Fuhrparkmanagement mit Doxis: digital, automatisiert, skalierbar und nachvollziehbar

Alle Fahrzeuge eines Unternehmens bilden in Summe einen Fuhrpark. Mitarbeiter nutzen die Fahrzeuge, um Kunden zu besuchen, Waren und Güter zu transportieren und diese auszuliefern. Damit alle Abläufe effizient sind, managen Fuhrparkverantwortliche die Flotte. Sie beschaffen Fahrzeuge, pflegen sie und veräußern sie. Digitale Lösungen unterstützen sie bei ihrer Arbeit so, dass der Betrieb der Fahrzeuge für Unternehmen kosteneffizient und nachvollziehbar ist.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Doxis Ihren Fuhrpark managen.

Der Fuhrpark umfasst alle Fahrzeuge, die ein Unternehmen im Einsatz hat. Das können Autos, E-Bikes, Flugzeuge oder andere Fortbewegungsmittel sein. Landwirtschaftliche Unternehmen nutzen Traktoren und Mähdrescher, Logistikunternehmen setzen zum Transport Lkws ein und Consultingfirmen Betriebswagen. Die Mindestanzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark ist eins. Von einer Flotte ist die Rede, wenn ein Unternehmen mehrere Fahrzeuge nutzt.

Dabei unterscheidet sich die Nutzungsweise der Fahrzeuge innerhalb eines Fuhrparks. Gehen wir von einem Unternehmen mit einer Autoflotte aus, sind das mögliche Nutzungsmodelle:

• Dienstwagen: Ein Fahrzeug ist genau einer Person zugeordnet.
• Poolfahrzeuge: Mehrere Personen nutzen ein Fahrzeug nacheinander.

Fuhrparkmanagement, auch Fuhrparkverwaltung, Flottenmanagement oder Fahrzeugmanagement genannt, meint sämtliche Prozesse, die mit den Fahrzeugen eines Unternehmens verbunden sind – von der Fahrzeugbeschaffung über die Wartung bis zur Veräußerung. Richtig umgesetzt, sorgt das Fuhrparkmanagement für volle Prozess- und Kostentransparenz. Auf einen Blick ist sichtbar, welche Fahrzeuge sich im Carpool befinden, welcher Fahrer welches Fahrzeug gerade nutzt und ob ein Fahrzeug für den Personen- oder Gütertransport gedacht ist.

Von der Makroebene auf die Mikroebene schließen

Diese Betrachtung auf Makroebene vereinfacht wiederum das Controlling von Fahrzeugen auf Mikroebene. Denn das Fahrzeugmanagement setzt sich aus vielen kleinen Elementen zusammen, die in Summe ohne transparente und strategische Prozesse unübersichtlich werden. Wann müssen Sie den Luftdruck der Reifen prüfen? Welches Fahrzeug befindet sich gerade nicht im Carpool und wie lange? Welches Personal ist eigentlich Fahrpersonal? Fuhrparkmanager kümmern sich darum, dass die Antworten auf diese Fragen jederzeit vorhanden sind.

Auf Unternehmensebene unterstützt das die Entscheidungsfindung der Geschäftsführung. Sie kann auf Basis der Fuhrparkdaten genauestens einschätzen, wie wirtschaftlich die Flotte ist und welche kleinen Optimierungen den Fuhrpark auf Wertschöpfungs- und Effizienzebene stark verbessern.

Konkrete Aufgaben im Fuhrparkmanagement im Überblick:

• Termine verwalten: Wer nutzt das Fahrzeug in welchem Zeitraum?
• Fristen überwachen: Wann läuft der Leasingvertrag aus?
• Gesetzliche Anforderungen erfüllen: Haben wir die Führerscheinkontrollen korrekt umgesetzt?
• Ordnungswidrigkeiten bearbeiten: Sind alle Strafzettel für zu schnelles Fahren bezahlt?
• Reparaturen bearbeiten: Wie ist der Reparaturstatus des aktuellen Schadenfalls?
• Fahrzeuge warten und instand halten: Wann ist der nächste Termin zur Hauptuntersuchung?
• Reportings erstellen: Wie haben sich die KPIs von Periode 1 zu Periode 2 verändert?
• Kosten kontrollieren: Stimmen Kostenziele und Ist-Zustand überein?

Übrigens übernehmen Fahrzeugmanager auch Kommunikationswege. Sie korrespondieren im Schadenfall mit Werkstätten, verhandeln Verträge und Konditionen mit Leasingfirmen und übernehmen Versicherungswege. So bleibt die gesamte Kommunikation in einer Hand.

Je mehr Fahrzeuge in der Flotte sind, desto komplexer ist es, den Fuhrpark zu verwalten. Insbesondere Transportunternehmen wie Speditionen zählen in ihrer Flotte mehrere Hundert Fahrzeuge. Die Anzahl an zu verwaltenden Dokumenten ist noch höher. Diese Daten manuell zu erfassen, ist fehleranfällig und aufwendig.

