eAU – Arbeitgeber sind in der Pflicht

Das Digitale-Versorgung-und-Pflege-Modernisierungs-Gesetz (DVPMG), am 18. Juni 2019 vom Bundestag beschlossen, nimmt jetzt auch Unternehmen in die Pflicht: Seit dem 01. Januar 2023 sind Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) bei der Krankenkasse digital anzufordern und zu verarbeiten. Wie verändern sich die Prozesse in Unternehmen und welche Vorteile entstehen?

Was ist die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit, die Ärzte in elektronische Form an die Krankenkassen übergeben. Damit entfällt der übliche Vorgang, bei dem der Patient die AU als Ausdruck („gelber Schein“) erhält und diese selbst an die Krankenkasse und den Arbeitgeber übergeben musste.

Was enthält die eAU?

Die digitale Krankmeldung unterscheidet sich im Inhalt nicht von der Papierform. Weiterhin sind folgende Informationen in der eAU enthalten:

Vollständiger Name des Mitarbeiters
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie das Datum der Feststellung
Information zur Erst- oder Folgekrankschreibung

Die Diagnose selbst darf nicht von der Krankenkasse an den Arbeitgeber mit übergeben werden.

Wie erhält der Arbeitgeber die eAU?

Wie zuvor ist der Mitarbeiter nach § 5 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) verpflichtet, bei mehr als drei Fehltagen eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Der Arbeitgeber kann dann bei der jeweiligen Krankenkasse digital die eAU anfordern und über einen Kommunikationsserver abholen. Dies erfolgt direkt über das jeweilige Entgeltprogramm.

Tipp: Die eAU ist oft erst am Tag nach der Krankschreibung zuverlässig bei der Krankenkasse abrufbar. Passen Sie Ihren Workflow dahingehend an, um mögliche Blockaden aufzulösen.

Gibt es Ausnahmen?

Es gibt verschiedene Fälle, in denen die eAU (noch) nicht möglich ist:

Bei Krankheit eines Kindes des Mitarbeiters
Bei privat Versicherten
Bei Krankschreibungen aus dem Ausland

Dann hat der Mitarbeiter die jeweilige Bescheinigung in Papierform vorzulegen. Dies gilt ebenso, wenn es zu technischen Störungen etwa bei der Arztpraxis kommt und eine eAU nicht möglich ist.

Workflow der Krankmeldung in Unternehmen

Hey Doxi, wie ist der Workflow der Krankmeldung in Unternehmen?

1. Kenntnis über die Arbeitsunfähigkeit

Sobald ein Mitarbeiter Arbeitsunfähig wird, hat er den Arbeitgeber zu informieren. Spätestens nach dem dritten Fehltag ist dies durch einen Arzt zu bescheinigen und die Dauer der voraussichtlichen Abwesenheit anzugeben.

Unternehmen handhaben die Informationsübertragen unterschiedlich. In der Regel sind die Personalabteilung sowie der direkte Vorgesetze per Mail oder per Telefon zu informieren.

2. Fehlzeit im Zeiterfassungssystem hinterlegen

Unmittelbar nach Kenntnisnahme beginnt in der HR-Abteilung der Workflow. Alle Fehltage sind direkt in das Zeiterfassungssystem zu übertragen. Dadurch erhalten die Zuständigen der Entgeltabrechnung, beispielsweise der Steuerberater, die Information über die Abwesenheit des Mitarbeiters.

3. Anforderung der eAU bei der Krankenkasse

Über eine Schnittstelle fordert der zuständige HR-Mitarbeiter die eAU direkt aus dem Entgeltprogramm bei der Krankenkasse an.

4. Zeiterfassung aktualisieren

Nach Vorlage der eAU passt die HR-Abteilung die Zeiterfassung des Mitarbeiters an und aktualisiert für die Fehltage „Krank ohne AU“ bzw. „Krank mit AU“.

Umgang mit der eAU

Ablage in der Mitarbeiterakte

Bei einer Krankmeldung handelt es sich um sensible Daten, die besonders schützenswert sind. Elektronische Krankmeldungen sind daher gesondert und durch den Zugriff Unbefugter abzulegen. Idealerweise arbeitet die HR-Abteilung mit zugriffsbeschränkten elektronischen Mitarbeiterakten. Lediglich Mitarbeiter der HR-Abteilung und der Entgeltabrechnung dürfen Zugriff auf die Akte haben.

