Kombiverkehr bringt Informationen mit Doxis SaaS ins Rollen

„Im Jahre 2015 hätte uns eine Lage wie die heutige kalt erwischt: Wir hätten nicht mehr arbeiten können, weil alles Papier-getrieben war, von der Ablage bis zum Bankengeschäft. Mit Doxis stellen wir heute zum Glück unsere Business Continuity sicher“, so Christian Franz, Kaufmännischer Leiter bei Kombiverkehr. Mit Doxis SaaS bildet das Transportunternehmen heute wesentliche Geschäftsprozesse digital ab: Von der Auftragsbearbeitung über das Schaden- und Forderungsmanagement bis hin zur Rechnungsverarbeitung können Mitarbeiter Vorgänge ortsunabhängig steuern. Dank schlanker Prozesse und intelligentem Informationsmanagement erfüllt Kombiverkehr sein Kundenversprechen noch besser und bietet eine der sichersten und zuverlässigsten Transportmöglichkeiten in ganz Europa.

900.000 LKW-Sendungen pro Jahr rollen mit Kombiverkehr über ein Straße-Schiene-Netz, das von Skandinavien bis ans Mittelmeer und von der Atlantikküste bis nach Osteuropa reicht. Unternehmen, die Personalaufwand, Verzögerungen durch Staus sowie Mautgebühren reduzieren wollen und gleichzeitig eine umweltschonende Transportlösung suchen, nutzen das Angebot von Kombiverkehr. Bei jedem dieser Transporte fallen zahlreiche Dokumente an: Verträge und Auftragsbestätigungen für Kunden, transportbegleitende Dokumente, Zollunterlagen sowie Rechnungen für die Nutzung des Schienennetzes, die pro Dokument bis zu 5.000 Seiten umfassen. Bis 2015 bearbeitete Kombiverkehr all das auf Papier – und stellte fest, dass sich damit kein zukunftsfähiges Geschäft sicherstellen lässt. „Wir haben nach einer digitalen Lösung gesucht, die im Vergleich zu einem herkömmlichen Dokumentenmanagement-System mehr kann als nur Archivierung. Es ging uns zu 70 Prozent um die Abbildung von Geschäftsprozessen“, erinnert sich Christian Franz. Gleichzeitig war dem Transportunternehmen klar, dass es auf eine zukunftsfähige, ressourcensparende Lösung setzen wollte: „Wir haben festgestellt, dass wir eine SaaS-Lösung benötigen, weil wir es als Erfolgsfaktor ansehen, dass unser neues System nicht im Rechenzentrum von Kombiverkehr liegt, damit Desaster Recovery und Business Continuity immer sichergestellt sind“, erzählt Christian Franz und fügt hinzu: „Dass das die richtige Entscheidung war, sehen wir heute, wo alle Mitarbeiter jederzeit problemlos ins Homeoffice umsiedeln können. Wir würden uns immer wieder für Doxis als SaaS entscheiden.“

Vor allem in Zeiten von Kontaktbeschränkungen ist das digitale Arbeiten für Kombiverkehr unverzichtbar. Denn bei jedem Transport wurden früher Zolldokumente wie T1-Versandscheine für den grenzüberschreitenden Warenverkehr oder Beförderungspapiere bei Gefahrguttransporten vom LKW-Fahrer in Papierform an den Transporteur am Zugterminal persönlich übergeben. Sie begleiteten den Zug auf der gesamten Strecke in einer dafür vorgesehen Tasche an einem Waggon. Heute ist die Übergabe der Dokumente völlig kontaktlos möglich: Kombiverkehr erhält die entsprechenden Dokumente digital per E-Mail und archiviert sie mit Doxis im richtigen Kontext des Geschäftspartners und Auftrags. „Die E-Mail archivieren wir auch, da dort Daten für die Indexierung der Dokumente enthalten sind, z.B. die LE- und die MRN-Nummer, die Hauptreferenz für die Zolldeklaration“, so Christian Franz. Da die Dokumente digital vorliegen, kann Kombiverkehr zudem sicherstellen, dass beim Transport keines davon verloren geht. „Das kam früher leider immer wieder vor. Wenn ein Zolldokument an der Grenze nicht vorliegt, darf die Ladeeinheit die Grenze nicht passieren und das Dokument muss umständlich vom Kunden besorgt werden. Im schlechtesten Fall muss der Waggon, auf dem die Ladeeinheit steht, aus dem Zugverband ausrangiert werden, was erhebliche Zeitverluste bedeutet“, erklärt Christian Franz. Die Schäden, die durch solche Verzögerungen entstehen, lassen sich heute mit Doxis vermeiden: Durch den vollständig digitalen Order-Prozess liegen die Dokumente rechtzeitig vor. Sollten sie unvollständig sein, wird das frühzeitig erkannt und die betroffene Ladeeinheit dann erst gar nicht befördert.

