Aufbewahrungsfristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Arbeitgeber erstellen einmal im Monat eine Entgeltabrechnung pro Mitarbeiter. Sie enthält wesentliche Angaben wie gezahlte Vorschüsse, Zuschläge, Zulagen oder auch Abschlagszahlungen. Zu einer solchen Abrechnung sind Arbeitgeber sogar verpflichtet. Sie müssen diese in Textform erbringen. Bedeutet: Inhalte müssen klar lesbar sein und auf einem dauerhaften Datenträger abliegen – nicht nur vorübergehend, sondern über die gesamte Aufbewahrungsfrist.

Aufbewahrungsfrist für Unternehmen

Die Gesetzesgrundlage schafft § 147 Abgabenordnung in Kombination mit dem Handelsgesetzbuch (HGB). Unternehmen stehen in der Pflicht, Lohnunterlagen über ihre Aufbewahrungsfristen aufzubewahren – dazu zählt eben auch die Gehaltsabrechnung. Wie lange ist aber die Frist? Steuerrechtlich ist eine Organisation verpflichtet, Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen sechs Jahre lang aufzubewahren.

§ 41 Einkommensteuergesetz (EStG) definiert den genauen Start- und Endtermin: Unternehmen müssen die Lohnabrechnungen bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht liegt also zwischen dem 1. Januar des Folgejahres der ersten Lohnzahlung und endet am 31. Dezember, also dem Jahresende des sechsten Jahres. Die Frist einer Lohnabrechnung vom 14. Juni 2019 beginnt demnach am 1. Januar 2020. Die Frist erlischt zum 31. Dezember 2025.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfristen gelten neben der Lohnabrechnung auch für Bescheinigungen des Lohnsteuerabzugs.

Aufbewahrungsfrist für Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer sieht das Gesetz keine Aufbewahrungspflichten vor. Dennoch bleibt es wichtig, Gehaltszettel oder auch Lohnzettel aufzubewahren. Aber wie lange? Die gesetzliche Rentenversicherung empfiehlt, Gehaltsdokumente wie Lohnabrechnungen bis zum Renteneintritt aufzubewahren.

Als Einkommensnachweis sind Gehaltsabrechnungen übrigens nicht nur für die Rente wichtig: Auch für Kredite, bei der Wohnungssuche oder in anderen Lebenslagen fordern Organisationen Dokumente wie diese ein.

Es reicht laut Stiftung Warentest, Gehaltsabrechnungen nur während des laufenden Kalenderjahres aufzubewahren. Danach folgt die Lohnsteuerbescheinigung. Stimmen bei der Lohnsteuerbescheinigung alle Daten mit den Gehaltsabrechnungen überein, braucht es die Gehaltsdokumente nicht mehr als Nachweis. Die Lohnsteuerbescheinigung ist jedoch gut aufzuheben.

Hey Doxi, warum es wichtig ist, die Lohnabrechnungen aufzubewahren?

Die Nichteinhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Unternehmen riskieren bei Verstößen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro (§ 379 AO). In besonders schweren Fällen – etwa bei Verdacht auf Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder vorsätzlicher Vernichtung von Unterlagen – können auch strafrechtliche Konsequenzen nach dem Strafgesetzbuch (StGB) drohen. Zudem können Sozialversicherungsbeiträge pauschal nachgefordert werden.

Auch Arbeitnehmer können in Einzelfällen belangt werden, insbesondere wenn sie gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, etwa als Selbstständige. Ebenso riskieren sie massive Nachteile, zum Beispiel bei Rentenanträgen, Kreditvergaben oder Mietverträgen, wenn Einkommensnachweise fehlen.

Zwei Beispiele aus der Praxis:

1. Ein Unternehmen im Baugewerbe versäumt, die vorgeschriebenen Entgeltunterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren. Bei einer Betriebsprüfung stellt sich heraus, dass die Lohnunterlagen unvollständig sind. Dies führt dazu, dass die Sozialversicherungsbeiträge nicht korrekt nachgewiesen werden können. Die Folge: Das Unternehmen muss ein Bußgeld und die fehlenden Beiträge nachzahlen. ​
2. Ein Arbeitnehmer kann aufgrund fehlender Gehaltsabrechnungen seine Ansprüche gegenüber der Rentenversicherung nicht vollständig nachweisen. Das führt dazu, dass bestimmte Rentenzeiten nicht anerkannt werden. Die Folge: eine geringere Rentenzahlung.

