VAT in the Digital Age (ViDA)

ViDA steht für „VAT in the Digital Age“. Dabei handelt es sich um ein Maßnahmenpaket der EU-Kommission zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG). Die Richtlinie vereinheitlicht das europäische Mehrwertsteuersystem weitestgehend. Dabei stützt sie sich auf die EU-Norm CEN 16931, welche die Europäische Kommission zunächst für öffentliche Auftraggeber entwickelte, heute aber auch in Deutschland die Weichen für die E-Rechnung stellt.

Hintergrund zur ViDA

Durch die fortschreitende Digitalisierung sind in den letzten Jahren neue Geschäftsmodelle entstanden, welche die alte Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie nicht berücksichtigt. Gleichzeitig ist sie noch nicht auf digitale Prozesse ausgerichtet. Die Europäische Kommission sieht darin ein Risiko, da das bislang geltende Mehrwertsteuersystem die „Mehrwertsteuererhebung sowie deren -kontrolle beeinträchtigt“. Das führt dazu, dass es EU-Mitgliedstaaten nicht möglich ist, Steuerbetrug wirksam vorzubeugen.

Weiter begründet die Europäische Kommission, dass das Mehrwertsteuersystem veraltet ist und es auch für Unternehmen Prozesse verkompliziert. Genau das ändert ViDa: Es modernisiert das Mehrwertsteuersystem, indem es moderne Technologien nutzt und so Kosten und Verwaltungsaufwände für alle Beteiligten verringert.

Das Maßnahmenpaket der EU-Kommission meint alle Änderungen, die aus der Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG), der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 des Rates und der Verordnung (EU) Nr. 904/2010 des Rates über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden hervorgehen.

Mit ihrem Maßnahmenpaket verfolgt die EU-Kommission drei wesentliche Ziele:

1. Mehrwertsteuermeldepflichten für Umsätze durch digitale Meldepflichten modernisieren

2. Mehrwertsteuervorschriften aktualisieren und präzisieren, um die Ungleichbehandlung zwischen Plattformbetreibern* und traditionellen Anbietern zu lösen

3. Eine einzige Mehrwertsteuerregistrierung durch ein einheitliches Muster für alle Mitgliedstaaten schaffen

1. Digitale Meldepflichten

Auf Basis der elektronischen Rechnungsstellung soll ViDA die Meldepflichten modernisieren. Für Unternehmen bedeutet es, Meldungen fortan in Echtzeit zu übertragen. Dafür übermittelt das Meldesystem Umsätze in einer strukturierten und standardisierten elektronischen Form. Aufgrund der Echtzeitübertragung verkürzen sich auch die Ausstellungsfristen von Rechnungen innergemeinschaftlicher Lieferungen und Dienstleistungen auf wenige Tage nach Empfang oder Versand. Einzelne Meldungen ersetzen dann Sammelmeldungen an die Behörden.

Die Europäische Kommission sieht in der Reform vor allem zwei Mehrwerte:

• Es minimiert den Steuerbetrug und führt so zu höheren Einnahmen für alle Mitgliedstaaten.

• Gleichzeitig reduziert es auf Unternehmensseite den Verwaltungsaufwand.

Zweiteres gelingt, indem die Modernisierung der Meldepflichten die nationalen Meldesysteme harmonisiert: Unternehmen reichen ihre Meldungen über ein einheitliches Muster ein, das für alle Mitgliedstaaten verbindlich ist.

2. Plattformwirtschaften

Die Mehrwertsteuerreform soll die Gleichbehandlung von Plattformwirtschaften vorantreiben – mehrseitige Umsatzmodelle, an denen neben der Online-Plattform mindestens drei oder mehr Nutzergruppen beteiligt sind. Die Problematik: Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen treten durch Plattformwirtschaften mit Personen in Konkurrenz, die mehrwertsteuerfreie Dienstleistungen über eine Plattform erbringen.

Maßnahmen betreffen hier vor allem:

• Die Mehrwertsteuerrichtlinie für alle Mitgliedstaaten einheitlich aufbauen, um Doppelbesteuerung und Nichtbesteuerung zu vermeiden.

• Plattformen verpflichten, neben Informationen zu B2B-Leistungen ebenfalls Unterlagen und Informationen zu B2C-Leistungen leicht zugänglich aufzubewahren.

• Mit dem Modell des fiktiven Lieferers/Dienstleistungserbringers die Ungleichbehandlung lösen, indem Plattformen die Mehrwertsteuer abführen müssen, sofern die Privatperson nicht mehrwertsteuerpflichtig ist.

3. Mehrwertsteuerregistrierung

Mehrfache Mehrwertsteuerregistrierungen sind durch ViDa nicht mehr nötig. Eine einmalige Mehrwertsteuerregistrierung auf EU-Ebene senkt die Kosten von Unternehmen und den verbundenen Aufwand. Auch soll es für Unternehmen möglich sein, die Steuerangelegenheiten auf einem Online-Portal in einer definierten Sprache zu zentralisieren.

