Simplifiez votre facturation B2B et vos échanges de données avec Peppol

Acronyme de Pan-European Public Procurement Online, Peppol est un réseau international opéré par l’organisation à but non lucratif OpenPeppol. Les organisations l’utilisent pour échanger des documents dans le monde entier dans le cadre de processus de passation électronique de marchés. À l’origine, Peppol est né de la volonté de rendre les appels d’offres du secteur public plus accessibles aux PME de l’Union européenne. Au fil du temps, il est devenu crucial pour les entreprises désireuses de standardiser leurs échanges documentaires au niveau international.

L’objectif général de Peppol est de fournir une infrastructure technique de normalisation et d’harmonisation des échanges documentaires dans les processus internationaux de passation de marchés en ligne entre entreprises et administrations. Le réseau présente des avantages considérables pour les entreprises :

• Peppol transmet tous les documents dans le cadre des processus de passation de marchés et dématérialise la gestion de toute la correspondance électronique en ligne.
  
  
• Peppol normalise le canal de transmission des documents afin de garantir sa conformité aux réglementations et normes en vigueur dans les différents pays.
  
  
• Peppol automatise la transmission électronique de documents de machine à machine (M2M), réduisant ainsi les erreurs de manipulation.
  
  
• Peppol optimise l’échange de documents entre organisations en prenant par exemple en charge les exportations volumineuses de factures électroniques.

Peppol joue un double rôle dans l’échange de documents électroniques :

1. Peppol est un réseau : il fonctionne comme un cadre international qui facilite l’échange sécurisé et normalisé de documents électroniques relatifs aux marchés publics transfrontières. Les organisations s’y connectent par l’intermédiaire de points d’accès certifiés qui facilitent la communication indépendamment des différents systèmes informatiques internes.

2. Peppol est un format : au-delà de ses capacités de réseau, Peppol fournit aussi des spécifications de documents normalisées, connues sous le nom de Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). Ces spécifications définissent la structure et le contenu des documents (factures, commandes, par exemple) afin d’en garantir la cohérence et la conformité avec les différentes réglementations nationales. En outre, il est entièrement conforme à la norme EN 16931.

Peppol peut être considéré comme un réseau. Vous pouvez donc l’utiliser pour envoyer des documents par voie électronique, comme des factures, des confirmations de fournisseurs ou des catalogues.
Dans ce réseau, l’expéditeur et le destinataire doivent se connecter par l’intermédiaire d’un point d’accès Peppol certifié, disponible dans chaque pays et qui sert de passerelle pour sécuriser et fiabiliser les échanges de documents.

Le format standardisé de Peppol et ses points d’accès facilitent la communication entre les différents pays et systèmes, ce qui le rend particulièrement précieux pour les transactions B2B dans les opérations internationales.

Les entreprises échangent leurs données par l’intermédiaire de son réseau eDelivery en y accédant via ses points d’accès essentiellement gérés par des entreprises du secteur privé. Chaque point d’accès attribue un identifiant Peppol à une entreprise, qui sert ensuite à s’enregistrer dans le réseau eDelivery. Au sein de ce réseau, l’échange de données suit un modèle comprenant les quatre éléments suivants :

• l’expéditeur,
• le point d’accès Peppol de l’expéditeur,
• le destinataire et
• le point d’accès Peppol du destinataire.

Processus de traitement entre l’expéditeur et le destinataire au sein de Peppol

Dans ce modèle, le processus d’envoi d’une facture électronique entre l’émetteur et le destinataire ressemble à ceci :

1. L’émetteur de la facture électronique l’envoie à son propre point d’accès en fournissant l’identifiant Peppol du destinataire.

2. La facture électronique est alors envoyée du point d’accès de l’émetteur à celui du destinataire en s’appuyant sur l’identifiant Peppol de ce dernier.

3. La plateforme de réception de factures du destinataire réceptionne la facture électronique avant d’être confiée au traitement des factures entrantes.

Peppol garantit une transmission de données sécurisée en B2B et B2G en respectant les normes de protection des données les plus strictes à chaque étape, y compris lors de l’envoi des documents aux points d’accès. Les points d’accès autorisés sont facilement identifiables grâce à leur certification Peppol. Le réseau Peppol respecte également toutes les réglementations de protection des données. Les acheteurs et les entreprises communiquent en toute sécurité et transparence en tenant compte de toutes les normes et législations requises, car Peppol enregistre chaque interaction.

Peppol est un réseau international qui permet des échanges de documents électroniques standardisés (factures, commandes) entre entreprises et administrations publiques. Il est largement utilisé en Europe et dans des pays comme Singapour, l’Australie et la Nouvelle-Zélande.

