Effiziente Verschlagwortung von Dokumenten

Der Schlüssel zur optimalen Organisation und Auffindbarkeit

Tagtäglich verwenden wir Schlagwörter ganz intuitiv, ohne uns über die dahinter stehenden Mechanismen Gedanken zu machen. Ob wir bei Google nach Informationen suchen oder in unserem Postfach nach einer bestimmten E-Mail – im Hintergrund arbeitet eine Technologie, die unsere Suchanfragen blitzschnell in Ergebnisse umwandelt.

In diesem Artikel erklären wir, was es genau mit dem Begriff „Verschlagwortung“ auf sich hat, wie sie uns die Suche nach digitalen Dokumenten und Dateien erleichtert und welche zentrale Rolle sie für ein effizientes Dokumentenmanagement spielt.

Was ist ein Schlagwort?

Schlagworte sind Begriffe oder Zahlenfolgen, die als strukturierte Metadaten an digitale Dateien angehängt werden. Sie dient dazu, den Inhalt oder das Thema des betreffenden Elements zu beschreiben und zu kennzeichnen. Ein Schlagwort ermöglicht die gezielte Suche und Organisation von Dateien, indem es als Marker für bestimmte Merkmale oder Eigenschaften fungiert. Das Verfahren, bei dem Schlagwörter als Metadaten an Dateien angehängt werden, heißt Verschlagwortung.

Was ist Verschlagwortung?

Verschlagwortung bezeichnet die Anreicherung digitaler Dateien mit strukturierten Metadaten. Durch die Vergabe von Schlagworten lassen sich Daten kategorisieren und organisieren. Suchmaschinen, Software-Suchfunktionen und Content-Management-Systeme suchen, finden und organisieren so Inhalte effizient.

Die 3 Arten von Verschlagwortung

Hey Doxi, nenne mir bitte die 3 Arten der Verschlagwortung!

Hier sind die 3 Arten der Verschlagwortung:

1. Die manuelle Verschlagwortung

Bei der manuellen Verschlagwortung hinterlegt ein Mitarbeiter* händisch Schlagworte für digitale Inhalte, um sie zu klassifizieren und leichter auffindbar zu machen. Selbst wenn ein Dokument – zum Beispiel eine Rechnung – bereits digitalisiert ist, überträgt der Mitarbeiter alle Rechnungsdaten noch selbst in der Software. Ob Rechnungsnummer oder Lieferant, alle Angaben tippt er einzeln ab. Das ist sehr zeitaufwendig und zudem fehleranfällig.

2. Die teilautomatische Verschlagwortung

Die teilautomatische Verschlagwortung kombiniert manuelle und automatische Verschlagwortung, um Dateien mit den richtigen Informationen zu versehen. Eine Methode ist die ordnerbasierte Verschlagwortung, bei der einem Dokument anhand seines Ordners Schlagworte vererbt werden.
Zum Beispiel legen Sie eine Rechnung im Rechnungsordner einer Kundenakte ab. Das System hinterlegt automatisch vordefinierte Schlagworte wie den Kundennamen und die Dokumentenklasse „Rechnung“. Dokumentenspezifische Informationen wie Rechnungsnummer, Eingangsdatum und Rechnungsbetrag sind noch manuell zu ergänzen.

3. Die automatische (KI-basierte) Verschlagwortung

Bei der automatischen Verschlagwortung extrahiert das DMS alle Informationen des Dokumentes. Schon bei der OCR-Erkennung hilft KI bei der Verbesserung der Datenqualität. Anschließend verarbeitet und interpretiert die KI alle Informationen. Sie erkennt den Dokumententyp (wie Rechnung oder Vertrag) und hinterlegt sämtliche Daten in strukturierter Form - beispielsweise Rechnungsnummer, Name des Lieferanten, Posten und Rechnungsbetrag. Durch einen Prüfprozess sichert ein Mitarbeiter die Qualität der Daten. Die manuelle Verschlagwortung entfällt vollständig.