Jüngst vereinfachten bereits die Anlaufstelle OSS und die Einfuhrstelle IOSS die Mehrwertsteuerregistrierungen. Da es sich bei IOSS beispielsweise um eine freiwillige Lösung handelt, schützt sie nur bedingt vor mehrfachen Mehrwertsteuerregistrierungen. Die REFIT-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ soll OSS und IOSS ausweisen und die Mehrwertsteuervorschriften für Steuerbehörden und die Privatwirtschaft im Hinblick auf digitale Technologien überarbeiten.

Damit die ViDA-Initiative in Kraft tritt, müssen alle 27 EU-Mitgliedstaaten den Gesetzesvorschlägen zustimmen. Bislang kam der ECOFIN-Rat zu keiner Einigung. Es ist zu vermuten, dass sich Regelungen abweichend vom Gesetzentwurf ergeben. So müssen Unternehmen elektronische Rechnungen für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze möglicherweise zwingend erst ab dem 1. Juli 2030 und nicht wie geplant dem 1. Januar 2028 erstellen.

Aktuell weichen folgende Vorschläge vom ursprünglichen Gesetzesentwurf ab:

• Elektronische Rechnungsstellung für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze: Vom 1. Januar 2028 auf den 1. Juli 2030 verschoben.

• Rechnungsstellung für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze: Innerhalb von zehn statt der geplanten zwei Tagen.

• Digitale Meldepflichten für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze: Innerhalb von fünf statt der geplanten zwei Tagen.

Es sind weitere Entwürfe zu erwarten, bevor die ViDA-Initiative spruchreif ist. Fest steht jedoch, dass sie Rechnungs- und Steuerprozesse im B2B-Sektor verändert. Darauf müssen sich Unternehmen technologisch vorbereiten – beginnend mit der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung.

Eine Rechnung ist elektronisch, wenn es sich dabei um einen strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz handelt. Dann geschieht die Rechnungsverarbeitung von der Ausstellung bis zur Auszahlung durchgängig elektronisch.

Ab dem 1. Januar 2025 ist die eRechnung in Deutschland für alle B2B-Rechnungen Pflicht. Öffentliche Behörden sind bereits seit dem 27. November 2020 verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen. Damit greift Deutschland beim Thema eRechnung anderen EU-Mitgliedstaaten vor.

Wann Unternehmen von papierbasierten Rechnungen auf die eRechnung endgültig umsteigen müssen, zeigen Übergangsregelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2025: Alle B2B-Unternehmen

• Bis zum 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller, die eine Erlaubnis des Rechnungsempfängers besitzen und deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr 800.000 Euro nicht übersteigt.

• Umsätze zwischen dem 1. Januar 2026 und 31. Dezember 2027, die Bestandsschutz für die Nutzung des EDI-Verfahrens besitzen.

• Auf unbestimmte Zeit: Alle Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro dürfen weiterhin nach § 33 UStDV-E als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Unabhängig von der gesetzlichen Lage lohnt es sich für Unternehmen bereits heute, Rechnungen elektronisch aufzusetzen und Prozesse passend zu den veränderten Rechnungsmodellen auf EU-Ebene zu etablieren – beginnend mit der Suche nach passenden ERP-Systemen.

Systemanforderungen

Unternehmen brauchen ein ERP-System, das eRechnungen nach gültigem Rechnungsformat erstellt. Aktuell sind die gängigen Rechnungsformate XRechnung oder ZUGFeRD.

Neben einem ERP-System brauchen Unternehmen eine Rechnungslösung und ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das zum Zeitpunkt der E-Rechnungspflicht in der Lage ist, eRechnungen zu erfassen und zu bearbeiten. Wenn Sie Doxis als DMS verwenden, erhalten Sie zusätzlich ein revisionssicheres Archiv. So verwalten Sie Dokumente wie Rechnungen und Umsatzsteuerbelege von der Erstellung bis zur Löschung gesetzeskonform und compliant.

Automatische Meldungen an die Behörden

In Bezug auf die Meldepflicht ist es wichtig, dass das DMS Rechnungsdaten einheitlich pflegt. Eine Schnittstelle zum ERP-System gewährt zudem, dass Sie Meldefristen nicht verpassen. Normalerweise meldet das ERP-System die Rechnungen in Echtzeit an die zuständige Steuerbehörde.

Rechnungsprozesse verändern sich für Unternehmen national und EU-weit in den nächsten Jahren grundlegend. Vor der Mehrwertsteuerreform ViDA wird in Deutschland die eRechnung ab 2025 für alle Unternehmen Pflicht. Um sich heute auf die Änderungen von morgen vorzubereiten, sollten Unternehmen insbesondere ihre technologischen Prozesse prüfen oder – wenn noch keine vorhanden sind – sie initial aufsetzen. Was Unternehmen dafür unbedingt benötigen: ein ERP-System, ein DMS und eine Rechnungssoftware, die ViDA- und eRechnungs-konform arbeiten.