Bien que Peppol offre un cadre unifié pour la facturation électronique, il n’est pas universellement obligatoire ni ne constitue la seule solution dans tous les pays. Certains pays disposent de leurs propres plateformes et réglementations en matière de facturation électronique, qui peuvent ne pas être entièrement interopérables avec Peppol. En France, par exemple, la norme Factur-X est aussi utilisée pour facturer les administrations publiques. Si Peppol peut faciliter ces transactions, ce n’est pas la seule méthode disponible.

Il est préférable que les entreprises évaluent leurs obligations spécifiques en matière de facturation électronique dans chaque pays où elles opèrent. Dans certains cas, l’intégration à des plateformes locales peut s’avérer nécessaire, en plus ou à la place de l’utilisation de Peppol, afin de garantir leur conformité avec la législation nationale.

Si Peppol a été initialement adopté par les administrations publiques pour respecter les normes de facturation électronique imposées par l’UE (comme la directive 2014/55/UE), son champ d’application s’est élargi depuis. Aujourd’hui, c’est le secteur privé qui pousse Peppol vers de nouveaux sommets en en faisant un outil essentiel pour optimiser et fiabiliser les transactions dans diverses régions et cadres réglementaires.

Peppol est un réseau fiable qui permet aux entreprises d’échanger facilement des documents électroniques par-delà les frontières à l’aide de formats standards. S’il permet de simplifier la facturation B2B à l’échelle internationale, il ne remplace pas toujours les plateformes propres à certains pays (comme Chorus Pro en France), qui restent nécessaires pour facturer les administrations publiques et peuvent également servir au B2B. La véritable force de Peppol est de rendre les échanges entre partenaires plus efficaces par un échange de documents sécurisé et normalisé. Cette approche signifie souvent que les entreprises finissent par respecter naturellement les besoins de conformité et d’interopérabilité, mais Peppol fonctionne généralement en parallèle des systèmes locaux plutôt que de faire office de solution de conformité complète.

Le format de facturation BIS utilisé dans Peppol est conforme à la norme européenne EN 16931, ce qui lui permet d’être compatible avec diverses réglementations obligatoires en matière de facturation électronique en Europe. Cela signifie que si vous effectuez des transactions au sein du réseau qui accepte Peppol, le format de facturation BIS est suffisamment normalisé pour répondre aux exigences sans être obligé de le convertir dans des formats spécifiques à chaque pays, comme XRechnung en Allemagne ou Factur-X en France. Cette normalisation simplifie les processus en garantissant la compatibilité d’un format unique avec de multiples législations, réduisant ainsi la complexité de gérer différents formats de facture électronique pour chaque pays.

Pourquoi est-ce important ? Pour toute entreprise opérant à l’international, en particulier avec des partenaires en Europe, il est primordial d’utiliser le bon format de facture électronique afin de garantir le bon déroulement des transactions et le respect des réglementations locales. Le réseau Peppol facilite cette tâche en prenant en charge toute une série de formats, comme UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice), sans avoir à se soucier du reformatage des factures pour chaque pays.

Lorsque vous vous connectez par l’intermédiaire de Peppol, votre entreprise est en mesure de gérer les obligations de facturation des différents pays de son réseau tout en sachant que vos factures électroniques sont conformes aux normes locales sans tracas supplémentaire. Les transactions transfrontalières sont ainsi simplifiées et tout se passe au mieux.

Vous pouvez traiter les factures entrantes Peppol en toute transparence à l’aide de Doxis eDocument Exchange for Incoming Invoices. Cette configuration permet un traitement immédiat des factures électroniques.

Pour conclure, passons rapidement en revue ce que nous venons de voir. Nous savons donc qu’entreprises et organisations utilisent Peppol pour échanger des documents au cours des processus liés aux passations de marchés, ce qui fluidifie et optimise les transactions locales et transfrontalières. Et en normalisant l’échange de données, l’envoi de documents tels que les factures électroniques devient un jeu d’enfant.

Nous avons également vu que les factures électroniques peuvent être soumises au travers de Peppol en utilisant le format de facturation BIS, conçu pour être conforme aux normes européennes de facturation électronique tout en étant bien aligné sur les différents formats nationaux, tels que XRechnung en Allemagne et Factur-X en France, mentionnés précédemment. Pour garantir un traitement transparent sans interruption, nous vous recommandons également de mettre en œuvre une GED moderne et basée sur l’IA, comme Doxis, pour collecter les factures électroniques entrantes directement via l’interface Peppol. Cette configuration vous permet d’automatiser le traitement de vos factures entrantes de A à Z.

Prêt(e) à découvrir tous les avantages d’une GED moderne ? Contactez-nous ! Nos experts se feront un plaisir de vous guider à travers les puissantes fonctionnalités de traitement de factures électroniques de notre plateforme.