Stadtentwässerung Köln ist Digitalvorreiter

Julia Pedak

Verwaltungsprozesse mit ECM

Neben dem elektronischen Archiv für die Aufbewahrung von Plänen und Zeichnungen sind mehr als 55 Anwendungen für das Dokumentenmanagement im Einsatz: von der elektronischen Personalakte über die Bau- und Projektakte bis hin zur digitalen Poststelle. Das nächste Ziel ist das mobile Arbeiten mit elektronischen Akten auf Baustellen.

Abwasserbeseitigung, Hochwasserschutz, Gewässerunterhaltung und Straßenentwässerung – diese hoheitlichen Aufgaben übernehmen die Stadtentwässerungsbetriebe (StEB) Köln in der Stadt am Rhein. Das viertgrößte Abwasserunternehmen in Deutschland wollte seine etablierten, relativ gleichförmigen Verwaltungsprozesse schon früh optimieren und modernisieren.

Kölner Archivkooperation

Bereits 1998 entschieden sich die StEB Köln, die bereits bestehende Archivinfrastruktur der Stadt Köln mit zu nutzen. Hier werden seitdem Eingangsrechnungen, Personalakten und Bestandspläne des Kanalnetzes elektronisch archiviert und den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Für die StEB war von Anfang an besonders wichtig, dass das SER-Archiv mit ihren verschiedenen SAP-Modulen, diversen Fachverfahren und dem Geoinformationssystem (GIS) integriert werden kann. Durch die GIS-Integration genügt ein Klick auf eine Straße im Kölner Stadtplan, um die dazugehörigen Dokumente aufzurufen.

Dokumentenmanagement wird strategisch

2010 entwickelte das IT-Team der StEB das „StEB-DMS“ – die zentrale Dokumentendrehscheibe des Unternehmens. Sie ist die Basis für die Digitalisierung, unterstützt Verwaltungsprozesse mit Workflows und macht ein virtuelles, standortunabhängiges Arbeiten möglich. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits viele Anwendungen mit den SER-Lösungen für Archiv, elektronische Akten und Workflow realisiert, z.B. die Personal- und Vergabeakte, ein Dokumentenfreigabe-Workflow und das elektronische Management von Planunterlagen. Was noch fehlte, war der Beginn der Prozesskette: der digitale Posteingang. 2013 wurde daher das Projekt „Digitale Postverteilung“ in Angriff genommen. Heute wird die Postverteilung durch Doxis BPM gesteuert.

Startschuss fürs mobile Arbeiten

Die Zielvorstellung für das StEB-DMS umfasst die Sachbearbeitung am PC, die Nutzung digitaler mobiler Projektakten auf Baustellen und mobiles Arbeiten in Besprechungen. Der stationäre Einsatz innerhalb der StEB Köln ist bereits flächendeckend umgesetzt. Die mobilen Lösungen stehen in den Startlöchern: Das Pilotprojekt im Bereich Probenentnahme für das Abwasserlabor arbeitet bereits erfolgreich mit dem mobilen Doxis-Client. Damit können die Probenentnehmer auf ihrem Tablet bei den Kunden vor Ort die jeweiligen Kundenakten aufrufen und sich z.B. die Historie dazu ansehen. Auch Ingenieure auf Kanalbaustellen oder in den Kläranlagen werden bald auf ihrem Tablet Bau- oder Projektakten aufrufen und mit dem Tablet aufgenommene Fotos direkt in der passenden eAkte abspeichern können.

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