Main dans la main : l’IA et l’ECM en chefs de file de la révolution New Work

Par définition, le « New Work » représente un changement fondamental du monde du travail. Compte tenu des tendances de fond telles que la numérisation, la mondialisation et les évolutions démographiques, les concepts traditionnels du travail sont considérés comme dépassés. Le travail n’est plus un moyen de parvenir à une fin. Au contraire, les salariés donnent un sens plus élevé à leur métier et trouvent un but.

Pourquoi le New Work ?

C’est le philosophe Frithjof Bergmann qui a parlé de ce concept pour la première fois dans les années 1970. À l’époque, il intervenait activement auprès des ouvriers pour qu’ils trouvent une finalité à leur travail. Il est aujourd’hui considéré comme le fondateur du mouvement du New Work. Cette transformation n’a été possible que parce que les progrès de l’automatisation ne permettaient pas de mobiliser pleinement les capacités de production. Les ouvriers ont ainsi pu consacrer du temps à des activités nouvelles et utiles.

L’automatisation modifie également la manière dont les entreprises définissent le capital. Alors qu’à l’ère industrielle et capitaliste, l’accent était mis sur les ressources, comme les machines et le temps, aujourd’hui, la connaissance est un capital : au sens des compétences humaines, d’une part, et de la connaissance, au sens de l’intelligence artificielle et du big data, d’autre part.

Par conséquent, la société de la connaissance est en train de remplacer la société industrielle.

Contrairement à d’autres concepts de travail, le New Work n’est pas un modèle de travail clairement défini. Il s’agit plutôt d’une approche qui combine de nombreuses formes de travail, comme le partage d’emploi, la culture de la confiance, les espaces de coworking ou le travail à distance.

Les modèles de travail suivants s’inscrivent dans le concept de ce nouveau mode de travail

• Leadership moderne : leadership sur un pied d’égalité, leadership empathique, hiérarchies plates, liberté d’action des salariés, etc.
• Modèles de travail flexibles : télétravail, bureau à domicile, « workcation » (contraction des mots anglais work (travail) et vacation (vacances)), flexibilité des horaires de travail, journée de 6 heures, etc.
• Technologies modernes : numérisation, travail décentralisé, cloud computing, équipes internationales, travail collaboratif, etc.
• Automatisation : intelligence artificielle, apprentissage automatique, internet des objets, industrie 4.0, etc.

Une idée unit tous ces nouveaux concepts : recentrer le monde du travail sur l’employé.

• Les dirigeants modernes donnent aux équipes le pouvoir de décision en matière d’organisation de leur travail.
• Les modèles de travail flexibles, tels que le bureau à domicile et le télétravail, améliorent l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• L’informatique facilite la collaboration en temps réel dans le cadre de cette nouvelle culture du travail.
• L’intelligence artificielle automatise les processus pour que les équipes consacrent davantage de temps à des activités utiles.

Le numérique est le lieu de travail du New Work. Dans ce modèle, les logiciels cartographient tous les processus opérationnels et les centralisent dans un seul emplacement numérique. Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) à la pointe de la technologie représente l’un de ces logiciels.
Fonctions d’un ECM facilitant le New Work :

• L’ECM gère tous les documents d’une entreprise. Leur gestion peut s’effectuer de n’importe où et à tout moment, de leur création à leur archivage.
• L’ECM automatise les flux de travail, tels que la validation et la publication des documents, et optimise les processus opérationnels.
• L’ECM intègre des normes de sécurité parmi les plus strictes, y compris des contrôles d’accès, la conformité au RGPD et la gestion de conformité.

En bref, l’ECM simplifie la gestion de la connaissance. Par exemple, ce type de logiciel permet aux comptables de gagner en productivité ; ils peuvent faire plus en moins de temps et être particulièrement productifs lorsque des composants d’intelligence artificielle sont intégrés, parce que le logiciel traite les données dynamiquement et intelligemment.