Noch fehleranfälliger sind Prozesse, wenn sie nicht ineinandergreifen, die Wartungstermine also in einer Excel-Tabelle stehen, Mitarbeiter Belegungspläne noch schriftlich ausfüllen und Systeme Schäden nicht automatisch erfassen. Dann sorgen die Medienbrüche für intransparente Informationen.

Im Schadenfall ist zum Beispiel nicht klar, wer den Schaden verursacht hat, weil Fahrer X sich nicht in die Liste eingetragen hat. So entstehen Ihrem Unternehmen Kosten, die Sie im schlimmsten Fall nicht einmal zuordnen und somit nicht optimieren können.

Die Lösung für ein transparentes Fahrzeugmanagement ist eine Fuhrparkmanagement-Software.

Digitale Fuhrparkmanagement-Lösungen erfassen prozessbezogene Daten. Mögliche Lösungen unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang. Best-of-Breed-Software ist auf eine bestimmte Funktion wie zum Beispiel Schaden- oder Fristenmanagement spezialisiert. All-in-one-Software bildet hingegen sämtliche Prozesse des Fuhrparkmanagements ab – und das für alle Nutzer.

Buchen sich Mitarbeiter ein Fahrzeug aus der Flotte, sehen sie alle relevanten Daten digital ein:

• Welche Fahrzeuge verfügbar sind
• Daten des ausgewählten Fahrzeugs
• Rückgabetermine und Belegungspläne

Auch mit der Fahrzeugnutzung verbundene Aufgaben lassen sich direkt in der Software dokumentieren. Fahrer führen das Fahrtenbuch digital, den Kilometerstand erfasst die Software automatisiert und auch den Führerschein können Fahrer in der Software hinterlegen. Softwarelösungen entlasten ebenso Fahrzeugmanager. Denn Fuhrparkmanagement-Lösungen digitalisieren das mit dem Fuhrpark verbundene Workflow- und Aufgabenmanagement: Fristen-Workflows, Schadensprozesse, GPS-Tracking und vieles mehr.

Eine solche Software bietet zum Beispiel unser SER Gold Partner HK Consulting. Sie verbinden eine Vielzahl von Prozessen in einer auf Doxis basierenden durchgängigen und digitalen Lösung.

In Doxis managen Sie sämtliche dokumentenbezogenen Prozesse, die im Zusammenhang mit Fuhrparkthemen stehen: Sie erstellen, bearbeiten, verwalten und archivieren Dokumente über ihre gesamte Lebensdauer. Doxis ist jedoch mehr als nur ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Es besitzt verschiedene Integrationstiefen und bindet sich per Schnittstelle an Drittsysteme an.

Doxis vereinfacht nicht nur Prozessschritte, es automatisiert diese auch. In Summe erhalten Sie auf Basis von Doxis einen 360-Grad-Blick über alle Prozesse im Fahrzeugmanagement.
Das sind die Vorteile auf einen Blick:

• Sammeln Sie alle Fahrzeugdaten an einem Ort.
• Sorgen Sie mit der hinterlegten Car Policy für höchste Verkehrssicherheit.
• Sehen Sie in Doxis Termine und Fristen ein.
• Lassen Sie sich von Doxis automatisiert an anstehende Termine und Fristen erinnern.
• Stoßen Sie direkt aus Doxis heraus Workflows des Flottenmanagements an.
• Bearbeiten Sie jede mit einem Fahrzeug verbundene Aufgabe digital.
• Legen Sie Dokumente automatisiert in der korrekten digitalen Akte ab.
• Automatisieren Sie Routineaufgaben wie das Erfassen von Dokumenten.
• Verwalten Sie die Kilometer direkt auf der Plattform.

Im Ergebnis erhalten Sie mit Doxis eine nachvollziehbare Dokumentenübersicht und schaffen transparente Prozesse.

Hey Doxi, wie könnte ein Workflow innerhalb des Fuhrparkmanagements in Doxis aussehen?

Jedes Unternehmen, das einen Fuhrpark besitzt, benötigt ein Fuhrparkmanagement – entweder intern oder extern. Digitale Lösungen wie Doxis ermöglichen beides. Fahrzeugmanager verwalten den Fuhrpark digital Ende zu Ende. Für Mitarbeiter bedeutet End-to-End von der Antragstellung bis zur Rückgabe. Für Fuhrparkmanager bedeutet es von der Beschaffung bis zur Veräußerung eines Vehikels. So sind alle Prozesse im Fuhrparkmanagement nachvollziehbar, also auch datentechnisch erfassbar. Das lässt gezielte Optimierungen zu und sorgt für höchste Kosteneffizienz für Ihr Unternehmen.

Häufige Fragen zum Fuhrparkmanagement