Diese 5 Vorteile hat ein gutes Stammdatenmanagement

Stammdaten bilden das Herzstück Ihres Unternehmens. Auf ihnen baut ein Großteil Ihrer unternehmerischen Tätigkeit auf. Auch die Digitalisierung von Prozessen ist ohne gut gepflegte Stammdaten kaum möglich. Umso wichtiger ist ein sorgfältiges Stammdatenmanagement. Dieses hilft Ihnen dabei, Ihre geschäftskritischen Daten in einer zentralen Datenbank zu konsolidieren.

Mehr zu den Vorteilen und auch Herausforderungen von Stammdatenmanagement erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Stammdatenmanagement? Definition und Ziele

Beim Stammdatenmanagement, auch Master Data Management (MDM) genannt, dreht sich alles um die Verwaltung von Stammdaten. Ziel ist es, alle geschäftsrelevanten Unternehmensdaten einheitlich abzulegen, um sicherzustellen, dass die Informationen eines Unternehmens konsistent genutzt werden können.

Dabei legen Sie einzelne Stammsätze für jede Einheit oder idealerweise einen zentralen Datenpool für Ihre Unternehmensinformationen an, an dem sich alle angeschlossenen Systeme bedienen. Neben der statischen Speicherung von Stammdaten beinhaltet Stammdatenmanagement darüber hinaus dynamische Workflows, die den Lebenszyklus von Stammdaten abbilden.

Grundlage des Stammdatenmanagements ist Ihre Master Data Governance. Damit gemeint sind Ihre unternehmensinternen Standards und Richtlinien, die grob gesagt festlegen, wie Sie und Ihre Mitarbeiter* mit den Unternehmensdaten umgehen. Dazu gehören Regeln zum Speichern ebenso wie definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Das Ziel von Master Data Management: Single Source of Truth

Durch die system- und abteilungsübergreifende Zusammenführung aller Daten und Informationen Ihres Unternehmens gewinnen Sie einen standardisierten sowie ganzheitlichen Blick auf Ihre Daten. Beispielsweise finden Sie zu jedem Ihrer Lieferanten jederzeit Name, Adresse, Kreditorennummer, Kreditorenkonto, Preise und Verträge.

Mithilfe von Stammdatenmanagement bringen Sie Ordnung in die Informationsflut und bilden schließlich einen Golden Record, auch als Single Source of Truth bezeichnet. Das bedeutet, Sie gewinnen einen zentrale Datenbasis, die Ihnen jederzeit zuverlässige, vollständige, präzise und aktuelle Informationen an einem Ort liefert.

Hey Doxi, was ist der Unterschied zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten?

Vorteile von Stammdatenmanagement

Obwohl Stammdaten eine solch große Bedeutung für den Unternehmenserfolg haben, schenken nicht alle Unternehmen der Stammdatenverwaltung die nötige Aufmerksamkeit. Dabei bringt Stammdatenmanagement eine Reihe von entscheidenden Vorteilen mit sich:

#1 Verbesserte Datenqualität

Ein sorgfältiges Stammdatenmanagement verbessert die Qualität Ihrer Unternehmensdaten. Es verhindert:

• Redundante Datensätze (Dubletten)
• Unvollständige Datenbestände
• Fehler durch widersprüchliche und inkorrekte Daten
• Die Verwendung von veralteten Informationen

Mit einer professionellen Datenverwaltung und Stammdatenpflege sparen Sie sich schließlich die regelmäßige Datenbereinigung und können sich stattdessen jederzeit auf Ihre Datenbanken verlassen.

#2 Effizientere Geschäftsprozesse

Auf gut gepflegten Grunddaten können Sie effiziente Geschäftsprozesse aufbauen und:

• den Datenaustausch zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen fördern
• die Datenverarbeitung in verschiedenen Systemen vereinfachen
• klare Freigabeprozesse definieren
• Durchlaufzeiten reduzieren
• Prozesse automatisieren, z.B. Purchase-to-Pay.

