Bewerbermanagement: Warum ein DMS nicht fehlen darf

Begriffe wie Bewerbermanagement, Bewerberverwaltung und E-Recruiting beschreiben alle dasselbe: Die Gesamtheit der Prozesse zur Besetzung einer offenen Position. Darunter zählen alle Aktivitäten von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Einstellung.

Warum ist gutes Bewerbermanagement so wichtig?

Von der vakanten Stelle bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag ist es ein weiter Weg: Nur wer sich als attraktive Arbeitgebermarke präsentiert, gewinnt und bindet in Zeiten des Arbeitnehmermarkts weiterhin Talente.

Effiziente Nutzung von Daten

Das Beste aus der Candidate Experience herauszuholen – das ist Aufgabe des Bewerbermanagements. Was das Beste ist, zeigen Daten. Personaler nutzen sie, um Dokumente zu analysieren, Kanäle für Stelleninserate zu identifizieren oder um die richtige Kandidatenansprache zu wählen. Die Bedeutung digitaler HR-Software für das Recruiting zeigt sich umso mehr mit Blick auf den Wettbewerb – beispielsweise entstehen in Bewerbungsprozessen hohe Absprungraten als Folge langer Wartezeiten.

Automatisierte Workflows

Digitalisierte Bewerbungsprozesse sind schneller, qualitativer und zahlen auf das Image der Employer Brand ein. Es sind Lösungen wie ein DMS, die alle Teilbereiche des Bewerbermanagements digital und zentral in einer Plattform vereinen. Das Zusammenspiel aus rechtssicheren Strukturen, automatisierten Workflows, transparenten Kommunikationswegen und datenbasierten Entscheidungen erhöht den Erfolg der Personalauswahl.

Was sind die Ziele des Bewerbermanagements?

Hauptziel des Bewerbermanagements ist es, einen qualifizierten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden. Möglichst so, dass aufgewendete Ressourcen wie Zeit und Geld im Bewerbungsprozess gering ausfallen.

Der Einsatz einer Bewerbermanagement-Software beschleunigt die Bewerberauswahl. Vorlagen im DMS oder automatisierte Analysen entlasten Personalabteilungen etwa bei Routineaufgaben. Der Zeitgewinn hat zwei Synergieeffekte: Schnellere Prozesse kosten weniger Geld und es bleibt mehr Zeit für eine wertschätzende Kommunikation mit Bewerbern und eine authentische Candidate Experience.

Was macht ein gutes Bewerbermanagement aus?

Bewerbermanagement ist gut, wenn es systematisch ist. So wie der Rechnungsworkflow im Unternehmen eindeutig geregelt ist, folgt auch das Bewerbermanagement einem klaren Ablauf. Bewerbermanagement-Softwares optimieren diesen. Das zeigt sich in schlanken Workflows sowie in einem objektiven und fairen Bewerbungsverfahren nach den Grundsätzen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes.

Damit Prozesse systematisch sind, müssen sie messbar sein. Messbare Prozesse schärfen diesbezüglich den Weitblick des Bewerbermanagements. Optimierungspotenziale hinsichtlich der Ausrichtung von Prozessen zeigen Ihnen Key-Performance-Indikatoren wie die Time-to-Hire oder Cost-of-Vacancy. Auch das strategische Management des Bewerberpools vereinfacht das Besetzen zukünftiger Positionen.

In einer digitalen Bewerberakte sammeln, speichern und verwalten Sie alle Dokumente rund um die Bewerbung rechtssicher und elektronisch. Die Dokumente sind in einer übersichtlichen Ordnerstruktur je nach Art des Dokuments abgelegt, so zum Beispiel Anschreiben, Lebensläufe und Zeugnisse.

Die digitale Bewerberakte sorgt dafür, dass alle Informationen DSGVO-konform an einem zentralen Ort gespeichert sind und nach den geltenden Vorschriften eingesehen, verwendet und wieder gelöscht werden. Einzelne Dokumente teilen Sie bei Bedarf unkompliziert und sicher mit berechtigten Mitarbeitern, zum Beispiel mit dem Manager der Fachabteilung, für die sich der Kandidat beworben hat.

