Mails und Verträge sowie Daten aus dem Antragsystem: Auf all das können Mitarbeiter mobil zugreifen. Zudem sind im ECM all diese Informationen im Geschäftskontext vernetzt, sodass sie aktuelle Informationen z.B. zu laufenden Förderprojekten in eAkten finden. So können die Mitarbeiter von überall aus Projekt-Partnern schnell Auskunft geben und ihre Anträge ohne Verzug bearbeiten. Dabei arbeiten sie mit vielen sensiblen Informationen wie personenbezogenen Daten, die immer sicher geschützt sein müssen. Im ECM ist genau festgelegt, wer welche Informationen sehen, bearbeiten und löschen darf, sodass alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. So ist sichergestellt, dass auch bei der mobilen Arbeit keine Sicherheitslücken entstehen.

Mobiles Arbeiten ermöglicht nicht nur Mitarbeitern im Homeoffice flexibleres Arbeiten und verbesserte Work-Life-Balance, es ist vor allem bei Geschäftsprozessen relevant, bei denen Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten. Das sind nicht nur Manager in Schlips und Kragen, wie Oliver Saus, stellvertretender Leiter IT und Sachgebietsleiter IT-Dokumentenmanagement bei den Stadtentwässerungsbetrieben (StEB) Köln, bestätigt: „Unsere Zielvorstellung für das StEB-DMS umfasst drei Haupteinsatzbereiche: die Sachbearbeitung am PC, die Nutzung digitaler mobiler Projektakten auf Baustellen und mobiles Arbeiten in Besprechungen.“ Ingenieure auf Baustellen haben so auf ihrem Tablet Doxis Bau- oder Projektakten dabei und können aufgenommene Fotos direkt in der passenden eAkte abspeichern, während Büroangestellte in Meetings und auf Geschäftsreisen Unterlagen elektronisch dabei haben. Wo immer sich Mitarbeiter aufhalten: Sie greifen überall auf aktuelle Informationen zu, bearbeiten Dokumente und nehmen an Geschäftsprozessen teil, die dadurch viel effizienter ablaufen.

Ein weiteres Beispiel für den Einsatz mobiler ECM-Lösungen ist die Eissmann Group Automotive. Für das Scannen von produktionsbegleitenden Fertigungsaufträgen und die Bildarchivierung nutzen Eissmann-Mitarbeiter in der Produktion den Doxis mobileCube: Per iOS-Tablet erfassen sie z.B. gefertigte Bauteile wie Airbag-Verkleidungen vor Versand an den Kunden direkt in der Produktion. Das ECM archiviert diese Belegbilder automatisch und hilft dem Unternehmen so dabei, Qualität von Anfang an nachzuweisen sowie in Haftungsfragen nachweisfähig zu sein.

Qualität und Compliance spielen bei dem Automobilzulieferer bereits im Einkauf eine wichtige Rolle: Die Einkäufer und die rund 2.000 weltweit verteilten Lieferanten nutzen mit dem Doxis iRoom eine Collaboration-Lösung für ihre digitale Zusammenarbeit. Hier laden Lieferanten Inventarisierungsfotos und Zertifikate hoch, die die Qualität ihrer Produkte und Leistungen belegen. Der Einkauf von Eissmann hinterlegt im iRoom die Qualitätsbewertungen für die jeweiligen Lieferanten. Das schafft Transparenz, beschleunigt und erleichtert die gemeinsamen Arbeitsprozesse, auch wenn tausende Kilometer zwischen den Beteiligten liegen.

Neben der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern wie bei der Eissmann Group Automotive eignet sich ein solcher virtueller Arbeitsraum auch für die Projektarbeit: Hier finden und bearbeiten externe Projektpartner ausgewählte Informationen, Aufgaben und Vorgänge und werden über Änderungen daran automatisch informiert. So sind sie unabhängig von ihrem Standort jederzeit in die Geschäftsprozesse involviert. Die Zusammenarbeit und der Austausch von Informationen funktionieren ohne Zugriffsbarrieren. Außerdem sind Projektinformationen keinen Sicherheitsrisiken ausgesetzt: ECM-Funktionen wie Versionierung und Audit-Trail protokollieren transparent alle Entscheidungen und belegen gleichzeitig, dass alle Prozesse gemäß der bei den beteiligten Unternehmen geltenden Compliance-Richtlinien ablaufen.

Unternehmen, die eine State-of-the-Art-ECM-Plattform mit integrierten Services für Content, Prozesse und Collaboration einsetzen, schaffen die Voraussetzung, um Geschäftsprozesse über Standorte hinweg reibungslos zu steuern, Mitarbeiter überall vernetztes Arbeiten zu ermöglichen und Geschäftspartner jederzeit einzubeziehen. Doch was tun Unternehmen, die noch keine ECM-Plattform im Einsatz haben und keine Projektlaufzeiten in Kauf nehmen möchten? Sie wollen schnell Lösungen für einfache Standardprozesse einkaufen und ohne großen Aufwand auf eine digitale Arbeitsweise umstellen. In diesem Fall empfiehlt sich ein SaaS-Angebot: Unternehmen nutzen damit fertige Baukasten-ECM-Lösungen als Subscription-Modell in der Cloud und können direkt loslegen.