Deutsch
Was ist eine Gelangensbestätigung?
Die Gelangensbestätigung ist ein wichtiger Bestandteil des Purchase-to-Pay-Prozesses. Sie dient als Nachweis über die innergemeinschaftliche Lieferung. Damit ist die Warenlieferung zwischen EU-Mitgliedstaaten gemeint, beispielsweise wenn Sie als deutscher Lieferant* Bestellungen an Kunden in Frankreich oder Schweden versenden. Mit der Gelangensbescheinigung bestätigt der Abnehmer den Erhalt der Ware im EU-Ausland. Die Lieferung ist dann umsatzsteuerfrei.
Übrigens: Durch den Brexit ist das Vereinigte Königreich zum 31. Januar 2020 aus der EU ausgetreten und kein Mitglied des Gemeinschaftsgebiets mehr. Warenlieferungen nach Großbritannien zählen somit nicht mehr als innergemeinschaftliche Lieferungen, sondern als Ausfuhrlieferungen. Es gelten andere Voraussetzungen und Nachweispflichten für eine Umsatzsteuerfreiheit.
Innergemeinschaftliche Lieferung: Versendung oder Beförderung?
Eine Versendung liegt vor, wenn ein beauftragter Dritter, zum Beispiel ein Spediteur oder Kurierdienst, die Ware an das Bestimmungsland ausliefert. Transportiert der Lieferant oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung eigenständig in das übrige Gemeinschaftsgebiet, handelt es sich um eine Beförderung.
Holt der Abnehmer die Ware selbst ab, spricht man auch von einem „Abhol-Fall“. Ansonsten sind es sogenannte „Bring-Fälle“.
Die Art der Lieferung beziehungsweise die Transportverantwortung hat einen Einfluss darauf, ob alternativ zur Gelangensbestätigung auch andere Nachweispapiere möglich sind. Dazu später mehr.
Voraussetzungen für die Rechnung ohne Umsatzsteuer
Um eine Rechnung ohne Umsatzsteuer auszustellen, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
Sie liefern die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat und können nachweisen, dass die Ware dort angekommen ist (z. B. durch eine Gelangensbestätigung).
Ihr Kunde ist wie Sie ein Unternehmer und hat eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Der Kunde erwirbt die Ware für sein Unternehmen und versteuert den Erwerb. (Er kann die Erwerbssteuer wiederum als Vorsteuer absetzen, wenn er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.)
Nur wenn Sie als Lieferant diese Voraussetzungen nachweisen können, müssen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen.
Die Folgen fehlender Nachweise
Nachweise wie die Gelangensbestätigung für EU-Mitgliedstaaten sind beim Finanzamt einzureichen. Fehlen Nachweisbelege, setzt das Finanzamt eine Umsatzsteuer fest und Sie verlieren Ihre Steuerfreiheit. Das heißt, Sie müssen die Umsatzsteuer nachzahlen, was schnell zu einer teuren Angelegenheit werden kann.
Gelangensbestätigung: Elektronisch oder in Papierform?
Elektronische Archivierung: Revisionssicher!
Erfahren Sie, warum die elektronische Archivierung für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist und wie Sie digital Compliance nachweisen.
Jetzt Whitepaper downloadenAlternativen zur Gelangensbestätigung
Welche Belege es in der Logistik zum Nachweis von innergemeinschaftlichen Lieferungen braucht, ist in § 17a UStDV festgelegt. Bei „Abhol-Fällen“ ist immer eine Gelangensbestätigung erforderlich.
Bei „Bring-Fällen“ sind auch andere Belege möglich, darunter:
- Versendungsbeleg als Nachweis, dass der Lieferant die Ware selbst befördert hat
- Speditionsnachweise wie Frachtbriefe und Konnossements (Schiffsfrachtbriefe), die die Beförderung durch einen Spediteur nachweisen
- Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters bei Postsendungen
- Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Transport der Ware lückenlos dokumentiert
- Spediteurbescheinigung, mit der der beauftragte Spediteur den Weg der gelieferten Ware belegt
Wichtig ist, dass die Belege die gleichen Informationen wie eine Gelangensbestätigung aufweisen:
- Ausstellungsdatum
- Name und Anschrift des befördernden Unternehmens
- Name und Anschrift des Lieferanten und Auftraggebers
- Menge der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung
- Empfänger und Bestimmungsort
- Monat, in dem die Lieferung im EU-Ausland angekommen ist
- Eine Versicherung/Bestätigung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
- Unterschrift des beauftragten Beförderers
Auch hier ist wieder die elektronische Form möglich. Es muss erkennbar sein, dass der Nachweis über die Lieferung vom beauftragten Unternehmen ausgeht. Idealerweise holen Sie sich zusätzlich die elektronische Unterschrift des Empfängers ein.