Zusammengefasst ergeben sich für Sie aus der Verwendung der digitalen Bewerberakte mehrere Vorteile:

• Beschleunigte Bewerbungsprozesse dank zentraler Datenablage
• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Bewerbungsunterlagen
• Sichert die Integrität von Daten hinsichtlich geltender Compliance-Standards und DSGVO-Richtlinien
• Content Bridges verbinden digitale Bewerberakten mit HR-Tools wie SAP SuccessFactors

Einmal eingerichtet, automatisiert die digitale Bewerberakte die Ablage von Dokumenten. Sobald eine Bewerbung eingeht, finden Sie alle Dokumente in der Bewerbungsakte.

Typische Dokumente in einer digitalen Bewerberakte sind:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Bewerbungsschreiben
• Zertifikate
• Zeugnisse
• Arbeitsbescheinigungen

Bei der Ablage in Ordnern muss es sich nicht ausschließlich um Dokumente wie PDFs handeln. Moderne Bewerbungsprozesse setzen beispielsweise auf Bewerbungen per Sprachnachricht oder Video. Das DMS enthält alle vom Bewerber eingereichten Daten – unabhängig vom Format.

Die Ablage der Dokumente folgt im DMS einer einheitlichen Ordnerstruktur. Ordner speziell für das Dokument Lebenslauf, für Zertifikate und Arbeitsbescheinigungen sowie Ordner für Korrespondenzen mit den Kandidaten erhöhen die Übersichtlichkeit. Welche Dokumente noch fehlen, sehen Sie anhand der Ordnerstruktur.

Zentrale Verwaltung

Zuständige Rollen, Freigabeprozesse, Kommentare und Notizen zu einzelnen Dokumenten verwalten Sie direkt in der digitalen Bewerberakte. Das hat den Vorteil, dass für berechtigte Mitarbeiter alle Informationen sowie der Status der Bewerbung jederzeit abrufbar sind. Nach Abschluss der Bewerbungsrunde arbeitet das DMS für Sie weiter: Administrative Aufgaben wie das Einhalten von Aufbewahrungsfristen und das Löschen von Dokumenten finden automatisch statt. Ihr Fokus liegt so stets auf der Person und nicht der Administration.

Bewerbermanagement-Softwares sind speziell für das Recruiting entwickelte digitale Lösungen.

Beispiele für führende Bewerbermanagement-Systeme sind:

• SAP SuccessFactors: AI-driven und innovativ koordinieren Sie Bewerbungen in der Human Experience Management Suite von SAP. HR Analytics, Sales Performance und Tools für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind Teil der Suite.
• Personio: Die Bewerbermanagement-Software von Personio richtet sich mit ihren Funktionen insbesondere an KMUs. Lösungen für große Unternehmen gibt es ebenfalls. Funktionen des Talent Managements setzen auf People Workflow Automation von der Einstellung bis zum Onboarding.
• Softgarden: CV Parsing, Multiposting sowie Vorlagen für Nachrichten und Stellenanzeigen sind Teil der Bewerbermanagement-Software. Ihren Recruiting-Prozess erweitern Sie um Employer-Branding-Maßnahmen durch Buchung der Talent Acquisition Suite. Sie beinhaltet alle Funktionen des Bewerber- und Talentmanagements.
• Talentstorm: Talentstorm ist eine Bewerbermanagement-Software für den Mittelstand. Sie beinhaltet Funktionen für das Employer Branding sowie moderne Funktionen wie CV Parsing und Multiposting.
• Sage: Das für KMUs entwickelte Bewerbermanagement ist entweder allein buchbar oder in der All-in-one-Software erhältlich. Funktionen der Software sind in Module unterteilt, die Unternehmen flexibel und kosteneffizient hinzubuchen oder abbestellen.

