Ich weiß das digitale Arbeiten wirklich sehr zu schätzen: Es ist moderner, schneller, effizienter.
René Schmalen, Leiter des Bereichs Schaden, Delvag Versicherungs-AG

Intelligent Capture bei der Aktion Mensch: damit soziale Projekte schneller Fördergelder erhalten

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Dokumente digitalisieren mit Doxis

Basis für digitales Arbeiten

Scannen Sie Papier so früh wie möglich und schaffen Sie so die Basis für digitale Geschäftsprozesse, die Ihre Produktivität im ganzen Unternehmen steigern.

Durchlaufzeiten verkürzen

Scannen Sie Post, Rechnungen und andere eingehende Dokumente am Posteingang, verteilen Sie diese automatisiert und vermeiden Sie Transport- und Liegezeiten.

Inhalte automatisiert auslesen

Erkennen Sie automatisiert, welche Art von Dokumenten eingehen, von welchem Geschäftspartner sie kommen, ob sie EU-DSGVO-relevante Daten enthalten u.v.m.

Wir wollen möglichst wenig Papier verbrauchen und zugleich Geschäftsprozesse im Posteingang beschleunigen. Mit Doxis haben wir hierfür die richtige Lösung im Haus.

Martin Mermolja, Senior System Administrator Customer Management, Sunrise Communications AG

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Bearbeiten Sie Dokumente digital schneller

Sie entlasten Mitarbeiter durch automatisierte Workflows von manuellen Tätigkeiten wie dem Verteilen und Ablegen von Dokumenten und schaffen so Kapazitäten für deren Bearbeitung.

Kurze Reaktionszeit, zufriedene Kunden

Doxis erkennt wichtige Kundenanliegen in Dokumenten, priorisiert sie und weist sie freien Mitarbeitern automatisch zu, sodass Sie z.B. bei Service-Fällen schneller reagieren.

Verbessern Sie Ihre Daten-Qualität

Durch das automatisierte Erfassen und Indizieren aller Dokumente mit Doxis vermeiden Sie Fehler, die manuell entstehen und verbessern die Qualität Ihrer Dokumente und Daten.

Überblick über alle Scanprozesse

Sie behalten mit Doxis jederzeit den Überblick über Volumen und Durchlaufzeiten von Scan-Prozessen und nutzen selbstlernende Verfahren, durch die deren Ergebnis immer besser wird.

Doxis Capture überzeugt

Schaffen Sie die Basis für digitale Prozesse

Angebote, Rechnungen, Verträge und andere Dokumente erhalten Sie zum Teil auf Papier? Dann hilft Ihnen Doxis, sie zu digitalisieren und digital weiterzubearbeiten. Ob einzelne Briefe oder Stapel von Belegen: Mit Doxis Capture scannen Sie alle Dokumente schon am Posteingang, machen sie im Geschäftskontext verfügbar und stoßen Folgeprozesse automatisiert an. So verkürzen Sie Durchlaufzeiten, entlasten Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten und stellen sicher, dass Sie Compliance-Vorgaben von Anfang an einhalten. Digitalisieren Sie Dokumente mit Doxis von Anfang an und schaffen Sie die Basis für durchgehend digitale Prozesse im gesamten Unternehmen!

Case Study

Ich weiß das digitale Arbeiten wirklich sehr zu schätzen: Es ist moderner, schneller, effizienter.

René Schmalen, Leiter des Bereichs Schaden, Delvag Versicherungs-AG

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Vom Papier zum digitalen Dokument

Scannen

Mit Doxis scannen Sie sowohl Einzeldokumente als auch ganze Dokumentenstapel – mit zentralem Scanner oder an verteilten Standorten. Bei Massenscans trennen Sie Dokumente einfach per Barcode, nach Seitenzahl oder auch manuell.

Korrigieren

Seiten drehen, verschieben, zusammenfassen, löschen, erneut scannen, Annotationen anbringen: Die Korrektur von Dokumenten ist mit Doxis Capture schon während des Scanvorgangs möglich, sodass Sie schnell zum optimalen Ergebnis kommen.

