Welche Belege es in der Logistik zum Nachweis von innergemeinschaftlichen Lieferungen braucht, ist in § 17a UStDV festgelegt. Bei „Abhol-Fällen“ ist immer eine Gelangensbestätigung erforderlich.

Bei „Bring-Fällen“ sind auch andere Belege möglich, darunter:

• Versendungsbeleg als Nachweis, dass der Lieferant die Ware selbst befördert hat
• Speditionsnachweise wie Frachtbriefe und Konnossements (Schiffsfrachtbriefe), die die Beförderung durch einen Spediteur nachweisen
• Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters bei Postsendungen
• Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Transport der Ware lückenlos dokumentiert
• Spediteurbescheinigung, mit der der beauftragte Spediteur den Weg der gelieferten Ware belegt

Wichtig ist, dass die Belege die gleichen Informationen wie eine Gelangensbestätigung aufweisen:

• Ausstellungsdatum
• Name und Anschrift des befördernden Unternehmens
• Name und Anschrift des Lieferanten und Auftraggebers
• Menge der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung
• Empfänger und Bestimmungsort
• Monat, in dem die Lieferung im EU-Ausland angekommen ist
• Eine Versicherung/Bestätigung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
• Unterschrift des beauftragten Beförderers

Auch hier ist wieder die elektronische Form möglich. Es muss erkennbar sein, dass der Nachweis über die Lieferung vom beauftragten Unternehmen ausgeht. Idealerweise holen Sie sich zusätzlich die elektronische Unterschrift des Empfängers ein.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie Doxis unterstützt Sie beim Workflow rund um die Gelangensbescheinigung. Bei jeder Lieferung ins EU-Ausland fordert das System automatisch eine Gelangensbestätigung an.

So funktioniert's:

1. Sie legen das Muster der Gelangensbestätigung als Template in Doxis an.
2. Bei jeder Lieferung hinterlegen Sie alle relevanten Informationen zur Lieferung wie Ware und Menge, Datum und Empfänger.
3. Doxis füllt das Template automatisch mit den richtigen Inhalten. Der Gelangensnachweis wird direkt in der entsprechenden Kundenakte erstellt und abgelegt.
4. Anschließend fordern Sie aus dem System heraus die digitale Unterschrift an. Dazu benötigen Sie lediglich die E-Mail-Adresse des Abnehmers.
5. Der Abnehmer kann sofort auf das Dokument zugreifen und seine digitale Unterschrift setzen. Die Unterschrift und der Zeitstempel sind direkt am Dokument ersichtlich.
6. Nach der Unterzeichnung archivieren Sie die Bestätigung digital und revisionssicher im DMS.

Über eine Schnittstelle greift Doxis im dritten Schritt auch automatisch auf die hinterlegten Informationen in Ihrem ERP-System zu. Da Doxis das Dokument von Anfang an in der richtigen Kundenakte anlegt, ist es jederzeit leicht auffindbar. Sollte der Gelangensnachweis für eine Lieferung fehlen, macht Sie das KI-gestützte System automatisch darauf aufmerksam. Nach dem gleichen Prinzip bearbeiten Sie auch andere Belege wie Speditionsnachweise.