Neben der eigentlichen Aufbewahrungsfrist entstehen Unternehmen weitere Pflichten bei der Aufbewahrung von Gehalts- und Lohnabrechnungen durch die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD).

Unternehmen archivieren aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach den Vorgaben der GoBD, wenn sie die Unterlagen während der Dauer revisionssicher innerhalb eines Archivs aufbewahren. Revisionssicher ist ein Archiv, wenn zwei Dinge erfüllt sind:

1. Das Archiv bewahrt Dokumente so auf, dass sie unveränderbar sind, Manipulation ausgeschlossen ist und Informationen fälschungssicher abliegen.
2. Informationen liegen im Archiv nachvollziehbar, wiederauffindbar und unveränderbar ab.
   In modernen Arbeitswelten ist eine solche Archivlösung digital.

In Doxis managen Sie Dokumente wie Gehaltsabrechnungen und Lohnabrechnungen GoBD-konform.

Gehalts- und Lohnabrechnungen verwalten

Mit einem DMS wie Doxis können Sie Gehalts- und Lohnabrechnungen ganz einfach verwalten. Alle wichtigen Personalinformationen und Dokumente sind übersichtlich und strukturiert in der digitalen Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt. Dabei werden auch Informationen aus angebundenen HR- und Entgeltsystemen angezeigt. So haben Sie zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Gehalts- und Lohnabrechnungen einsehen

Über den Employee Self Service in Doxis Human Resources versenden Sie aktuelle Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter. Diese erhalten immer dann eine Benachrichtigung, wenn ein neues Dokument in ihrem Postfach abliegt. Die Mitarbeiter erhalten die Lohndokumente, indem sie auf ihre digitale Akte, genannt „Selbstbedienungs-Akte“ zugreifen. Dadurch bleiben persönliche Daten weiterhin geschützt. Denn nur der Mitarbeiter selbst hat Zugang zu seiner digitalen Akte.

Gehalts- und Lohnabrechnungen archivieren

Ältere Lohn- und Gehaltsabrechnungen archivieren Sie über die Aufbewahrungsfrist in der Personalakte des Mitarbeiters. Dafür setzt Doxis auf ein revisionssicheres und DSGVO-konformes Archiv. So bleiben Mitarbeiterdaten geschützt und die Unterlagen liegen auf einem dauerhaften Datenträger ab.

Übrigens: Doxis macht es Ihnen leicht, nach Informationen und bestimmten Dokumenten im digitalen Archiv zu suchen. So bleiben Lohndokumente stets griffbereit. Das ist besonders wichtig, wenn Sie die Dokumente als Nachweis benötigen.

Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisiert einhalten

Doxis überwacht gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen zuverlässig. Das System speichert Dokumente sicher bis zum Ablauf der vorgeschriebenen Frist und löscht sie entweder automatisch zum Fristende oder informiert Sie rechtzeitig darüber. In der digitalen Personalakte sind relevante Fristen bereits voreingestellt, was die Verwaltung deutlich vereinfacht und Compliance-Anforderungen gerecht wird.

Ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: Belege wie Gehaltsnachweise sollten sicher aufgehoben sein. Unternehmen handeln gesetzeskonform, wenn sie Gehaltsabrechnungen und Lohnabrechnungen sechs Jahre lang aufbewahren. Um in dieser Zeit die Zettelwirtschaft zu beenden und das Dokumentenmanagement zu vereinfachen, empfehlen sich digitale Dokumentenmanagement-Systeme wie Doxis. In Doxis legen Sie Lohnabrechnungen strukturiert ab, versenden sie über den Employee Self Service an Mitarbeiter und archivieren die Dokumente über die Aufbewahrungsfristen im Anschluss revisionssicher und gesetzeskonform.

Häufige Frage zu den Aufbewahrungsfristen von Lohnabrechnungen