Strategien & Lösungen für Business Continuity

Wir werden aktuell mit neuen und ungewohnten Herausforderungen konfrontiert – sowohl privat als auch in der Geschäftswelt. Viele Unternehmen nutzen bereits seit Langem die Möglichkeiten von Remote Work – was sich jetzt auszahlt. Aber wie gut können Mitarbeiter tatsächlich ihre tägliche Arbeit im Homeoffice verrichten und mit Kollegen, Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten zusammenarbeiten? Wenn Kernprozesse, Service und Geschäftsbeziehungen nicht mehr reibungslos laufen, werden bestehende Digitalisierungs­lücken erst deutlich. Das ist Ihre Chance: Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Ihren Geschäftsbetrieb jetzt und in Zukunft so aufzustellen, dass Business Continuity stets gewährleistet ist.

Es mag zwar externe Faktoren wie z.B. Marktnachfrage oder Produktverfügbarkeit geben, die Ihr Geschäft gerade jetzt beeinflussen. Diese können Sie jedoch nicht kontrollieren. Konzentrieren wir uns stattdessen auf die Dinge, die wir ändern oder beeinflussen können!

Eine wichtige Voraussetzung für Business Continuity ist der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens. Die Umstellung auf Remote Work erfordert Digitalisierung gleich auf mehreren Ebenen: Die Infrastruktur – also der sichere Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen z.B. über VPN oder das Bereitstellen von Laptops für alle (!) Mitarbeiter – ist unbestreitbar ein entscheidender Faktor.

Neben dem Check Ihrer technischen Ausstattung empfehlen wir aber dringend, Ihre Lösungen für die digitale Zusammenarbeit und das Informationsmanagement unter die Lupe zu nehmen und bestehende Lücken zu identifizieren. Neben den Anforderungen von Mitarbeitern im Homeoffice sollten Unternehmen zudem prüfen, mit welcher Strategie sie Business Continuity in Geschäftsbeziehungen mit Partnern und Kunden gewährleisten können:

• Wo werden Informationen, d.h. Dokumente, Notizen, Akten, Verträge usw. gespeichert? Über mehrere Repositories hinweg? In Datensilos wie E-Mail-Postfächern und Filesystemen? In den Fachanwendungen der Abteilungen?
• Haben alle Mitarbeiter Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen, Kunden und Geschäftspartnern Antworten zu geben und fundierte Entscheidungen zu treffen?
• Sind die Mitarbeiter in der Lage, an Geschäftsprozessen teilzunehmen und sicherzustellen, dass diese reibungslos ablaufen? Haben sie Zugang zu Dokumenten und Daten, die sie in den Prozessen benötigen, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen?
• Ist Ihr Unternehmen so aufgestellt, dass Service, Support und Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern, Gutachtern, Anwälten, Lieferanten und Kunden möglich sind?
• Wie steht es um die Sicherheit beim Remote-Austausch von Informationen? Sind Sie in der Lage, Ihren Kunden und Partnern bei Compliance-Fragen entsprechende Nachweise zu erbringen?
• Datenschutzbestimmungen wie z.B. die EU-DSGVO und gesetzliche Vorgaben für das elektronische Verwalten und Archivieren von Dokumenten gelten auch, wenn Sie außerhalb des Büros arbeiten. Können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch bei der Arbeit im Homeoffice revisionssicher arbeiten?

Im besten Fall bemerken Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und externen Geschäftspartner keinen Unterschied dabei, von wo aus Geschäftsprozesse gesteuert werden, weil Sie diese Szenarien in Ihrer Digitalisierungsstrategie berücksichtigt haben. Wenn das momentan noch nicht der Fall ist, nutzen Sie die aktuelle Situation als Chance, um Ihr Informations- und Prozessmanagement sowie die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu überprüfen und zu verbessern. Die oben genannten Fragen helfen Ihnen dabei. Es ist die Gelegenheit, um bisher verborgenes Potenzial aufzudecken und Geschäftsprozesse noch besser zu digitalisieren. Das können kleine Dinge sein, die Sie schnell angehen, aber dazu zählen auch Bereiche, die einen tieferen Ansatz erfordern.

Die SER Group steht gerade jetzt in noch engerem Kontakt mit ihren Kunden, um sicherzustellen, dass sie alle neuen Herausforderungen so schnell wie möglichen lösen können. In einem kürzlich geführten Gespräch mit einem Andreas Büttner, Director IT – Chief Information Officer bei der Bank M.M.Warburg & CO, gab dieser das Feedback, dass sein Unternehmen mit Doxis ECM Hunderten von Anwendern die Arbeit im Homeoffice kurzfristig ermöglichen konnte: „Mobiles Arbeiten (bzw. Homeoffice etc.) ist aus unserer Sicht ohne ein gutes Dokumentenmanagement-System auch in mittelständischen Unternehmen heute nicht mehr denkbar. Eine reine Collaboration-Lösung reicht aus vielen rechtlichen bzw. regulatorischen Gründen nicht mehr aus“, sagt er und rät anderen Unternehmen: „Sofern Sie nicht heute schon eine revisionssichere und integrierte E-Mail-Archivierung bzw. Dokumenten-Archivierung haben, fangen Sie besser dort an und arbeiten sich in der Digitalisierung quasi zeitlich nach vorne.“