In Zukunft soll die Übergabe der Transportdokumente noch einfacher werden: Nach der Abfertigung am Terminal können die Fahrer der Kombiverkehr-Kunden bald Zolldokumente online im Buchungsportal hochladen, das dann mit Doxis verknüpft ist. Doxis archiviert sie und hängt sie dem Auftragsprozess im Ordering-System CAT an. „Besonders wichtig ist, dass wir die Schnittstellen zwischen Doxis und CAT sowie der Upload-Plattform so einrichten können, dass eine hohe Prozessverfügbarkeit gewährleistet ist, da eine Unterbrechung zu Haftungssituationen führen würde,“ erklärt Christian Franz. Mit den Standardschnittstellen von Doxis lässt sich diese Anforderung umsetzen, sodass bald bis zu 2.000 Anwender ihre Dokumente über ein Portal in Doxis einstellen können sowie Zugriff auf ihre Rechnungen, Verträge und auch auf Schadenmeldungen erhalten.

Neben Schäden, die durch Verzögerungen entstehen, bleiben bei über einer Millionen Aufträge im Jahr auch transportbedingte Sachschäden nicht aus. Das kann ein Riss in der Abdeckplane von LKWs sein, eine Beschädigung der Ladung selbst oder auch ein Leck in Containern mit Gefahrgut. „Über solche Schäden müssen wir frühzeitig Bescheid wissen, damit wir unsere Kunden proaktiv informieren können“, sagt Christian Franz und fügt hinzu: „Früher hatten wir für jeden Schadenfall eine eigene Papiermappe, in der die zu 80 Prozent eingehenden digitalen Informationen, z.B. E-Mails mit Schadenfotos, ausgedruckt und abgeheftet wurden.“ Das war wenig übersichtlich und erschwerte auch den Austausch zwischen Vertriebsmitarbeitern, die unterschiedliche Länder betreuen. Wenn ein Kunde in mehreren Regionen Transporte durchführt, müssen die Vertriebsmitarbeiter wissen, ob sich in bestimmten Regionen Schäden häufen und das bei der Kundenbetreuung berücksichtigen. Heute werfen sie dafür einfach einen Blick in die digitale Schadenakte des Kunden und finden alle Vorfälle auf einen Blick. Auch die Schadenabwicklung mit der Versicherung lässt sich so schneller einleiten und für den Kunden transparent machen.

Ob der Schaden überhaupt durch den Transport mit Kombiverkehr verursacht wurde oder bereits vorher entstanden ist, erkennt das Unternehmen so auch schneller: Bei der Abfertigung am Terminal werden Belegfotos aller eingehenden Ladungen gemacht sowie anschließend bei der Entladung am Zielterminal. Die Mitarbeiter vor Ort übermitteln sie sofort digital, sodass Schäden schnell erkannt und bearbeitet werden können bzw. in Haftungsfragen direkt der Nachweis für einen unbeschadeten Transport vorliegt.

Werden LKW-Lieferungen statt auf der Straße per Zug transportiert, muss Kombiverkehr für die Nutzung der Schienen und Terminals zahlen. Bei 770 Zügen pro Woche lohnt es sich, die dazugehörigen Rechnungen digital und vor allem automatisiert zu verarbeiten, zumal ein Großteil der Rechnungen bereits elektronisch eintrifft. „Es war früher sehr aufwendig, den Papierbelegen und ausgedruckten elektronischen Rechnungen im ganzen Unternehmen hinterherzulaufen, den Stand offener Posten mit dem Vertrieb abzuklären und die Belege manuell rechtzeitig zu prüfen und zu buchen“, erinnert sich Christian Franz. Der Prozess wurde daher mit Doxis digital abgebildet, verschlankt und automatisiert. Bei der Umsetzung der Lösung in der Cloud half der Partner DATAGROUP. Das Ergebnis ist messbar, wie Christian Franz betont: „Im gesamten Prozess haben wir durch den automatisierten Rechnungseingang mit Doxis den Arbeitsaufwand von zusammengerechnet 30 Stunden pro Woche eingespart. Die dadurch freigewordenen Ressourcen nutzen unsere Mitarbeiter, um sich jetzt aktiv mit der Digitalisierung und z.B. auch mit der Optimierung des Forderungsmanagements zu beschäftigen.“