Employee Self Service: Personalabteilungen entlasten und Mitarbeiter befähigen

Auf welche Daten Mitarbeiter im Employee Self Service zugreifen können, unterscheidet sich zwischen den genutzten Systemen. Grundsätzlich nutzen Unternehmen Employee Self Service-Systeme in Form von Apps, Desktop-Programmen oder webbasierter Software in drei Bereichen:

• Dokumente managen: Über das Employee Self Service-System sehen Mitarbeiter zum Beispiel personenbezogene Dokumente wie ihre digitale Personalakte oder ihren Arbeitsvertrag ein.
• Prozesse anstoßen: Über das Employee Self Service-System stoßen Mitarbeiter Genehmigungsprozesse an – beispielsweise für den anstehenden Urlaub oder sonstige Abwesenheiten.
• Informationen einsehen: Über das Employee Self Service-System überblicken Mitarbeiter aktuelle Informationen zum Unternehmen.

Hey Doxi, was sind die wichtigsten Funktionen von Employee Self Services?

Auch in Doxis Human Resources 14.0 gibt es eine Employee Self Service-Funktion. Sie beschleunigt dokumentenbezogene Prozesse gleichermaßen für Mitarbeiter und Personaler.

Gehaltsabrechnungen bereitstellen und abrufen

Mit dem Employee Self Service entfällt im Personalmanagement der Prozess, jedem Mitarbeiter manuell seine Gehaltsabrechnung zu senden. Im Self Service können Mitarbeiter zu jeder Zeit die von der HR hinterlegte Gehaltsabrechnung abrufen. Diese befindet sich in Doxis in einer elektronischen Akte, genannt „Selbstbedienungs-Akte“. Selbstverständlich besitzt nur der jeweilige Mitarbeiter selbst die Zugriffsrechte zu seiner Mitarbeiterakte.

Gut zu wissen: Doxis denkt Dokumentenprozesse ganzheitlich. Im Hintergrund sind die Gehaltsabrechnungen also wie gewohnt im Dokumentenmanagement-System (DMS) hinterlegt. Das bedeutet zugleich: Ältere Gehaltsabrechnungen bewahrt Doxis für Sie revisionssicher im Archiv auf.

Dokumente hochladen und teilen

Der Employee Self Service in Doxis Human Resources erleichtert es Mitarbeitern und HR-Teams, Dokumente untereinander auszutauschen – seien es Anträge, Bescheinigungen oder Zeugnisse. Angestellte ziehen dafür einfach per Drag and Drop das jeweilige Dokument in die Drop-Zone.

Im Falle eines Antrags auf Elternzeit ziehen Sie also das Dokument in die Drop-Zone, wählen die Dokumentenart „Antrag Elternzeit“ aus und speichern den Vorgang. Der Antrag erscheint dann im Posteingang der HR.

Neben der Dokumentenart „Antrag Elternzeit“ gibt es noch viele andere in Doxis, zum Beispiel:

• Zeugnis
• AU-Meldung
• Ausbildungsbescheinigung
• Gesundheitszeugnis
• Teilnahmebescheinigung
• Zertifikat

Administratoren steht es aber frei, die Auswahlliste an Dokumentenarten zu individualisieren – fügen Sie gerne Dokumentenarten hinzu, löschen welche oder legen pro Land eine individuelle Liste an.

Anschrift ändern

Doxis Human Resources verschlankt mit dem Employee Self Service administrative Wege. Denn auch das Stammdatenmanagement übernehmen Mitarbeiter über den Self Service selbst. Ändern sich Personaldaten eines Mitarbeiters wie etwa die Anschrift, teilt er dies der HR über das System mit.

Klicken Sie dafür auf „Adressänderung“ und ersetzen Sie die alte Anschrift gegen eine neue. Hinterlegen Sie anschließend noch das Datum, ab dem die Adressänderung gilt.

Diese Aktion löst dann zwei Prozesse aus:

1. Die HR erhält eine Info-Aufgabe in ihrem Postkorb.
2. Doxis passt die Adresse des Mitarbeiters am Gültigkeitstag der Adressänderung in dessen Mitarbeiterakte automatisch an.

Wirklich förderlich sind Employee Self Service-Systeme für die Personalabteilung nur, wenn sie dokumentenbasierte Prozesse durchgängig automatisieren. Doxis integriert sich dafür zum Beispiel in die führende HR-Software SAP SuccessFactors (ebenso in das Vorgängermodell SAP HCM) sowie weitere HR-Systeme.

