Vom System of Record zum System of Understanding

Die Dokumentenmanagement-Funktionalität in SAP ist nur rudimentär ausgebildet. ECM ist daher seit Langem eine sinnvolle Ergänzung. Ein modernes ECM-System wie Doxis ist aber mehr als nur ein reines System of Records. Als System of Understanding gewinnt es automatisiert wertvolle Erkenntnisse aus Dokumenten und SAP-Daten und ermöglicht so mehr Produktivität, effizientere Geschäftsprozesse und eine verbesserte Compliance.

Stefan Zeitzen: Wie Sie schon sagen, die Betonung liegt auf dem Wort „Kombination“ von ECM und SAP. Die Dokumentenmanagement-Funktionalität in SAP ist nur rudimentär ausgebildet – ein ECM ist hier schier eine notwendige Ergänzung, die darüber hinaus aber viele zusätzliche Mehrwerte mit sich bringt, von Compliance bis Usability.

Mit dem ECM wird für den klassischen SAP-Anwender erst eine umfassende Sicht auf den Geschäftsvorgang möglich. Denn dazu gehören nicht nur die Transaktionsdaten aus dem SAP, sondern eben auch die Dokumente, die mit einem Auftrag, einer Lieferung oder Bestellung einhergehen. Diese Dokumente liegen typischerweise nicht in SAP, sondern in E-Mail-Postfächern, Fileverzeichnissen, im CRM oder gar in Papierform vor.

Einen zentralen Einstiegspunkt zu schaffen, der als Single Source of Truth Zugang zu allen benötigten Informationen liefert und zudem dabei hilft, Prozesse zu automatisieren und Audit-sicher zu machen, ist definitiv ein wichtiges Kriterium, warum sich SAP-Kunden für ein ECM entscheiden. Dass die Kombination SAP ERP und Doxis sinnvoll ist, zeigt auch ein Blick in unsere Kundenstatistik: Über 70 Prozent der Kunden der SER Group haben Doxis und SAP integriert.

Zeitzen: Im Prinzip ja. Aber: Unsere ECM-Lösung hat beispielsweise eine eigene Infrastruktur und ist technologisch von der SAP-Plattform unabhängig. Es spielt also keine Rolle, welche Datenbank dahinter liegt. Wenn wir die Business Suite 7 mit S/4 und der SAP Cloud Platform vergleichen, ergeben sich allerdings Unterschiede bei der Implementierung. Mit S/4 kommt eine moderne Benutzeroberfläche mit neuen Technologien.

Das erfordert eine neue Art der Integration, die in unserem Fall die Doxis SmartBridge for SAP übernimmt und z.B. eine übergreifende Anlagenliste für Fiori Apps bereitstellt, die es so in Fiori nicht mehr gibt. Ein zusätzlicher Vorteil ist: Lösungen wie z. B. die Rechnungsverarbeitung funktionieren in beiden Welten und können im Prinzip reibungslos mit migrieren – Unternehmen, die Dokumente und Daten aus SAP archivieren und so ihre bestehenden SAP-Systeme entschlacken, kann das auch beim Wechsel von R/3 zu S/4 helfen.

Zeitzen: Ein Alleinstellungsmerkmal ist unsere SAP-Expertise! Die SER Group ist seit über 30 Jahren zertifizierter SAP-Partner und entwickelt auf Basis dieser langjährigen Produkterfahrung und Schnittstellen-Expertise zahlreiche Lösungen für durchgehend digitale Geschäftsprozesse, die im Mittelstand und in Konzernen zum Einsatz kommen.

Die zertifizierten Doxis-Konnektoren und Add-ons für SAP sorgen dabei für intelligent automatisierte Prozesse im ganzen Unternehmen und vereinfachen und beschleunigen die Arbeit für die Anwender – und zwar SAP- und Non-SAP-Anwender –, indem wir eine 360-Grad-Sicht auf den jeweiligen Geschäftskontext erzeugen.

Auch Abteilungen ohne SAP-Zugriff müssen den Gesamtüberblick über Geschäftsprozesse und damit verbundene Informationen haben, genauso wie SAP-Anwender auf Dokumente außerhalb von SAP zugreifen müssen. Die Brücke zwischen beiden schlägt Doxis, das die benötigen Informationen aus SAP, CRM, E-Mails, Filesystemen etc. verknüpft und eine Rundum-Sicht auf den Vorgang erstellt.

