Zentrale ECM-Plattform bei der Aareal Bank

Die Aareal Bank Gruppe ist ein führender internationaler Anbieter von Finanzierungslösungen und Dienstleistungen, insbesondere in der Immobilienwirtschaft. Die Bank betreut im Geschäftssegment Strukturierte Immobilienfinanzierungen nationale und internationale Kunden bei ihren Immobilienprojekten in Europa, Nordamerika und Asien. Im Segment Consulting/Dienstleistungen bietet sie ihren Kunden modernste Banking- und Software-Lösungen sowie innovative digitale Dienstleistungen für ein effizientes und serviceorientiertes Management von Immobilien in Europa.

In Zusammenarbeit mit einem unabhängigen ECM-Beratungsunternehmen erstellte die Aareal Bank zunächst einen dedizierten Anforderungskatalog für die neue Lösung. „Wir haben die Anwender bereits sehr frühzeitig mit in die ECM-Auswahl einbezogen“, so Petra Haas, Projekt- und Abteilungsleiterin Organisation Management. Zudem legte die Aareal Bank einen hohen Stellenwert auf das Look & Feel sowie auf die Ausbaufähigkeit des neuen ECM-Systems. „Das waren am Ende des Tages auch ausschlaggebende Punkte für SER und Doxis.“

In den vergangenen Jahren ist die Doxis-Anwendungslandschaft kontinuierlich rund um die Themen Archivierung und elektronische Akten gewachsen. Nach der Ablösung des bestehenden Altarchivs Mitte 2011 erfolgte die Umsetzung der bankenspezifischen Lösung für die Schriftlich Fixierte Ordnung (SFO) auf Basis von Doxis: das elektronische Organisationshandbuch „Blue Book“. SFO-Dokumente zur Aufbau- und Ablauforganisation der SFO werden Workflow-gesteuert in Doxis eingestellt, verwaltet und archiviert. Features wie Sprachverwaltung, umfangreiche Suchfunktionalitäten sowie eine Web-Anbindung an das Intranet der Bank unterstützen alle Beteiligten: die Mitarbeiter in den Fachabteilungen bei ihrer täglichen Arbeit, interne und externe Prüfer im Rahmen ihrer Prüfungstätigkeiten und die Organisationsabteilung beim Qualitätsmanagement.

Nach den guten Erfahrungen mit dem elektronischen Organisationshandbuch wurde 2014 das Projekt zur Einführung der ersten elektronischen Akte für den wohnungswirtschaftlichen Bereich, kurz „EWA“, gestartet. Dabei wurde die vertraute Logik des eingesetzten Bestandsführungssystems für die Wohnungswirtschaft in die Doxis eAkten übernommen, was den Anwendern die Bedienung der neuen Lösung erleichterte. Mit der EWA-Einführung können die Mitarbeiter der Aareal Bank jetzt standortübergreifend jederzeit auf relevante Akten wie Partner- oder Kontoakten zugreifen, objektbasiert Dokumente ablegen und diese bearbeiten. Durch die Verknüpfung der verschiedenen Teilakten untereinander gelangen die Mitarbeiter immer zum passenden Dokument.

In einem zweiten Teilprojekt wurden verschiedene Workflows zur automatisierten Vertragserstellung mit Doxis umgesetzt. Ziel dabei war es, die Fehlerrate beim Ausfüllen von Vertragsinhalten wie z.B. Kontonummern zu reduzieren, die Vertragserstellung zu beschleunigen und eine optimale Rück- bzw. Nachverfolgung von bestehenden Verträgen zu erhalten. Bereits seit 2012 hat die Aareal Bank Doxis Vertragsmanagement im Einsatz, womit das Unternehmen alle Verträge inklusive Vertragsdaten (z.B. Laufzeiten, Fristen oder Verträge) von externen Dienstleistern zentral im ECM-System managt.

Zu Beginn des Prozesses stellt Doxis die benötigten Vertragsdokumente automatisiert für das jeweilige Vertragswerk zusammen. Dabei sind ca. 80 Prozent der Dokumente bereits mit Inhalten aus dem Kontoführungssystem versehen. Anschließend durchlaufen die elektronischen Vertragsdokumente ein automatisiertes, zweistufiges Freigabeverfahren. Ist die Freigabe erteilt, werden der Druck mit einem Barcode und der Versand der Verträge an die Kunden angestoßen. Nach Prüfung der Verträge durch die Kunden, treffen diese auf dem Postweg wieder bei der Aareal Bank ein, wo sie direkt eingescannt und digitalisiert werden. Über Barcodes werden die eingescannten Dokumente der jeweiligen Vertragsakte in Doxis zugeordnet. Dokumentänderungen werden mittels Versionierung dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Die Aareal Bank entschied sich auch für eine digitale Rechnungsverarbeitung mit dem in SAP integrierten Doxis InvoiceMaster. Ziel der Umstellung war es, die zuvor dezentral eingegangenen und manuell bearbeiteten Rechnungen künftig zentral und digital bearbeiten zu können. „Vor der Einführung der elektronischen Post- und Rechnungseingangsverarbeitung konnte es schon mal passieren, dass der interne Verarbeitungsprozess länger als drei Wochen dauerte und Rechnungen damit nicht mehr skontoabzugsfähig waren”, schildert Petra Haas.

Mit Doxis werden Rechnungen jetzt über alle Eingangskanäle hinweg – von der Papierpost über Fax bis hin zur E-Mail – lückenlos erfasst und zentral im Posteingang zur weiteren, medienbruchfreien Verarbeitung bereitgestellt. Keine Rechnung geht verloren. Nach dem Rechnungseingang erfolgt die parallele Rechnungsprüfung sowohl durch die Buchhalter als auch durch Fachverantwortliche, die mit den Rechnungsposten vertraut sind. Integrierte Freigabe-Workflows stellen sicher, dass ausschließlich geprüfte Rechnungen über SAP genehmigt und zur Buchung freigegeben werden. „Die Vorgangsbearbeitung hat sich seitdem deutlich beschleunigt, weil Transport- und Liegezeiten quasi weggefallen sind“, berichtet Gloria-Johanna Brasch, Projektleiterin und Manager IT & Organisation Services. Die Rechnungsverarbeitung mit Doxis wurde im Anschluss bei den Tochtergesellschaften eingeführt, wodurch Rechnungen jetzt auch standortübergreifend automatisiert verarbeitet werden.