Im Zusammenspiel sieht das dann so aus:

• Über den Self Service in Doxis erstellen HR-Mitarbeiter für jeden Anwendungsfall ein eigenes Dokument – seien es Urlaubsanträge, Übersichten über Arbeitszeiten oder Verträge.
• Während ein Mitarbeiter in SAP SuccessFactors arbeitet, sendet Doxis Benachrichtigungen oder Erinnerungen, die an fehlende Dokumente, Fristen und vieles mehr erinnern.
• Aber: In Doxis hinterlegte Rollen und Zugriffsrechte schaffen eine nachvollziehbare Informationsorganisation, in der nur autorisierte Mitarbeiter Dokumente hochladen, bearbeiten und einsehen können.

Doxis synchronisiert neue Daten automatisch

Für das HR-Team beschleunigt und automatisiert der Self Service Arbeitsschritte, sichert diese jedoch auch in Bezug auf Themen wie Datenschutz und Datensicherheit ab. Heiratet ein Mitarbeiter, wird der Name in SAP SuccessFactors aktualisiert. Doxis erkennt, dass neue Personaldaten vorliegen und passt diese automatisch in der digitalen Mitarbeiterakte an.

Das wirkt sich auch auf folgende Workflows aus: Erstellen Sie zum Beispiel nach dem nächsten Mitarbeitergespräch ein Protokoll, übernimmt das System den neuen Namen automatisch im Dokument. So bleiben Daten wie auch Dokumente in Doxis und SAP SuccessFactors stets aktuell.

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Wie? Indem sie Wissen und Ressourcen zentral bereitstellen.

Vorteile für Unternehmen

In Deutschland ist es so, dass Unternehmen jedem Mitarbeiter Einsicht in die Personalakte gewähren müssen. Doxis automatisiert diesen Schritt für Sie. Per Self Service können Mitarbeiter nach Belieben auf die eigene digitale Personalakte zugreifen und enthaltene Dokumente einsehen – aber eben nicht verändern. Andere Inhalte können Mitarbeiter wiederum per Self Service anpassen – zum Beispiel Urlaubsanträge oder persönliche Daten.

In Summe entlastet das zahlreiche Prozesse, die mit der Personalverwaltung verbunden sind.

• Die Personalabteilung muss nicht mehr alle Anfragen, zum Beispiel Urlaubsanträge, von Grund auf bearbeiten – Mitarbeiter übernehmen diesen Schritt und nehmen so Arbeit ab.
• Die Personalabteilung muss den jeweiligen Antrag dann nur noch freigeben oder einen Prozess anstoßen.
• Das vereinheitlicht, verschlankt und beschleunigt insbesondere administrative Personalprozesse. So bleibt mehr Zeit für das Zwischenmenschliche.

Plus: Ein Employee Self Service erhöht die Datenqualität. Anfragen an die HR wie Adressänderungen gehen nicht mehr in E-Mails oder bei Gesprächen in der Kaffeeküche unter. Mitarbeiter passen sie selbst an. Das minimiert Übertragungsfehler und hält Daten aktuell.

Vorteile für Mitarbeiter

Für Mitarbeiter verkürzt der Employee Self Service Kommunikationswege. Abwesenheiten oder andere wichtige Informationen lassen sich zeit- und ortsunabhängig in Employee Self Service-Systemen hinterlegen. So sparen auch Mitarbeiter wertvolle Zeit ein.

Gleichzeitig sorgen Self Services für transparente Einblicke – zum Beispiel in die Personalakte. Mitarbeiter schätzen das. Eine erhöhte Eigenverantwortung bedeutet schließlich auch, dass ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern vertraut. Das sorgt für eine höhere Mitarbeiterbindung.

Nicht für jedes Unternehmen ist die Einführung eines Employee Self Services lohnenswert. Studien zufolge empfiehlt sich die Nutzung von Employee Self Service-Lösungen erst für Unternehmen mit einer Belegschaft zwischen 500 bis 1000 Mitarbeitern.

Grund sind die hohen Implementierungsaufwände, die mit den Systemen einhergehen. Mit steigender Zahl der Beschäftigten erhöht sich demnach auch der Mehrwert, den ein Employee Self Service für ein Unternehmen bringt.

Self Services sind keine Neuheit in der Arbeitswelt. Früher waren es Terminals, die Employee Self Services boten. Heute ist es Employee Self Service Software – und diese hat einen entscheidenden Vorteil: Mitarbeitern ist es möglich, persönliche Daten ortsunabhängig an sieben Tagen die Woche zu verwalten.

Lösungen wie Doxis Human Resources mit Employee Self Service befähigen Mitarbeiter, persönliche Daten und Prozesse selbst zu verwalten. So finden Angestellte ohne Umwege über die Personalabteilung genau die Informationen, die sie brauchen, und halten ihre Stammdaten immer aktuell.

Häufige Fragen zu Employee Self Services