Versionsverwaltung

Unternehmen sind in bestimmten Bereichen gesetzlich verpflichtet, Änderungen an relevanten Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus vom Posteingang bis zur Archivierung und Löschung nachzuweisen. Für Dokumente, die besondere Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit erfüllen müssen – etwa in der Finanzbuchhaltung, Compliance oder Qualitätsmanagement – ist eine umfassende Versionsverwaltung essenziell. Diese erfolgt über Versionsverwaltungssysteme – oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die Unterlagen versioniert aufbewahren.

In diesem Artikel lesen Sie, wie die Versionsverwaltung funktioniert, welche Arten es gibt und welche Vorteile Unternehmen entstehen, wenn sie die Versionsverwaltung aktiv angehen.

Versionsverwaltung beziehungsweise Versionierung oder auch Version Control System (VCS) meint per Definition ein System, das Änderungen von Dokumenten protokolliert. Es gibt also verschiedene Versionen eines gleichen Dokuments. Sie entstehen, wenn ein Mitarbeiter das Dokument bearbeitet – dieser zum Beispiel Inhalte zum Dokument hinzufügt oder das Dokument als „genehmigt“ stempelt.
Die wichtigsten Begriffe zur Versionsverwaltung auf einen Blick:

• Repository: zentrale, digitale Speicher, die Daten, Dateien und Dokumente aufbewahren
• Branches: Entwicklungszweige zu neuen Versionen des Projekts (entstehen, wenn Mitarbeiter parallel an Dokumenten arbeiten)
• Merging: Änderungen, die in einem Branch zusammenfließen
• Commit: speichert Momentaufnahmen (Snapshots) von Dokumenten oder einzelne Dokumenteninhalte wie Metadaten oder Benutzername
• Deltas/Diffs: bei Änderungen speichert sich das Dokument nicht vollständig (Arbeitskopie); die neue Version enthält nur die geänderten Parts

Aufgaben und Zwecke der Versionierung von Dokumenten

Dank der Versionierung von Dokumenten sehen Sie immer nur die aktuelle Version eines Dokuments. So gehen Sie sicher, dass Sie auch im richtigen Dokument arbeiten. Über die Versionshistorie bleibt es dennoch möglich, auf ältere Versionen des Dokuments zuzugreifen und diese wiederherzustellen.
Mit der Versionsverwaltung ist es möglich,

• parallel im selben Dokument zu arbeiten,
• Dokumente auf einen früheren Stand zurückzusetzen,
• Änderungen in Dokumenten über Versionen hinweg zu vergleichen,
• zu sehen, wer zu welchem Zeitpunkt etwas im Dokument geändert hat und
• Dokumentenstände vollständig zu archivieren.

Technischer Hintergrund

Technisch betrachtet, speichern Systeme der Versionsverwaltung Dokumente in regelmäßigen Abständen – nämlich immer dann, wenn sich etwas am Dokument ändert, sei es am Inhalt oder im Dokumentenstatus. Änderungen protokolliert ein solches System automatisch. So entsteht auch kein Versionschaos, wie es oft bei manuellen Ablagen der Fall ist.

Die automatisierten Speicherstände enthalten in der Regel folgende Informationen:

• Zeitstempel: wann die Änderung am Dokument geschehen ist
• Benutzerkennung: wer die Änderung am Dokument umgesetzt hat

Ältere Dokumente speichern die Systeme als Code in Repositories.

Die Versionsverwaltung unterscheidet sich in drei Arten: lokale, zentrale und verteilte Versionierung.

1. Lokale Versionierung

Unternehmen versionieren Dokumente lokal entweder manuell oder mithilfe einer Versionsverwaltungs-Software. Lokal bedeutet, dass die Dokumente auf einem Computer oder Server liegen. Diese Variante ist in vielen Unternehmen noch weit verbreitet, allerdings extrem fehleranfällig. Denn die Versionierung besteht aus nichts anderem, als Dateien in ein lokales Verzeichnis manuell zu kopieren. Im Verzeichnis liegen die Dokumente dann zum Beispiel als Version 1, Version 2 und Version 3 vor.

Die Problematik: Mitarbeiter laden Dokumente in der Regel erst im Archiv hoch, nachdem sie etwas verändert haben – oder überschreiben versehentlich alte Dokumente, da sie vergessen haben, die Datei umzubenennen. Das verzögert Workflows, hat aber auch rechtliche Konsequenzen, sofern die Versionierung dann nicht vollständig und nachvollziehbar vorliegt.

Sicherer ist es, ein Versionsverwaltungssystem zu nutzen – zum Beispiel ein RCS (Revision Control System). Es speichert immer die Änderungen eines Dokuments. Dafür erstellt das RCS eine Version pro Änderung. Sie können dann die Version bei Bedarf wiederherstellen.

2. Zentrale Versionierung

Mehr Kontrolle gewinnen Unternehmen, wenn sie anstelle der lokalen Versionsverwaltung die zentrale Variante wählen. Dann liegen alle Dokumentenversionen auf einem zentralen Server beziehungsweise in einem zentralen digitalen Archiv. Der Vorteil: Es erleichtert die Arbeit in Teams. Über Nutzerrollen bestimmten Unternehmen, wer zu welcher Aktion berechtigt ist.

