PDF/A: Das Must-have für die revisionssichere Archivierung

PDF/A steht für „Portable Document Format Archivable“. Die Unterart des klassischen PDFs erfüllt die technischen Voraussetzungen der Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten nach der in 2005 publizierten ISO-Norm 19005-1.

Merkmale von PDF/A

Mit dem standardisierten PDF/A-Format sind Dokumente heute und in Zukunft gut lesbar – sei es in fünf, zehn oder 50 Jahren. Denn das ISO-Standard-Komitee erweitert das Format alle zwei bis vier Jahre. Dadurch bleiben PDF/A-formatierte Unterlagen dauerhaft gültig. Das ist insbesondere wichtig, um die Revisionssicherheit bei der Archivierung von Dokumenten zu garantieren: PDF/A-Dokumente sind dauerhaft nutzbar und aufrufbar – auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Diese Merkmale sind für das Format PDF/A kennzeichnend:

• offener, von anderen Plattformen unabhängiger Standard

• direkt im Dokument eingebettete standardisierte, aber austauschbare Metadaten

• speichert erkannten Text als Unicode sowie das Originalbild und gewährleistet so die Volltextsuche

• frei von Verweisen zu externen Quellen und Verschlüsselungen

• immer gültig

Ziel des PDF/A-Standards

Ziel von PDF/A ist es, dass Dokumente über längere Zeiträume hinweg vollständig und unverändert lesbar bleiben. Deshalb ist PDF/A auch ein plattform- und systemunabhängiger Standard, der dauerhaft gültig ist. Darauf sind vor allem Organisationen wie Verwaltungen, Bibliotheken oder Versicherungen angewiesen, die Unterlagen in ihrem Archiv über mehrere Jahre bis Jahrzehnte verwahren.

Unterschiede zwischen PDF/A und anderen PDF-Standards

Im Gegensatz zu einem PDF setzt ein PDF/A strengere Anforderungen. Auch im Vergleich zu anderen PDF-Unterarten unterscheidet sich PDF/A als Standard. Denn jedes PDF-Format wurde entwickelt, um spezifische Anforderungen zu erfüllen:

• PDF ist ein allgemeines Format für die elektronische Dokumentenverteilung.

• PDF/X dient dem Austausch von Druckvorlagen. Es enthält spezifische Anforderungen, um die Druckqualität sicherzustellen.

• PDF/VT ist auf hochvolumige Druckproduktionen mit variablen Daten ausgerichtet.

• PDF/E ist für den Austausch von Dokumenten im Ingenieurwesen gedacht. Es unterstützt interaktive 3D-Elemente sowie technische Zeichnungen und ist entsprechend auf großformatige Dokumente optimiert.

• PDF/UA erstellt Dokumente so, dass sie für Menschen mit Behinderungen leichter zugänglich sind. Es unterstützt beispielsweise Hilfstechnologien und setzt strenge Anforderungen an die Struktur und Tags von Dokumenten.

Im Vergleich:

• PDF/A gewährleistet als langzeitstabiles Format die Reproduzierbarkeit von Dokumenten.

Wie bei PDF/A handelt es sich bei TIFF um ein langzeitstabiles und plattformunabhängiges Dokumentenformat. TIFF steht für „Tagged Image File Format“. Der Standard ist speziell darauf ausgerichtet, Rastergrafiken und Bilddaten für die Nachbearbeitung zu speichern – ohne Qualitätsverluste. TIFF unterstützt Graustufen ebenso wie die Farbräume RGB und CMYK.

In Doxis erstellen Sie eine PDF/A-Datei ganz einfach: Sie wählen im DMS die Datei aus, die Sie in das PDF/A-Format übertragen möchten. Dabei ist es unerheblich, ob Sie ein PDF zu PDF/A umwandeln möchten oder ein Word-, Excel- oder ein sonstiges Dateiformat. Doxis überträgt die ausgewählte Datei in das gewünschte PDF/A-Format.

