ISO 16175: Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten erfüllen

Bei der ISO 16175 handelt es sich um eine international anerkannte freiwillige Norm. Sie definiert, wie Unternehmen und Behörden elektronische Dokumente und Daten verwalten, aufbewahren und über die Aufbewahrungsfrist zugänglich archivieren. Software, die den Anforderungen der ISO 16175 entspricht, erleichtert eine ordnungsgemäße Archivierung und erfüllt gesetzliche sowie regulatorische Vorgaben.

Da es sich bei der ISO 16175 um eine Normreihe handelt, ist sie in mehrere Teile gegliedert:

• ISO 16175-1 definiert Grundsätze und funktionale Anforderungen an ein DMS

• ISO 16175-2 regelt weiterführende funktionale Anforderungen an ein DMS, um elektronische sowie physische Dokumente zu verwalten

• ISO 16175-3 setzt Leitlinien für die digitale Archivierung von Dokumenten und Daten

Ist die ISO 16175 eine verpflichtende Norm?

Zwar handelt es sich bei der ISO 16175 um eine freiwillige Norm, viele Anforderungen der Norm können jedoch für Unternehmen gesetzlich verpflichtend sein – zum Beispiel die Versionierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten oder deren revisionssichere Archivierung. Die Gesetzesgrundlage schaffen nationale Gesetze wie in Deutschland das Handelsgesetzbuch (HGB) oder die Abgabenordnung (AO), deren gesetzliche Anforderungen bzw. Umsetzung zumindest indirekt von der ISO 16175 beeinflusst wurden, nicht aber die internationale Norm selbst.

Aus diesem Grund unterstützt die ISO 16175 Unternehmen dabei, Dokumentenprozesse über Ländergrenzen hinweg Compliance-konform aufzubauen. Eine der ISO 16175 entsprechende Buchhaltung ist nicht nur GoBD-konform, sondern erfüllt auch die gesetzlichen Anforderungen in Frankreich, Italien oder den USA. Ob Systeme die ISO 16175 berücksichtigen, zeigen Zertifizierungen.

Was sind die Ziele der ISO 16175?

Die ISO 16175 gibt Unternehmen wie auch Behörden eine Orientierung, wie sie Dokumente in elektronischen Systemen rechtssicher aufbewahren. So ist die ISO 16175 als Rahmenwerk zu verstehen, um regulatorische Vorgaben für aufbewahrungspflichtige Dokumentenprozesse zu erfüllen. Auf Organisationsseite bedeutet das verlässliche Dokumentenprozesse:

• Rechtssichere Prozesse: Organisationen erfüllen gesetzliche Anforderungen an die Archivierung, managen Dokumente rechtskonform und sind auf Audits vorbereitet.

• Effiziente Prozesse: Strukturierte und standardisierte Dokumentenmanagement-Prozesse sind ressourceneffizient und beschleunigen Workflows.

• Sichere Prozesse: Die ISO 16175 minimiert Risiken wie Dokumentenverluste, unberechtigte Zugriffe oder Datenmanipulation.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das den zentralen Anforderungen beziehungsweise Prinzipien der ISO 16175 entspricht, erfüllt die folgenden acht Funktionen:

1. Hinterlegt Daten wie Herkunft und Echtheit von Dokumenten nachvollziehbar
2. Archiviert Dokumente unveränderbar
3. Sichert und speichert Daten wie elektronische Signaturen oder Metadaten nach ISO 16175
4. Sichert nachvollziehbare Dokumentenprozesse über den gesamten Lebenszyklus – Dokumente erstellen, bearbeiten, archivieren
5. Versioniert Änderungen in Dokumenten (Versionsverwaltung)
6. Regelt Zugriffsrechte und Berechtigungen
7. Speichert Dokumente verfügbar 8. Besitzt unabhängige Dateiformate, die eine Langzeitarchivierung ermöglichen

Für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen ist die ISO 16175 eine zentrale Norm, um Dokumentenmanagement-Prozesse zu optimieren.