Indizieren

Doxis liest z.B. Adressen, Namen, Kunden- und Rechnungsnummern aus dem gescannten Dokument aus und vergibt diese Informationen als Metadaten – die Basis für korrekte Ablage und schnelles Wiederfinden. Weitere Metadaten fügen Sie jederzeit einfach manuell hinzu.

Intelligent Capture

Intelligente Zuordnung

Digitalisierte Dokumente ordnet Doxis automatisiert dem richtigen Geschäftskontext zu, z.B. Rechnungen zu Lieferanten-akten und Verträge zu Kundenakten. So finden Sie alles schnell wieder.

Abgleich mit ERP & CRM

Doxis erkennt in gescannten Dokumenten Adressen, Bestell- und Kontonummern etc., gleicht sie automatisch mit Ihrem integrierten ERP und CRM ab und aktualisiert sie bei Bedarf.

Archivierung & Compliance

Doxis schützt Dokumente vor Zugriffen, Veränderung, Löschen, vergibt automatisch Aufbewahrungsfristen und archiviert alles Compliance-konform, z.B. gemäß EU-DSGVO und GoBD.

Folgeprozesse anstoßen

Bei jedem Dokument kann Doxis automatisch den nächsten Vorgang anstoßen, z.B. die Prüfung einer Rechnung, und findet auch den richtigen Bearbeiter dafür.

Weitere Doxis-Lösungen für digitales Dokumenten- & Prozessmanagement

Unternehmensweiter Posteingang »

Digitaler Rechnungseingang »

Vorgänge bearbeiten »

Dokumentenmanagement »

Compliance sicherstellen »

Intelligentes Informationsmanagement »

Seitdem wir den Classification & Extraction Service von Doxis einsetzen, wird unsere Post viel schneller an die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt.

Ivonne Berger, Projektleiterin DIAS & Doxis, Aktion Mensch e.V.

Capture mit Doxis

Einzel- & Massenscan für Papierdokumente mit zentralem & dezentralem Scannen
Import von Dateien & E-Mails
Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl & manuell
Zusammenfassen von Dokumenten
Umfangreiche Indexierungsmöglichkeiten
Annotieren von Dokumenten während des Erfassens
OCR-Lesung, PDF/A-Wandlung & MRC-Verfahren
Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung & Bildverbesserung
Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
Basis für digitalen Post- & Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung

Weitere Details

Wie können wir Ihnen weiterhelfen?

Entdecken Sie zusammen mit uns, wie Sie mit Doxis Ihre Ziele erreichen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Dokumente mit Doxis digitalisieren, digital lenken und bearbeiten können? Wir präsentieren Ihnen Doxis gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Die häufigsten Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten und Akten

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement beschreibt die softwaregestützte Verwaltung von digitalen Dokumenten entlang des Dokumenten-Lebenszyklus. Ein Dokumentenmanagement-System ist Bestandteil einer umfassenden ECM-Software und bildet damit die Single Source of Truth für sämtliche Informationen.

Was heißt DMS?

DMS steht für Dokumentenmanagement-System. Damit ist eine Software zur Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten gemeint.

Was umfasst Dokumentenmanagement?

Entlang des Dokumenten-Lebenszyklus begleitet ein DMS von der Erstellung über die Verwaltung und Bearbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Moderne Systeme unterstützen darüber hinaus durch Automatisierungsmöglichkeiten oder zusätzlichen Features, wie Aufgabenzuweisung, Berechtigungskonzepte und Machine Learning.

Warum ist ein DMS wichtig?

Grundlage vieler Geschäftsprozesse sind Dokumente. Daher unterliegen sie gesetzlichen sowie unternehmensinternen Anforderungen, wie schnelle Auffindbarkeit, revisionssichere Archivierung oder einfaches Teilen. Ein klassisches Datei-Ablagesystem reicht da nicht aus. Stattdessen Bedarf es einem individualisierbaren System mit Best Practice Workflows.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Ein DMS bildet das Bindeglied zwischen Abteilungen und verbessert die digitale Zusammenarbeit. Sämtliche dokumentenbasierte Prozesse werden transparenter, schneller und Compliance-konform. Feste Workflows und die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte bilden die größten Potenziale für Kostenreduzierung und Produktivitätssteigerung.