Guide de parfaite gestion du cycle de vie des contrats

Que vous soyez en train de vous familiariser avec les subtilités de la gestion du cycle de vie des contrats ou que vous soyez un responsable informatique désireux de sortir votre équipe du casse-tête de la gestion manuelle des contrats, vous saurez que la gestion du cycle de vie des contrats est une approche stratégique de la gestion des contrats à tous les stades du cycle contractuel : rédaction, production, négociation, mise en œuvre, archivage, suivi, renouvellement et résiliation. Dans le domaine du CLM, la gestion contractuelle commence non seulement à la signature d’un contrat, mais aussi dès sa première ébauche. Son cycle de vie se termine soit par son renouvellement, soit par sa résiliation et son archivage.

À cette fin, la gestion du cycle de vie des contrats permet de standardiser les processus afin qu’ils soient à la fois systématiques et efficaces. Concrètement, cela signifie que des processus contractuels compréhensibles peuvent réduire coûts et risques de A à Z.

En s’appuyant sur le cadre stratégique du CLM, les solutions numériques renforcent ces efforts en apportant des avantages significatifs qui s’alignent sur les objectifs généraux de votre entreprise. Voici comment la gestion dématérialisée du cycle de vie des contrats fait progresser vos opérations :

• Elle replace les processus contractuels dans le contexte des processus opérationnels.
• Elle minimise les risques de non-conformité grâce à une plus grande transparence des processus.
• Elle permet de gagner du temps grâce à l’automatisation et décharge ainsi vos collaborateurs.
• Elle minimise les risques d’erreurs dans les processus et accroît la sécurité juridique.

Les entreprises qui numérisent leurs processus contractuels sont en fin de compte plus agiles. La raison en est simple : le CLM optimise en permanence les processus contractuels. Par exemple, lorsque vous gérez des contrats dans un système de gestion documentaire (GED), vous êtes toujours informé des éléments suivants :

• L’emplacement des documents contractuels,
• Les informations qu’ils contiennent,
• Qui les a créés et a mis à jour pour la dernière fois, et
• La date des prochaines échéances.

Gérer ses contrats en continu, c’est les gérer tout au long de leur cycle de vie. Et celui-ci est constitué de cinq étapes :

Étape 1 : rédaction et création du contrat

Le cycle de vie des contrats commence par la gestion des modèles. Toutes les activités commerciales d’une entreprise reposent sur des contrats. La rédaction de chaque contrat (de travail, fournisseur ou de service) prendrait trop de temps. À la place, vous pouvez utiliser des modèles pour les rédiger et ainsi en normaliser le contenu.

Les modèles de contrat définissent donc la structure d’un contrat, mais aussi les informations pertinentes. Par exemple, un contrat commercial standardisé contient des informations juridiques, telles que des échéances, des clauses et des pénalités contractuelles. Les blocs de texte, c’est-à-dire les champs automatiquement remplis avec des données propres à l’entreprise, simplifient la création des différents contrats.
Voici comment se présente la première étape du cycle de vie des contrats en prenant pour exemple un contrat de travail :

• Vous sélectionnez un modèle de contrat en fonction de son type ; dans notre exemple, il s’agit d’un contrat de travail pour un poste à temps plein.
• Un écran de requête vous demande toutes les informations pertinentes, comme les données essentielles sur cette nouvelle recrue, les informations salariales, s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée, la période d’essai, le lieu de travail, etc.
• Le système remplit alors automatiquement les espaces réservés du modèle avec les informations indiquées.

L’utilisation de modèles permet non seulement d’accélérer la création des contrats, mais aussi de réduire le nombre d’erreurs par rapport aux méthodes traditionnelles. Cette approche moderne n’est pas seulement efficace, elle devient aussi la norme. Il y a de fortes chances que vos concurrents l’utilisent déjà.

Étape 2 : vérification et validation

La phase de vérification est une étape cruciale de la gestion du cycle de vie des contrats. Elle implique que le service juridique évalue le contrat rédigé en fonction des risques. Le processus de vérification comprend généralement une évaluation des risques ou une gestion directe des risques. Pour les contrats plus simples, tels que les contrats d’achat standards ou les contrats de travail, une analyse juridique complète peut ne pas être nécessaire. Toutefois, ces derniers doivent toujours respecter le principe du double contrôle afin de garantir l’exactitude et l’exhaustivité.
Le principe de double contrôle implique :

• Double validation : nécessite qu’au moins deux personnes valident toute opération, ce qui renforce la responsabilité et réduit la probabilité d’erreurs.
• Surveillance accrue : chaque document ou décision est contrôlé par plus d’une personne, ce qui réduit les risques d’oubli.
• Responsabilité partagée : les responsabilités sont réparties entre plusieurs personnes, ce qui est crucial pour les décisions critiques ou sensibles.
• Renforcement de la sécurité : sert de protection contre la fraude et les violations de données, en particulier dans les transactions financières et sensibles.