#3 Mehr Transparenz

Master Data Management führt zu mehr Transparenz und Kontrolle darüber, wie Informationen in Ihrem Unternehmen gesammelt, gespeichert und weitergegeben werden.

Das ist auch aus Compliance-Sicht wichtig: So können Sie gewährleisten, dass Sie und Ihr Team alle Vorschriften, zum Beispiel zum Datenschutz, einhalten.

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#4 Reduzierte Kosten

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil des Stammdatenmanagements: Sie sparen Kosten und Ressourcen. Anstatt mehrere Datenquellen parallel zu pflegen, verwalten Sie Ihre Daten in einem zentralen System. Dadurch können Sie letztlich Ihre Netzwerkarchitektur verschlanken, Ihren Speicherplatz effizienter nutzen und insgesamt Ihre IT-Betriebskosten senken.

Auch die gesteigerte Prozesseffizienz bringt Ihnen im Geschäftsalltag einen klaren Kostenvorteil. Nicht zuletzt vermeiden Sie mit der Compliance-konformen Stammdatenverwaltung kostspielige Fehler.

#5 Bessere Entscheidungsfindung

Stammdatenmanagement verschafft Ihnen einen ganzheitlichen Überblick sowie wertvollen Einblick in alle geschäftsrelevanten Informationen. Sind diese zentral in einem System zusammengeführt, können Sie sie jederzeit analysieren und auswerten.

Nur wenn Sie einen zuverlässigen und vollständigen Einblick in Ihre Daten haben, können Sie den Status quo richtig bewerten und die besten Entscheidungen für die Zukunft Ihres Unternehmens treffen.

Die 3 größten Herausforderungen im Stammdatenmanagement

Neben vielen Vorteilen ist die Stammdatenverwaltung auch mit einigen Herausforderungen verbunden, die sich mit einer geeigneten Software jedoch gut meistern lassen.

#1 Datenkonsistenz und -integrität

Die Datenkonsistenz beziehungsweise Datenintegrität ist eines der zentralen Schutzziele der Informationssicherheit. Sie bezieht sich auf die Korrektheit oder „Reinheit“ der Daten während ihrer Speicherung und Nutzung.

Korrekte Daten zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus – sie sind:

• vollständig
• unversehrt
• widerspruchsfrei
• logisch
• vertrauenswürdig

Warum Datenkonsistenz so wichtig ist

Datenkonsistenz ist die Voraussetzung für eine gute Datenqualität, schnelle Datensuche, reibungslose Prozesse und die richtige Verwendung von Informationen. Inkonsistente Daten können zu unnötigem Mehraufwand bis hin zu schwerwiegenden Fehlern mit hohem wirtschaftlichen Schaden führen.

Zwei Beispiele:

• Sie haben bei einem Kunden eine falsche Adresse hinterlegt, sodass ihn die Rechnung nicht erreicht. Das heißt, Sie müssen die Rechnung noch einmal erstellen und versenden, wodurch sich der Prozess verzögert. Im schlimmsten Fall haben Sie zudem die persönlichen Daten des Kunden an einen falschen Empfänger geschickt.
• Sie legen in Ihrem Supplier Relationship Management System einen neuen Lieferanten an. Dabei schleicht sich beim Namen ein Tippfehler ein. Zusätzlich wird der Umlaut im System nicht richtig angezeigt. Zu einem späteren Zeitpunkt wollen Sie auf die hinterlegten Informationen zugreifen und benötigen mehrere Suchanläufe, um zum Ergebnis zu kommen. Oder Sie finden den Lieferanten gar nicht, und Sie nehmen an, er wurde noch nicht hinterlegt und pflegen die Daten nun ein zweites Mal ein, wodurch zwei unterschiedliche Datensätze für dieselbe Einheit entstehen.

Ein wichtiger Schritt im Stammdatenmanagement ist daher, die relevanten Geschäftseinheiten und Stammdatenobjekte vorab genau zu definieren und einheitliche Beschreibungskriterien festzulegen. Eine moderne Master Data Management Software sollte Ihnen außerdem ermöglichen, Daten automatisch statt manuell zu übertragen, Fehler und Redundanzen zu erkennen und diese zu beseitigen.