Zeitzen: Dokumente fallen nicht ins Spezialgebiet von SAP. Doch Geschäftsprozesse bestehen nicht nur aus Daten. Sie werden von Dokumenten dominiert, davon kann jeder Sachbearbeiter ein Lied singen. Dass es hier bei SAP hakt, ist nicht neu. In Zeiten von Corona sticht die Lücke aber noch mehr ins Auge.

Die passenden SAP-Dokumente zu einem Prozess zu finden, ist schon eine Herausforderung, von Non-SAP-Dokumenten ganz zu schweigen. Ein ECM-System ändert das im Handumdrehen und bringt zudem vieles an Standardfunktionalität mit, was in SAP erst aufwändig implementiert werden müsste und dann beispielsweise bei einem SAP-Technologiewechsel wiederum im Wege steht oder mühsam nachentwickelt werden muss. Aus unserer Sicht geht es hier nicht um entweder SAP oder ECM – sie stehen nicht miteinander im Wettkampf, es sind komplementäre Lösungen.

Zeitzen: Die Frage nach dem führenden System stellt sich so nicht, das entscheidet der jeweilige Anwendungsfall. Mal ist SAP führend, mal das ECM-System. Wichtig ist, dass die Anwender eine 360-Grad-Sicht auf Informationen erhalten und Geschäftsprozesse durchgehend unterstützt werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist z.B. unser Kunde DEVK.

Die Versicherung nutzt einerseits SAP Claims Management für Regulierungen und archiviert die dabei anfallenden Dokumente mit Doxis. Überall, wo Dokumente im Fokus stehen, ist dagegen das ECM das führende System. Damit digitalisiert und steuert die DEVK alle eingehenden Dokumente vom Post­eingang an, verteilt Aufgaben deutschlandweit und bearbeitet z. B. Neuanträge und Verträge.

Der Aufwand für die Postverteilung ist dadurch um 75 Prozent gesunken, eine Reaktion auf Kundenanliegen ist noch am gleichen Tag möglich. Allein mit SAP ist so ein Tempo unvorstellbar.

Zeitzen: Beides hat seine Vorteile. Wir richten uns da ganz nach den Wünschen und der IT-Strategie unserer Kunden. On-premises zielt auf die sichere lokale Nutzung von Daten und eine größtmögliche Individualisierung des ECM ab. Wenn Fachbereiche ihre Anwendung in der Cloud haben, macht natürlich auch das ECM in der Cloud mehr Sinn.

Mit SaaS ist der Zugang jederzeit und überall gegeben. Eine elegante Lösung ist ein hybrides Modell, bei dem besonders schützenswerte Informationen lokal bleiben und andere global in der Cloud bereitstehen. Doxis bietet für alle Varianten die nötige Flexibilität, weil ein und dieselbe Software zum Einsatz kommt.

Zeitzen: ECM entwickelt sich vom System of Records zum System of Understanding. Wo in der Vergangenheit hauptsächlich die Aufbewahrung von Informationen im Vordergrund stand, geht es jetzt viel mehr um die Inhalte dieser Dokumente und welche Erkenntnisse daraus automatisiert gewonnen werden können. Intelligentes Informationsmanagement trägt einen entscheidenden Aspekt schon im Namen: die Intelligenz!

Mit KI-Verfahren wie Content Analytics und intelligenter Informationsextraktion können wir Erkenntnisse aus neuen Dokumenten und aus dem Dokumentenbestand erschließen und darauf aufbauend zum Beispiel Prozesse noch stärker automatisieren, das Kundenerlebnis spürbar verbessern, Risiken aufdecken und Anwender von Routineaufgaben entlasten.

In Doxis sind die dazu nötigen Cognitive Services tief integriert, zudem können wir je nach Bedarf weitere Services z.B. von Microsoft, Amazon und Google dazunehmen, um Lösungen anzureichern.

Das Interview erschien erstmals im E-3 Magazin, Ausgabe 20-12