Digitale Archivierung

Die DSGVO sieht den Schutz personenbezogener Daten vor und legt Aufbewahrungs- und Löschfristen fest. Für die Krankschreibung bzw. die eAU gibt es allerdings keine genauen Aufbewahrungsfristen. Orientieren Sie sich daher an den Aufbewahrungs- und Löschfristen im Rahmen der Entgeltfortzahlung.

Vorteile der eAU für Arbeitgeber

Schnellere Bearbeitung

Nachdem sich der Mitarbeiter krank gemeldet hatte, konnte es bisher ein paar Tage dauern, bis die AU per Post oder direkt vom Mitarbeiter eingereicht wurde. Bis zum Eingang der AU konnte die Krankmeldung also nur bedingt bearbeitet werden. Durch die eAU beschleunigt sich dieser Prozess. Schon am gleichen Tag – spätestens am Folgetag – kann die eAU über die Krankenkasse angefordert und bearbeitet werden.

Entlastung der Mitarbeiter

Im Krankheitsfall muss sich der Mitarbeiter nicht mehr darum kümmern, dass die AU zum Arbeitgeber kommt. Er ist lediglich dazu verpflichtet, den Arbeitgeber über die Krankschreibung zu informieren. Dieser holt die eAU dann selbstständig bei der Krankenkasse ab.

Keine Medienbrüche

Bisher erhielt der Arbeitgeber die AU im Original, also in Papierform. Da die Prozesse, insbesondere in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern, vermehrt digital gestaltet sind, entstand ein Medienbruch. Die AU musste durch einen Mitarbeiter eingescannt und digital abgelegt werden. Durch die eAU laufen nun sämtliche Prozesse digital ab und es entsteht kein Medienbruch mehr – ein weiterer Schritt Richtung papierloses Büro.

Lückenlose Dokumentation

Die Dauer der Krankmeldung sowie Informationen zu Erst- oder Folgekrankmeldungen stehen einfacher und schneller für den Arbeitgeber zur Verfügung. Dadurch kann er frühzeitig für Vertretungen, Absage von Terminen und die Verschiebung von Deadlines sorgen.

Voraussetzungen für Arbeitgeber

Entgeltprogramm mit Schnittstelle

Für die Anforderung und das Abholen der digitalen Krankmeldung bei der Krankenkasse ist ein Entgeltprogramm mit einer entsprechenden Schnittstelle erforderlich. Bis Ende 2022 war die Aufrüstung auf ein solches Programm zwingend notwendig.

Anpassung der Workflows

Durch die eAU verändert sich der übliche Workflow bei Krankmeldung eines Mitarbeiters. Das entsprechende System, wie SAP SuccessFactors oder SAP-HCM, muss darauf vorbereitet werden. Bedenken Sie jedoch, dass sich der Prozess nicht immer ändert. Mitarbeiter mit einer privaten Krankenkasse legen weiterhin die Krankmeldung in Papierform vor.

Zugriffsgeschütze elektronische Mitarbeiterakten

Da es sich bei einem Krankenschein um höchst sensible personenbezogene Daten handelt, sollten diese nur durch eine bestimmte Personengruppe einsehbar sein. Ein digitales Berechtigungskonzept mit Zugriffsbeschränkungen ist also zwingend notwendig. Idealerweise nutzen Sie hierfür ein Dokumentenmanagement-System mit revisionssicherem Archiv. Für alle Mitarbeiter werden elektronische Akten angelegt, die dann sämtliche Stammdaten, Dokumente und weitere Informationen enthalten.

Die häufigsten Fragen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber in Bezug auf die eAU?

Seit dem 01.01.2023 ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, anstatt der papiergebundenen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die eAU bei Krankenkassen anzufordern und zu verarbeiten.

Welche Pflichten haben Arbeitnehmer in Bezug auf die eAU?

Arbeitnehmer unterliegen nur noch der Meldepflicht bei Ausfall. Weiterhin gilt: Spätestens ab dem dritten Fehltag ist eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Es entfällt die Pflicht, die AU an den Arbeitgeber weiterzuleiten, da dieser die eAU direkt von der Krankenkasse erhält.

Wie erhält der Arbeitgeber die Krankmeldung?

Nach Kenntnisnahme der Krankmeldung durch den Mitarbeiter kann der Arbeitgeber die eAU über das Entgeltprogramm direkt bei der Krankenkasse anfordern.