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Ohne Verschlagwortung kein Index

Die Verschlagwortung ist ein grundlegendes Thema der digitalen Dokumentenverwaltung. Zum besseren Verständnis werfen wir einen kurzen Blick in die Welt der Indexierung:

Was ist ein Index?

Ein Index ist eine strukturierte Sammlung von Informationen. Diese werden nach spezifischen Kriterien aufbereitet, beispielsweise werden Schlagworte basierend auf den Inhalten zugeordnet. Die Verschlagwortung bildet den Index und hilft, Dokumente zu ordnen und besser auffindbar zu machen.

Die zentrale Rolle der Verschlagwortung im Dokumentenmanagement

In einem DMS bedeutet Indexierung, den gesamten Text eines Dokuments in strukturierter Form in einem Index zu speichern. Diese Informationen im Index sind der Schlüssel für die spätere Suche nach Dokumenten.

So verschlagworten Sie mühelos in Doxis

Wird ein Dokument in Doxis abgelegt, beginnt ein Prozess, der auf modernster KI-Technologie basiert. Die KI übernimmt die Klassifizierung des Dokuments, extrahiert automatisch alle relevanten Informationen, strukturiert und verschlagwortet sie. Gleichzeitig sorgt Doxis dafür, dass das Dokument aufgrund der spezifischen Informationen in der richtigen elektronischen Akte abgelegt wird. Anschließend weist Doxis automatisch das Dokument dem richtigen Bearbeiter zu.

Doxis legt alle Informationen wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Lieferant, Status und Kostenstelle strukturiert ab. Das gewährleistet eine hocheffiziente Dokumentensuche, die in ihrer Einfachheit der Nutzung einer Google-Suche ähnelt. Besonders wichtig ist, die Wiederauffindbarkeit auch für archivierte Dokumente zu gewährleisten – ein entscheidendes Kriterium für die revisionssichere Archivierung.

Die Kraft einer effizienten Verschlagwortung von Dokumenten

Die Verschlagwortung ermöglicht das gezielte Auffinden und Organisieren von Informationen. In intelligenten Dokumentenmanagement-Systemen wie Doxis ist dieser Prozess nahtlos integriert: Dank KI-gestützter Verschlagwortung werden Dokumente automatisch klassifiziert, mit Schlagwörtern versehen und passgenau in elektronischen Akten abgelegt. Das verbessert nicht nur die Auffindbarkeit, sondern optimiert den gesamten Prozess des Informationsmanagements.

Häufig gestellte Fragen zur Verschlagwortung

Was ist Verschlagwortung?

Bei der Verschlagwortung werden digitale Dateien mit Metadaten angereichert, um sie wiederauffindbar zu machen.

Was sind Metadaten?

Metadaten sind zweitrangige, strukturierte Informationen, die die Eigenschaften anderer Daten beschreiben – also Daten über Daten. Bei einer Rechnung können Metadaten beispielsweise die Rechnungsnummer, der Lieferantenname oder auch das Erstellungsdatum und Ersteller sein.

Was ist Indexierung?

Indexierung bedeutet, dass Software Informationen automatisch sortiert und speichert. Dies geschieht durch die Suche nach bestimmten Wörtern, die als Referenz dienen.

Hilft KI bei Verschlagwortung?

Künstliche Intelligenz automatisiert die Verschlagwortung eines Dokumentes und übernimmt darüber hinaus weitere Aktionen. Die in Doxis integrierte KI versteht den Inhalt des Dokumentes, erfasst sämtliche Informationen und legt diese strukturiert ab. Anschließend legt die KI das Dokument in der richtigen elektronischen Akte ab und weist es dem richtigen Bearbeiter zu. Da die KI sogar die Tonalität eines Dokumentes erfassen kann, werden beispielsweise E-Mails von verärgerten Kunden höher priorisiert.