Je nach Workflow gibt es zwei Möglichkeiten, wie Doxis Dokumente nach dem PDF/A-Standard für Sie aufsetzt:

1. Alle Dokumente automatisch in ein PDF/A-Format übertragen

Auf Wunsch konvertiert Doxis alle Dokumente frühzeitig in das langzeitstabile Format PDF/A. Das bedeutet, dass Doxis Dokumente in ein PDF/A-Format überträgt, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist. Für Doxis ist die Bearbeitung beendet, wenn keine Änderungen mehr geplant sind.

Doxis überträgt die Dokumente dann ganz automatisch im Hintergrund über den Rendition Server in das neue Format. Für Sie verändert sich im Workflow demnach nichts. Sobald Doxis das Dokument in das PDF/A-Format übertragen hat, speichert es beide Dokumentenformate (das alte und das neue) und Sie können weiterhin auf beide zugreifen. In Doxis sehen Sie nur die Repräsentation des Dokuments.

2. Nur ausgewählte Dokumente in ein PDF/A-Format übertragen

Alternativ überträgt Doxis nur ausgewählte Dokumente in das PDF/A-Format. In diesem Fall kennzeichnet Doxis in der digitalen Ablage all jene Dokumente, die noch nicht ins Langzeitformat überführt wurden und klassifiziert sie entsprechend.

Sie überprüfen dann in einem festen Zyklus, ob die aktuell verwendeten Formate zukünftig weiterhin gültig sind. Finden Sie dabei heraus, dass eine Anzeige in den nächsten Jahren voraussichtlich nicht mehr möglich ist, übertragen Sie das Dokument in das PDF/A-Format.  

Achtung: Nur weil ein Dokument im PDF/A-Format ist, ist es nicht automatisch PDF/A-konform! Doxis prüft die Konformität und erstellt bei Bedarf ein PDF/A-konformes Dokument.

Das PDF/-Format eignet sich, wenn Sie Dokumente oder Informationen über lange Zeit unverändert aufbewahren. Sprich: Für Marketingmaterialien, Präsentationen oder vielfach bearbeitete Word-Dokumente empfiehlt sich das PDF/A-Format nicht. Solche Dokumente sind kurzlebig. Das PDF/A-Format würde hier nur Speicherplatz einnehmen. Anders sieht es bei Dokumenten aus, die lange Aufbewahrungsfristen haben und meist von Beginn an unverändert bleiben. Dies trifft zum Beispiel auf Lebensversicherungen oder Immobilienverträge zu.

Wann sollte ein Dokument in ein PDF/A-Format umgewandelt werden?

Unabhängig von der Dokumentenart ist die Frage entscheidend, in welchem Format das Dokument gespeichert ist. Selten ist es für Unternehmen sinnvoll, alle Dokumente auf den einheitlichen Standard des PDF/A-Formats zu übertragen – wohl aber, Dokumente regelmäßig auf den Standard zu prüfen.

Empfehlenswert ist, alle zwei Jahre die Dokumente in Doxis zu filtern. Doxis zeigt dann an, welche Dokumente nicht ins PDF/A-Format übertragen wurden. In diesem Moment gibt es drei Handlungswege:

• Aufbewahrungsfrist abgelaufen: Sie löschen das Dokument.

• Dokumentenformat bleibt aktuell: Sie behalten das Dokument im unveränderten Format.

• Dokumentenformat künftig ungültig: Sie übertragen das Dokument in das PDF/A-Format.

Kurz gesagt: Um Speicherplatz und Kosten zu sparen, übertragen Sie nur die Dokumente in das PDF/A-Format, die ein langzeitstabiles Format benötigen.

Eine PDF in eine PDF/A-Datei umwandeln lohnt sich, wenn Sie für die Aufbewahrung und Speicherung ein langzeitstabiles Dokument benötigen. Denn klassische PDF-Dateien speichern Daten im Vergleich zum PDF/A in keinem immer gültigen Format. Der zusätzliche Vorteil der PDF/A-Datei: Sie erfüllt auch die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. So bewahren Sie Dokumente langfristig sicher auf. Mit Doxis übertragen Sie in wenigen Schritten entweder alle oder nur ausgewählte Dokumente in das langzeitstabile Format.