Hier wird deutlich, warum sich die Investition in die digitale Transformation lohnt und wie die Digitalisierungsstrategie aussehen kann. In diesem Fall beginnt ein Unternehmen mit Basis-Lösungen wie Dokumentenmanagement, dem digitalen Erfassen und Verarbeiten von Informationen und deren Archivierung. Mit einem ECM sind Unternehmen dann in der Lage, auf die veränderten Anforderungen zu reagieren und von jetzt auf gleich dem ganzen Unternehmen Remote Work zu ermöglichen. Die Mitarbeiter haben damit nicht nur eine Collaboration-Lösung, sondern nutzen auch Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung ortsunabhängig, wodurch sie Kunden weiterhin reibungslosen Service bieten können.

Eine gut geplante Content- und Collaboration-Strategie ist heutzutage die Basis, auf der Business Continuity möglich wird. Um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, sollte sich Ihre Strategie darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus Zugang zu allen relevanten Informationen und Prozessen haben – und das nicht nur in herausfordernden Zeiten wie diesen. Mit einem ECM schaffen Sie diesen ortsunabhängigen Zugriff und damit die Grundlage dafür, dass Sie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern jederzeit den bestmöglichen Service und Support bieten können.

In Sachen Collaboration empfiehlt sich ebenfalls ECM. Es ermöglicht Mitarbeitern und Externen die reibungslose Zusammenarbeit: Alle Beteiligten arbeiten mit der gleichen sicheren Informationsbasis. Bei einer State-of-the-Art-ECM-Plattform gehen zudem Informationen, Prozesse und Zusammenarbeit Hand in Hand. Beispielsweise wird der gesamte Vertragslebenszyklus – Erstellen, Prüfen, Änderungen und Freigaben – mit Hilfe von Fristenerinnerungen, Annotationen, Notizen etc. umgesetzt. Dasselbe gilt auch für Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung, im Personalwesen, Kundenservice, beim Lieferantenmanagement usw. Niemand wird aus einem Prozess ausgeschlossen, Aufgaben werden rechtzeitig erledigt, jeder hat die Informationen, die er braucht. So kann Ihr Unternehmen kontinuierlich die hohe Qualität liefern, die Kunden erwarten.

Wenn sich wie in der aktuellen Situation neue und dringende Herausforderungen ergeben, suchen Unternehmen schnelle Lösungen. Denn für große Investitionen und langlaufende Projekte sind Zeit und Ressourcen zu knapp. In solchen Situationen eignen sich Solution Templates, die im Handumdrehen einsatzbereit sind. Solche Templates stehen sofort bereit, um z.B. in Abteilungen wie dem Personalwesen, der Rechtsabteilung und der Beschaffung zum Einsatz zu kommen. Ebenso gibt es einsatzfertige Templates für unterschiedliche Branchen. Darüber hinaus eignen sich Solution Templates für Collaboration (z.B. Projekträume, Lieferantenportale, Secure Deal Rooms usw.) und unternehmensweite Lösungen (z.B. Rechnungsprozesse, Vertragsmanagement usw.) für die schnelle Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Achten Sie dabei darauf, dass sich diese Templates leicht in Ihre Geschäftsanwendungen wie SAP, Salesforce und Microsoft 365 integrieren lassen, damit Sie die Informationen daraus von Anfang an in Prozessen nutzen können.

Bei SER werden diese Lösungsvorlagen auf der Grundlage eines No-Code/Low-Code-Ansatzes entwickelt, was es Ihnen leicht macht, sie später bei veränderten Geschäftsanforderungen anzupassen und zu erweitern.

Der Weg der digitalen Transformation kann viele Wege und Formen annehmen. Die Bedürfnisse ändern sich, was Unternehmen heute mehr denn je erleben. Deshalb ist es wichtig, auch bei der Bereitstellung genügend Optionen zu haben. Ein flexibles Abonnementmodell (SaaS), das auf der Cloud basiert, ermöglicht beispielsweise die Optimierung von Geschäftsprozessen bei völlig transparenten Betriebskosten, bietet eine hohe Verfügbarkeit und ist vollständig anpassbar. Das sichert geschäftliche Agilität.

Mit einer Content- & Collaboration-Strategie haben Sie bereits den ersten entscheidenden Schritt unternommen, um Business Continuity zu gewährleisten – nicht nur für die aktuelle herausfordernde Zeit, sondern auch für die Zukunft.

Jetzt ist es an der Zeit, diese Strategie mit geeigneten Lösungen umzusetzen. Dabei helfen wir Ihnen gerne weiter. Unser Geschäft läuft wie gewohnt – einfach remote: Per Videokonferenz, Telefon oder Live-Demo im Web finden wir gemeinsam mit Ihnen die Doxis-Lösungen, die Sie jetzt am besten unterstützen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!