Die vorgestellten Bewerbermanagement-Systeme bieten Recruiting-Teams höchste Flexibilität. Erweiterungen in Form von Add-ons, die Integration in andere Personalmanagement-Systeme oder Updates ermöglichen individuelle und zeitgemäße Bewerbungsprozesse. Neueste Recruitingmethoden wie Bewerbungen per WhatsApp oder Sprachnachricht sind in der gleichen Software realisierbar.

Die Rolle eines DMS

Dennoch ist der Anwendungsbereich eines Bewerbermanagement-Systems begrenzt. Aufgaben des Bewerbermanagements sind zu einem großen Teil mit der Verwaltung von Bewerberdaten verbunden. Für eine umfassende Verwaltung aller Dokumente ist ein DMS die richtige Wahl. Es schafft eine allgemeine Datenbasis für die Verwaltung von Dokumenten und das über alle Geschäftsbereiche hinweg. Die Übertragung von Bewerberdaten in Personaldaten oder das rechtskonforme Löschen von Datensätzen automatisiert ein DMS für Sie.

Den Bewerbungsprozess optimieren und Bewerberdaten sicher verwalten: Das gelingt durch die Kombination eines DMS mit einem Bewerbermanagement-System. Unser Beispiel zeigt, wie Sie unser DMS Doxis in das Bewerbermanagement-System SAP SuccessFactors integrieren. Prinzipiell können Sie Doxis in jedes System für das Bewerbermanagement integrieren.

Für das Bewerbermanagement nutzen Sie Doxis entlang der Candidate Journey. Zugriff auf das DMS haben dank Microsoft-Teams-Integration auch Personen, die nicht Teil der Personalabteilung sind. Abteilungsmanager erhalten über Microsoft Teams einen temporären Zugang auf die Bewerberdokumente und bereiten sich auf das Vorstellungsgespräch vor.

Vertragserstellung und digitale Unterschrift

Auch im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses ist Doxis ein hilfreiches Tool: Wird der Kandidat zum Mitarbeiter, können die Stammdaten direkt zur Vertragserstellung übernommen werden. Stimmen die Vertragsbedingungen, unterschreibt der Kandidat über ein angebundenes Signatursystem, wie DocuSign, AdobeSign und weitere, direkt digital.

Das Bewerbermanagement stellt nur einen kleinen Teil des Aufgabenspektrums in der HR-Abteilung dar. Was also passiert nach dem unterschriebenen Arbeitsvertrag?

Nach Eingang wandelt Doxis die Bewerberakte selbstständig in eine Mitarbeiterakte um. Das heißt, alle bisher gesammelten Stammdaten sowie die Dokumente werden automatisch übernommen.

Fehlen noch Stammdaten, stößt Doxis einen Workflow an, um die fehlenden Informationen einzuholen. Gleichzeitig legt Doxis Aufgaben für das Onboarding an, beispielsweise bei der IT zur Beschaffung der Technik oder beim Abteilungsleiter zur Erstellung des Onboarding-Plans.

Der Dreh-und-Angelpunkt für alle Mitarbeiterinformationen

eAU, Urlaubsanträge, Protokolle von Mitarbeitergesprächen oder Gehalts- und Lohnabrechnungen: Die Mitarbeiterakte wird zum Begleiter, bis der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. In der Zwischenzeit werden alle Dokumente zentral und DSGVO-konform in der jeweiligen Mitarbeiterakte archiviert.

Ein DMS ist zentraler Bestandteil des Bewerbermanagements und der Verwaltung der mitarbeiterbezogenen Dokumente. Von der Bewerbung bis zum Renteneintritt befinden sich alle Dokumente eines Mitarbeiters in der jeweiligen Mitarbeiterakte. Bereits im Bewerbungsprozess steigert ein DMS wie Doxis die Effizienz und Genauigkeit der Auswahl messbar: Die Time-to-Hire sinkt.

Zudem unterstützt Sie das DMS bei der DSGVO-konformen Verwaltung von Bewerber- und Mitarbeiterdaten sowie bei der Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die Dokumente sind zentral im System und nicht auf privaten Rechnern gespeichert und können einmalig mit berechtigten Mitarbeitern geteilt werden.