Rolle der ISO 16175 im Qualitätsmanagement

Im Qualitätsmanagement von Dokumentenprozessen unterstützt die ISO 16175 die Dokumentenlenkung und sichert Prozesse ab. Ein nach dem internationalen Standard zertifiziertes DMS:

• Stellt Anforderungen, wie Dokumente zu erfassen und zu kontrollieren sind
• Verbessert die Rückverfolgbarkeit von Änderungen in Dokumenten
• Harmonisiert mit QM-Standards nach ISO 9001 und ergänzt diese

Rolle der ISO 16175 im Records Management

Einen besonders hohen Stellenwert nimmt die ISO 16175-zertifizierte Software im Records Management ein. Denn das Records Management, auch Schriftgutverwaltung genannt, befasst sich mit der revisionssicheren Archivierung, Kontrolle und Verwaltung von Dokumenten über ihren Lebenszyklus von der Erstellung über die Verarbeitung bis hin zum Aufbewahren und Löschen.

Eine zertifizierte Software

• garantiert vollständige Kontrolle und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus.
• bewahrt Dokumente und Daten unveränderbar auf.
• archiviert Dokumente gemäß ihren Aufbewahrungs- und Löschfristen rechtskonform.

Rolle der ISO 16175 im Informations- und Dokumentenmanagement

Zuletzt optimiert die ISO 16175 Abläufe im Informations- und Dokumentenmanagement. Hier greifen nun alle Bereiche ineinander: Das Informations- und Dokumentenmanagement stützt das Records Management und Prozesse des Qualitätsmanagements. Für ein nach internationalem Standard zertifiziertes DMS bedeutet dies konkret:

• Verwaltet Dokumente unabhängig vom Format und der Ursprungsquelle
• Definiert Richtlinien für die Klassifizierung und Indexierung
• Macht Dokumente schnell auffindbar und zugänglich

Organisationen steuern ihre Dokumentenprozesse über Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) mit integriertem DMS. Anhand von Zertifizierungen erkennen Sie, ob ein ECM-System die Anforderungen der ISO 16175 erfüllt. Ein solches ECM-System ist Doxis Intelligent Content Automation (ICA).

Doxis ist ISO 16175:2020-zertifiziert. In ihrem Prüfbericht bestätigt die unabhängige Zertifizierungsstelle Van Bussel Document Services, dass Doxis rund 300 branchen- und technologieneutrale Anforderungen im Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten erfüllt, zum Beispiel:

• die Bedingungen, unter denen Informationen erfasst und verwaltet werden
• die Definition von Prozessen
• Aufbewahrungs- und Löschregeln
• die Unterstützung einer Compliance-gestützten Arbeitsweise

Kurz gesagt: Wählen Sie Doxis als ECM-System, entscheiden Sie sich für einen umfassenden Dokumentenschutz und intelligente Workflows – gesetzliche Aufbewahrungsfristen hält Doxis beispielsweise automatisiert ein.

In Unternehmen erzeugen heutzutage zahlreiche Geschäftsanwendungen ständig neue Daten, die gespeichert werden müssen. Einige davon sind manipulierbar oder enthalten ausschließlich die aktuellen Daten, nicht aber die vorherigen Versionen. Für geschäftliche Anwendungen sind solche Daten durchaus legitim. Sobald die Daten aber einen zuverlässigen Nachweis über Geschäftsfunktionen und -prozesse liefern sollen, müssen Dokumente unantastbar und nachvollziehbar gespeichert sein – Systeme müssen also in der Lage sein, Dokumente zuverlässig und integer aufzubewahren.

In diesem Zuge erfüllt ISO 16175-zertifizierte Software sämtliche gesetzliche Anforderungen, die eine Organisation bei der Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten beachten muss. Zum Beispiel regelt die ISO 16175, wie Dokumente abliegen müssen und welche Funktionen ein zertifiziertes System besitzt. Als ISO 16175-zertifizierte Software gehen Sie mit Doxis das Dokumentenmanagement rechtssicher an. Bewahren Sie ein Schriftgut in Doxis auf, können Sie sicher sein, dass es gesetzeskonform abliegt – und das zu jedem Zeitpunkt seines Lebenszyklus.