Digitale Gelangensbestätigung in Doxis
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie Doxis unterstützt Sie beim Workflow rund um die Gelangensbescheinigung. Bei jeder Lieferung ins EU-Ausland fordert das System automatisch eine Gelangensbestätigung an.
So funktioniert's:
- Sie legen das Muster der Gelangensbestätigung als Template in Doxis an.
- Bei jeder Lieferung hinterlegen Sie alle relevanten Informationen zur Lieferung wie Ware und Menge, Datum und Empfänger.
- Doxis füllt das Template automatisch mit den richtigen Inhalten. Der Gelangensnachweis wird direkt in der entsprechenden Kundenakte erstellt und abgelegt.
- Anschließend fordern Sie aus dem System heraus die digitale Unterschrift an. Dazu benötigen Sie lediglich die E-Mail-Adresse des Abnehmers.
- Der Abnehmer kann sofort auf das Dokument zugreifen und seine digitale Unterschrift setzen. Die Unterschrift und der Zeitstempel sind direkt am Dokument ersichtlich.
- Nach der Unterzeichnung archivieren Sie die Bestätigung digital und revisionssicher im DMS.
Über eine Schnittstelle greift Doxis im dritten Schritt auch automatisch auf die hinterlegten Informationen in Ihrem ERP-System zu. Da Doxis das Dokument von Anfang an in der richtigen Kundenakte anlegt, ist es jederzeit leicht auffindbar. Sollte der Gelangensnachweis für eine Lieferung fehlen, macht Sie das KI-gestützte System automatisch darauf aufmerksam. Nach dem gleichen Prinzip bearbeiten Sie auch andere Belege wie Speditionsnachweise.
Die Vorteile der eAkte
Wer in Papierakten und -archiven suchen muss, weiß, wie viel Zeit und Nerven das kostet. Unser Video zeigt Ihnen, wie eAkten Sie bei der täglichen Arbeit unterstützen.
Jetzt Video ansehenGelangensbestätigung mit SAP
Wenn Sie bereits SAP für den Prozess nutzen, ist Doxis die perfekte Ergänzung für ein übersichtliches und rechtssicheres digitales Archiv. Nachdem Sie die Gelangensbestätigung im ERP-System erstellt haben, legen Sie sie in der richtigen Kundenakte in Doxis ab und archivieren sie entsprechend aller geltenden Vorschriften. Über eine intelligente Schnittstelle können Sie das Dokument auch direkt aus SAP aufrufen und prüfen.
Doxis bringt Ihnen den großen Vorteil, dass die Gelangensbestätigung jederzeit leicht auffindbar und rechtssicher archiviert ist. Zudem haben Sie mit der Software immer den Überblick, ob Nachweise fehlen, und verhindern so kostspielige Fehler.
✓ Steuervorteile sichern
Weisen Sie Lieferungen ins EU-Ausland einfach nach und sparen Sie sich die Umsatzsteuer.
✓ Compliance leichter einhalten
Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen gemäß § 17a Abs. 2 UStDV mit Leichtigkeit durch automatisierte Workflows.
✓ Immer nachweisfähig sein
Archivieren Sie alle Gelangensbestätigungen revisionssicher und legen Sie die Belege jederzeit auf Knopfdruck vor.
Intelligente Gelangensbestätigung mit Doxis
Doxis ist in 13 Sprachen verfügbar
Doxis zeichnet sich durch höchste Skalierbarkeit und eine mandantenfähige Architektur aus – die über Landes- und Sprachgrenzen hinaus genutzt und zentral administriert werden kann. Doxis steht in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Türkisch, Chinesisch, Ungarisch, Niederländisch und Arabisch zur Verfügung. Damit können international tätige Unternehmen die Gelangensbestätigung EU-weit komfortabel umsetzen: alle Benutzeroberflächen und Metadaten in Doxis stehen dezentralen Standorten in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung.
Wie können wir helfen?
+49 (0) 228 90896-789Ihre Nachricht hat uns erreicht!
Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns in Kürze bei Ihnen.