Zudem wissen alle, wer gerade am Dokument arbeitet. Dennoch sind zentrale Versionsverwaltungssysteme mit Sicherheitslücken verbunden. Systemausfälle führen dazu, dass niemand an den Dokumenten arbeiten kann. Im schlimmsten Fall bedeutet ein Systemausfall sogar, dass eine Version verloren geht, wenn die Version nicht zwischengespeichert wurde.

3. Verteilte Versionierung

Verteilte Versionsverwaltungssysteme lösen das größte Problem der lokalen und zentralen Systeme: Werden lokale oder zentrale Versionsverwaltungssysteme beschädigt, gehen alle Dokumente unwiederbringlich verloren. Das ist kritisch für den Projekterfolg und hat rechtliche Konsequenzen für die Organisation.

Deshalb gibt es verteilte Versionsverwaltungssysteme, sogenannte Distributed Version Control Systems (DVCS). Zusätzlich zu den Originaldokumenten erstellt ein DVCS eine umfängliche Kopie des Repositories – also quasi ein Back-up des gesamten Projekts.

Versionsverwaltungs-Software bietet Funktionen, um Versionen eines Dokuments zu erstellen und die Versionskontrolle umzusetzen. Sie unterteilen sich in zwei Arbeitsweisen:

Lock Modify Write

Bei Lock Modify Write – dem System hinter RCS – müssen Nutzer Dokumente vor einer Änderung sperren. Sobald sie die Änderungen an Dokumenten umgesetzt haben, geben sie diese wieder frei. Der Sinn dahinter: Während Nutzer 1 am Dokument arbeitet, kann keine andere Person auf das Dokument zugreifen. So verhindern Unternehmen, dass Nutzer parallel am Dokument arbeiten und die Varianten später zusammenführen müssen.

Copy Modify Merge

Copy Modify Merge ermöglicht dagegen zeitgleiches kollaboratives Arbeiten. Durch Merging führt das System Änderungen an Dokumenten im Nachgang zusammen – entweder manuell oder automatisch. Grenzen liegen hier in den Binärdateien (Dateien, die keine Textdatei enthalten): Gibt es keine passenden Werkzeuge, lassen sich die Dokumente selten automatisiert zusammenführen.

Als Dokumentenmanagement-System (DMS) legt Doxis Ihre Dokumente in den zugehörigen digitalen Akten versioniert ab – von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung managen Sie in Doxis gesamte Prozesse des Dokumentenmanagements.

Für die Versionsverwaltung setzt Doxis auf drei Ansätze:

1. Repräsentationen eines Dateiformats managen

Doxis managt Versionen als Repräsentationen eines Dokuments. Sie können es sich vorstellen wie Versionen eines Word-Dokuments. Mit Klick auf die Versionshistorie sehen Sie alle vorangegangenen Versionen von Dateien. Wählen Sie eine der älteren Versionen aus, stellt sich die Version wieder her.

So funktioniert es auch in Doxis:

1. Rufen Sie ein Dokument auf, das Sie bearbeiten möchten.
2. Doxis leitet Sie nun in den Checkin.
3. Haben Sie die Bearbeitung abgeschlossen, folgt der Checkout – Doxis legt eine neue Version des Dokuments an.
4. Parallel erstellt Doxis automatisch eine Protokollierung. Sie zeigt, wer das Dokument zu welchem Zeitpunkt geändert hat.

2. Mehrere Repräsentationen des gleichen Dokuments für verschiedene Nutzergruppen

In Doxis haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Repräsentationen mit unterschiedlichen Berechtigungen anzulegen. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn nicht alle Mitarbeiter sämtliche Inhalte eines Dokuments einsehen dürfen. Beispielsweise kann eine geschwärzte Version eines Dokumentes angelegt werden, die von jedem Mitarbeiter einsehbar ist. Nur leitende Angestellte können dagegen auf das ungeschwärzte Dokument zugreifen.

3. Dokumente in mehreren Dateiformaten managen

Statt mehrere Repräsentationen für verschiedene Nutzer zu erstellen, können Sie in Doxis Dokumente auch in verschiedenen Dateiformaten speichern. Geht es zum Beispiel um ein Dokument, das den Anforderungen der Langzeitarchivierung unterliegt, wandeln Sie die ursprüngliche PDF-Datei in das langfristig geschützte PDF/A-Format um. In diesem Fall liegen Ihnen wieder zwei Repräsentationen des gleichen Dokuments vor.

Hey Doxi, was sind die Vorteile der Versionsverwaltung mit Doxis?

Die Versionsverwaltung von Dokumenten ist für Unternehmen in vielen Fällen rechtlich bindend. Effizient und sicher ist es, die Versionsverwaltung in einem Enterprise Content Management-System zu managen. So bleiben alle Dokumentenprozesse an einem Ort.

Plus: Systeme wie Doxis bringen alle Vorteile der Versionierung zusammen. Doxis erlaubt kollaboratives Arbeiten an Dokumenten, legt Dokumente automatisiert versioniert ab, erteilt Zugriffsrechte auf Dokumenteninhalte an Nutzer und archiviert sämtliche Versionen beziehungsweise Repräsentationen der Dokumente revisionssicher. So zahlt die Versionsverwaltung auf gesamte Workflows ein.

Häufige Fragen zur Versionsverwaltung