Après vérification, le contrat est prêt à être signé.

Étape 3 : signature

À l’étape 3, vous signez le contrat et le présentez à la partie contractante. Les systèmes de signature électronique comme DocuSign vous permettent de signer numériquement en toute légalité. Une fois le contrat signé, toutes les conditions deviennent juridiquement contraignantes.

Étape 4 : suivi

Les contrats ne sont pas simplement signés, puis mis de côté ; ils exigent un contrôle permanent pour rester en vigueur. Au cœur de la gestion du cycle de vie des contrats figure la tâche nuancée de gestion des risques associée au suivi précis des échéances. C’est une garantie que chaque contrat n’est pas seulement un accord formel, mais un cadre dynamique et évolutif, capable de s’adapter au fil du temps.

Des activités telles que l’évaluation des possibilités d’extension, l’examen minutieux des délais de préavis et la préparation des renégociations avec les partenaires commerciaux sont essentielles à ce processus. La nécessité d’un renouvellement se fait souvent sentir lorsque de nouvelles lois remodèlent le paysage ou lorsque les détails pratiques de l’activité divergent des conditions convenues précédemment.

Étape 5 : archivage

La gestion contractuelle se termine par l’archivage lorsqu’un contrat est arrivé à son terme. Légalement, les entreprises sont tenues de conserver les documents contractuels pendant au moins six ans et, grâce à la gestion des versions, chaque contrat est archivé de manière complète et traçable, constituant ainsi le socle de stockage à valeur probante.

Les systèmes numériques vont encore plus loin. Non seulement ils stockent les contrats en toute sécurité, mais ils les rendent consultables et accessibles à tout moment. En plus d’être simplement pratique, l’archivage garantit que les principales informations sont toujours à portée de main, en particulier lorsque des audits ou des processus d’examen nécessitent une étude plus approfondie.

Les grandes entreprises abandonnent rapidement la gestion manuelle inefficace des contrats au profit de plateformes comme Doxis pour garder une longueur d’avance. Avec Doxis, vous pouvez gérer tous les aspects du cycle de vie d’un contrat, de sa planification à sa création en passant par les signatures numériques, son administration, le suivi des échéances, voire l’ajustement des conditions contractuelles.

Système de gestion de contenu d’entreprise (ECM), Doxis ne se contente pas de gérer les contrats ; il rationalise l’ensemble du processus, ce qui vous permet de travailler avec plus d’agilité, réduire vos risques et aligner vos contrats sur l’évolution constante de vos besoins.

Gestion des modèles dans Doxis lors de la phase de planification du CLM

Dans Doxis, le cycle de vie du contrat commence par la phase de rédaction. Vous utilisez des modèles de documents ou des blocs de texte, tous deux conçus pour simplifier le processus. Les modèles de documents sont particulièrement utiles pour les contrats, car ils suivent une structure standard qui varie selon le type de contrat. Par exemple, un contrat de travail diffère d’un contrat d’achat. En créant des modèles dans Doxis, vous pouvez rapidement remplir des contrats standardisés avec les informations spécifiques dont vous avez besoin.
Fonctionnement :
Pour chaque type de contrat (un contrat de location, par exemple), vous générez un écran de requête qui comprend des espaces réservés pour les informations essentielles. Dans un contrat de location, il peut s’agir du bien loué, de la durée du contrat et de l’emplacement de la propriété, par exemple. L’écran de requête comporte également des champs standards tels que les délais de préavis et les dispositions relatives à la responsabilité. Résultat : un moyen plus rapide et plus efficace de rédiger des contrats personnalisés et cohérents.

Hé Doxi, quel est le processus de gestion des contrats dans Doxis ?

Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, la gestion du cycle de vie des contrats peut, pour un profane, évoquer l’image d’un employé de bureau noyé dans la paperasse, mais c’est bien plus que cela. Il s’agit de mettre en place un processus transparent qui guide les contrats depuis leur première version jusqu’à leur archivage final. Avec des systèmes de gestion de contenu d’entreprise tels que Doxis, la priorité est accordée à la structure et à la visibilité, diminuant ainsi les risques et garantissant le respect de la conformité avec la législation. Ces systèmes sont aussi suffisamment agiles pour s’adapter rapidement à l’évolution de la législation ou des conditions contractuelles, ce qui permet de conserver la pertinence et l’efficacité des processus. L’ECM transforme la gestion des contrats en une opération rationalisée, contrôlée et précise, qui dépasse de loin l’inefficacité des méthodes traditionnelles. Le moment est venu d’exploiter cette technologie à votre profit.

Contactez-nous dès aujourd’hui ! Nos experts se feront un plaisir de vous guider à travers les fonctionnalités de Doxis et son impact sur la gestion du cycle de vie de vos contrats.

FAQ sur la gestion du cycle de vie des contrats