Geschäftsprozesse neu denken – Know-how zur Prozessautomation

Das intelligente Automatisieren und Optimieren von Geschäftsprozessen gilt besonders seit COVID-19 als Chance für Wettbewerbsvorteile und Sicherung der Zukunftsfähigkeit. Unternehmen versprechen sich davon, effizienter zu werden, Compliance einzuhalten und Kosten zu sparen. Wie können sie das erreichen?

Alle Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse immer wieder überprüfen, justieren oder sogar neu erfinden, um im Wettbewerb zu bestehen. Krisenbedingter Handlungszwang, neue Geschäftsmodelle und hybride Arbeitsszenarien bringen sie nun verstärkt dazu, ihre digitale Prozesstransformation zu beschleunigen und die Automation und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse kontinuierlich anzupassen.

Der Erfolg in jedem dieser Bereiche hängt von der Fähigkeit ab, die digitale Transformation und Automatisierung voranzutreiben und Prozesse, Daten und Dokumente nahtlos zu integrieren. Anwender*innen benötigen den direkten Zugang zu Wissen und Inhalten. Nur dann können sie Anfragen beantworten, Verträge managen oder Projekte freigeben – ob im Homeoffice oder im Büro. Wenn sie nicht die aktuellsten Informationen zu einem Vorgang finden oder lange brauchen, um herauszufinden, wer diesen zuletzt bearbeitet hat, können sie ihre Arbeit nicht effizient, Compliance-konform und termingerecht erledigen.

Um die Grundlagen für das Geschäftsprozessmanagement zu schaffen, wird eine Plattform benötigt, die Prozesse und relevante Inhalte miteinander verknüpft und sie der richtigen Person im richtigen Kontext und zur richtigen Zeit zur Verfügung stellt. So kann diese ihre Aufgaben zeitnah, sicher und effizient erledigen. Eine Enterprise Content Management (ECM) Plattform wie Doxis der SER Group als „single source of truth“ kann auch Inhalte aus anderen Anwendungen einbinden und beinhaltet bereits Business Process Management (BPM)-Tools. Unternehmen können so digitale, transparente End-to-End-Prozesse erstellen. Die Plattform fungiert als Drehscheibe für alle Dokumente und Prozesse und deren intelligente Automatisierung.

Intelligente Funktionen (Cognitive Services), die in die Plattform eingebettet sind, ermitteln automatisiert z.B. fehlende Informationen. Sie stellen sie bereit, verknüpfen Dokumente und Inhalte und priorisieren Aufgaben. Die Compliance wird durch Zugriffskontrollen sichergestellt. Dokumente werden automatisiert ausgelesen, bewertet und an die richtigen Anwendungen und Personen weitergeleitet. Geschäftsprozesse können auch die automatisierte Stimmungsanalyse von Inhalten nutzen, um Antworten an verärgerte oder besorgte Kunden zu priorisieren oder es Kunden ermöglichen, selbst ihre Schadensformulare, Fotos und andere Beweise hochzuladen, um die Bearbeitung zu beschleunigen.

Praxistipps, Checklisten und Anwenderbeispiele geben den Leser*innen viele Anregungen für ihre eigene Strategie. Beispiele zur Eingangsbearbeitung von Dokumenten, Vertragsmanagement, Schadenabwicklung, Kundenbetreuung u.a. vermitteln, wie sich Prozesse je Anwendungsfall und Branche erfolgreich gestalten lassen. Sie zeigen, dass Menschen, Technologien und Prozesse zur erfolgreichen Umsetzung zusammengehören, und pragmatische, agile Ansätze schnell greifbare Ergebnisse liefern.

Diese Verbesserungen lassen sich bei minimalem Einarbeitungsaufwand innerhalb weniger Wochen erreichen. Bestehende Geschäftsanwendungen und ihre Daten können dabei ganz einfach weiter genutzt werden. Mit einer modernen BPM-Umgebung stellen sich Unternehmen zukunftssicher auf und schützen sich vor Geschäftsunterbrechungen.

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* Marktforschungsstudie ECM Insights 2020 der SER Group; Befragungszeitraum Januar - Dezember 2020; n = 650 CIOs, Prozessverantwortliche & IT-Leiter in Unternehmen der DACH-Region aller Branchen mit über 100 Mio. € Umsatz