ZUGFeRD: Das hybride Format für die E-Rechnungspflicht

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und entspricht der EU-Norm EN 16931. Bei ZUGFeRD handelt sich um ein einheitliches Rechnungsdatenformat, um elektronische Rechnungen (eRechnungen) zu erstellen und weiterzuverarbeiten. Als hybrides Datenformat ist es für Mensch und Maschinen lesbar.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Eine eRechnung im Datenformat ZUGFeRD besteht aus zwei Komponenten:

1. Einem PDF-Dokument (PDF/A-3)

2. Integrierte Rechnungsdaten im XML-Format

Das PDF-Dokument bildet die Sichtkomponente der eRechnung. Sie ist für Menschen lesbar. In der PDF integriert ist ein identisches Mehrstück der Rechnung im XML-Format. Wenn Sie eine Rechnung im Datenformat ZUGFeRD versenden, schicken Sie die strukturierten, maschinenlesbaren XML-Daten automatisch mit. Das gewährleistet, dass Programme die eRechnung elektronisch weiterverarbeiten können.

eRechnungen: ZUGFeRD oder XRechnung?

Es gibt weitere Datenformate, die Ihr Unternehmen nutzen kann, um eRechnungen zu erstellen. Der Bund empfiehlt neben ZUGFeRD die XRechnung.

Während es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Datenformat handelt, enthält die XRechnung Daten ausschließlich im XML-Format. Dadurch entfällt die Sichtkomponente der Rechnung gänzlich. Stattdessen liegt die Rechnung ausschließlich als codierte XML-Datei vor. Maschinen übermitteln, empfangen und verarbeiten die Rechnung automatisch ohne Zutun eines Menschen weiter.

Der Vorteil von ZUGFeRD: Durch die elektronische Weiterverarbeitung spart das Rechnungsformat wie die XRechnung manuellen Aufwand und Ressourcen im Unternehmen ein. Für Empfänger und Versender bleibt es aber mit ZUGFeRD weiterhin möglich, die Rechnung selbst zu betrachten und – zumindest übergangsweise bis zur E-Rechnungspflicht – manuell zu bearbeiten.

Ziel in der Entwicklung von ZUGFeRD war von Beginn an, eine Lösung zu schaffen, die dabei hilft, die Einführung der eRechnung in Deutschland zu vereinfachen. Entwickelt wurde das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Über die Jahre hat sich ZUGFeRD stetig weiterentwickelt:

ZUGFeRD 1.0

In der Version 1.0 sind die elektronischen Daten einer Rechnung mit der PDF-Datei verknüpft. Nationale wie auch internationale Unternehmen empfangen ZUGFeRD 1.0-Rechnungen. International ist ZUGFeRD unter dem französischen Standard Factur-X bekannt.

ZUGFeRD 2.0

In der Version ZUGFeRD 2.0 sind die Anforderungen der DIN EN 16931 berücksichtigt. Diese Aktualisierung war notwendig, damit ZUGFeRD ein gültiges Rechnungsformat für den Rechnungsverkehr mit öffentlichen Behörden bleibt.

ZUGFeRD 2.0.1

In der Version 2.0.1 haben die Entwickler bestimmte Komponenten korrigiert, damit die neue Version den Anforderungen der DIN EN 16931 tatsächlich entspricht. Unter anderem sind in der neueren Version Fehler behoben und Codelisten aktualisiert. ZUGFeRD 2.0.1 dient jedoch auch dazu, die Version 2.0 weiter an den französischen Standard Factur-X anzugleichen.

ZUGFeRD 2.1

Seit der Version 2.1 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch aufgebaut. ZUGFeRD und Factur-X meinen fortan dasselbe Rechnungsformat.

ZUGFeRD 2.1.1

In der Version 2.1.1 wird ZUGFeRD um das X-Rechnungsprofil erweitert. Es erfüllt neben der DIN EN 16931 nationale Geschäftsregeln und verwaltungsspezifische Bestimmungen, die für den Rechnungsverkehr mit deutschen Behörden ebenfalls erfüllt sein müssen.

ZUGFeRD 2.2

Die Version 2.2 erweitert das Profil EXTENDED um Elemente, welche die Interoperabilität mit der Order-X verbessern sollen. Im gleichen Zuge vereinheitlichten die Entwickler die Dokumentation der beiden Formate.

Deutsche Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, B2B-Umsätze elektronisch zu verarbeiten. Im B2G-Bereich gibt es die E-Rechnungspflicht schon seit 2020.

Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht

Für alle Unternehmen, die jetzt ihre Rechnungsprozesse umstellen müssen, gibt es Übergangsregelungen:

1. Bis Ende 2025: Papierrechnungen für B2B-Umsätze bleiben weiterhin erlaubt, ebenso wie Rechnungen in einem sonstigen elektronischen Format bei Zustimmung des Rechnungsempfängers.

2. Bis Ende 2026: Die oben genannten Regelungen verlängern sich für alle Rechnungssteller, deren Vorjahres-Gesamtumsatz maximal 800.000 Euro beträgt.

3. Bis Ende 2027: Unternehmen dürfen Rechnungen in einem sonstigen elektronischen Format übermitteln, sofern es elektronisch über das EDI-Verfahren erfolgt und der Empfänger zustimmt.

Die Übergangsregelungen gelten nur für den Versand von Rechnungen. Ihr Unternehmen muss ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Dabei sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen. Dazu zählen ein revisionssicheres Archiv und ein konformes Dokumentenmanagement-System (DMS).

Weiterführende Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in unserem Blogbeitrag zur E-Rechnungspflicht.

Zulässige Formate für eRechnungen

Spätestens ab 2028 müssen Sie alle Anforderungen an die eRechnung erfüllen. Rechnungen dürfen Sie dann nur noch in einem zulässigen Format versenden und empfangen. ZUGFeRD gilt als zulässiges Format und ist demnach mit der E-Rechnungspflicht konform. Gleiches gilt für die XRechnung.

Als Rechnungsformat ist ZUGFeRD national relevant, da Unternehmen mit der Wahl des Formates die Anforderungen an eRechnungen erfüllen. ZUGFeRD erfüllt neben nationalen Geschäftsregeln überdies die Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG) des europäischen Standardisierungsgremiums CEN. Damit ist ZUGFeRD ein Rechnungsformat, das Sie für den nationalen wie auch internationalen Rechnungsverkehr nutzen können. International ist ZUGFeRD unter dem Namen Factur-X geläufig.

Wie Unternehmen europaweit Rechnungen verarbeiten, verändert übrigens nicht nur das E-Rechnungsgesetz. Neben elektronischen Rechnungsprozessen möchte die EU auch das Mehrwertsteuersystem europaweit vereinheitlichen. Das Maßnahmenpaket ViDA (VAT in the Digital Age) stellt diesbezüglich Anforderungen an die Rechnungssysteme von Unternehmen. Spätestens wenn ViDA in Kraft tritt, ist ein EU-einheitliches Rechnungsformat obligatorisch. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderungen.

Hey Doxi, wie sieht der Rechnungsprozess mit ZUGFeRD aus?

Deutsche Unternehmen müssen ab Januar 2025 bereit sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür brauchen sie eine Rechnungslösung, die zulässige Datenformate wie ZUGFeRD für eRechnungen unterstützt. Mit Doxis als Lösung schaffen Sie durchgängig einheitliche elektronische Prozesse und gehen die Rechnungseingangsverarbeitung und Archivierung gesetzeskonform an.