Un ECM peut créer les opportunités suivantes dans le cadre du New Work :

Activer des processus indépendants du lieu et du temps

Pour s’adapter à cette nouvelle conception du travail, les salariés ont besoin d’outils de flexibilité. En tant qu’ECM, Doxis prend en charge des éléments essentiels du mode de travail moderne, comme l’équilibre vie professionnelle - vie privée et le télétravail. Il est conçu pour être facilement accessible à partir de différents appareils, notamment les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes, afin d’optimiser la gestion des tâches de ses utilisateurs où qu'ils se trouvent. Avec Doxis sur votre smartphone, vous pouvez, par exemple, rechercher de l’information ou travailler sur des tâches en cours, quels que soient le lieu et l’heure.

Réduire la charge de travail des salariés grâce à l’automatisation alimentée par l’IA

L’un des principaux objectifs du New Work est d’alléger la charge de travail des employés en se recentrant sur l’humain. L’intelligence artificielle sert alors à automatiser le plus grand nombre possible d’opérations. Dans l’ECM, l’IA joue un rôle crucial en automatisant des processus tels que la comptabilité fournisseurs dans la gestion des factures, avec des outils comme Doxi dans Doxis qui en sont de parfaits exemples. Cela laisse plus de temps pour de nouvelles activités, comme la créativité, l’exploitation de son potentiel et la promotion de l’innovation.

Renforcer le travail d’équipe

Parmi les principaux défis du New Work figure la collaboration entre les équipes. Si elles sont réparties sur plusieurs continents ou si certains de leurs membres travaillent depuis leur bureau à domicile, il faut un logiciel qui facilite la culture du partage et crée un sentiment d’appartenance.
Les ECM tels que Doxis renforcent la collaboration décentralisée et entre les équipes en centralisant le flux d’informations. Tous les services accèdent au même ECM pour gérer l’information liée à l’entreprise. Cette caractéristique permet de décloisonner les connaissances.

De plus, l’ECM ne vous montre que les informations auxquelles vous êtes autorisé à accéder et dont vous avez besoin à un certain moment. Par exemple, si vous utilisez la gestion des échéances, votre ECM vous informe des échéances à venir et ne vous affiche que les données autorisées lorsque vous effectuez une recherche.

Doxis gère l’information pour vous de manière contextuelle, intelligente et en réseau, ce qui convient parfaitement au traitement de la connaissance. Cela marque un changement important dans la façon dont vous gérez le contenu de votre entreprise. Doxis peut vous aider à mettre au point des stratégies d’IA sur mesure pour votre entreprise, afin de garantir l’optimisation de l’usage des ressources (dans l’esprit du New Work) et d’accroître ses performances globales. À cette fin, Doxis utilise sept domaines fondamentaux de l’IA :

• IA composable : les fonctions d’IA s’intègrent parfaitement les unes aux autres. Grâce à cette structure modulaire, vous pouvez réagir avec souplesse à l’évolution des besoins de votre entreprise.
• IA responsable : transparentes, traçables, conformes, les fonctions d’IA empêchent les violations de données.
• IA générative : vous pouvez générer des documents automatiquement et rapidement, soit un considérable gain de temps.
• Prompt engineering : vous commandez les fonctions de l’IA afin que les résultats soient précis et cohérents. Doxi, par exemple, classe et extrait les données avec précision.
• Apprentissage automatique générique et spécifique : les fonctions d’IA combinent des approches d’apprentissage automatique génériques et spécifiques. Cela signifie que certaines fonctions sont optimisées pour des cas d’usage particuliers et que d’autres peuvent s’appliquer avec souplesse à différentes données.
• Reconnaissance multimodale des documents : les fonctions d’IA peuvent reconnaître, interpréter et contextualiser les types de données. Par exemple, Doxi reconnaît de quel document il s’agit, quelles informations il renferme et à quel dossier numérique il appartient.
• Combinaison d’IA composable et d’IA contextuelle : Doxis intégrant des fonctions d’IA modulaires (IA composable) avec un traitement contextuel (IA contextuelle), l’IA comprend la signification et la finalité des données. Les flux de travail automatisés déclenchés dans Doxis en témoignent.

Au final, l’IA se charge de la gestion du contenu à votre place, en possède une connaissance approfondie et automatise les processus de bout en bout.

Hé Doxi, comment est la vue ?

FAQ sur le concept de New Work