#2 Datensicherheit und -schutz

Die Stammdaten gehören zu den wertvollsten Gütern Ihres Unternehmens und sind daher besonders schützenswert. Vor allem wenn Sie die Daten in einem zentralen System verwalten, sollten Sie alle notwendigen technischen und organisatorischen Vorkehrungen treffen, um es vor Ausfall, Manipulation und Angriffen zu schützen.

Ziel ist es, zu jeder Zeit die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten sicherzustellen. Ein Ausfall Ihres Stammdatenmanagement-Systems kann beispielsweise zu kostspieligen Geschäftsunterbrechungen führen. Oder Sie verlieren durch eine Cyberattacke wertvolle Informationen und sensible, personenbezogene Daten gelangen in die Hände Dritter. 

Ein zentrales System zur Stammdatenverwaltung mag auf den ersten Blick zwar ein gewisses Sicherheitsrisiko darstellen, insgesamt sorgt es für einen besseren Datenschutz und einer höheren Datensicherheit – und zwar nachweisbar. Das erreichen Sie zum Beispiel, indem Sie die digitale Archivierung, das Übertragen und das Löschen nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist von Informationen gemäß Ihrer Compliance automatisieren.

#3 Datenmigration

Bei der Datenmigration geht es um die Übertragung von Daten

• in einen anderen Standort,
• in ein anderes Format oder
• in andere Systeme und Anwendungen.

Die Migration von Daten, beispielsweise wenn Sie ein neues Master Data Management System implementieren, ist eine komplexe Angelegenheit. Auf keinen Fall dürfen bei der Übertragung die Qualität und Sicherheit der Daten gefährdet oder Datenschutzrichtlinien gebrochen werden.

Erstellen Sie daher immer ein detailliertes Migrationskonzept, das eine schnelle und reibungslose Migration ohne Geschäftsunterbrechungen sicherstellt.

Stammdatenmanagement: Best Practices mit einem ECM-System

Eine hilfreiche Software zur Stammdatenverwaltung ist ein KI-gestütztes Enterprise Content Management System (ECM) wie Doxis:

• Zentrales Content Management System: Nutzen Sie unsere Doxis-Plattform als zentrales Dokumentenmanagement-System (DMS), das über intelligente Schnittstellen nahtlos mit anderen Systemen verbunden ist. So kann es Informationen aus Dokumenten aller Art zusammenführen und wieder an die richtigen Drittsysteme ausspielen. Beispielsweise erhalten Sie durch die Integration Ihres ERP-Systems einen ganzheitlichen Einblick auf Ihre Kunden.
• Digitalisierter Posteingang: Digitalisieren Sie mit dem DMS Ihren Posteingang. Dank der KI werden die relevanten Stamm- und Bewegungsdaten aus Ihren Rechnungen, Verträgen und Co. automatisch ausgelesen und gespeichert. Zudem überprüft die KI die Informationen beim Import auf Richtigkeit und gleicht sie mit bestehenden Datensätzen ab. Somit bauen Sie vollständige, korrekte und zugleich digitalisierte Stammsätze auf.
• Data Governance: Bilden Sie im ECM Ihre Freigabe- und Änderungsprozesse vollständig transparent ab – ganz im Sinne der Data Governance.
• Automatisierte Workflows: Stoßen Sie basierend auf dem Stammdatentyp geeignete Workflows an. Beispielsweise generiert die KI bei neuen Lieferanten direkt eine entsprechende Kreditorennummer und weist der Buchhaltung die Aufgabe zu, ein Kreditorenkonto zu erstellen.
• Compliance: Dokumentieren Sie mithilfe des ECM-Systems Ihre Compliance hinsichtlich Qualitätsmanagement oder EU-DSGVO. Die Compliance-Funktionen im ECM können Sie zudem rechtzeitig an Fristen erinnern.
• Reibungslose Datenmigration: Profitieren Sie von unserem bewährten Doxis-Migrationskonzept. Die Migration in Ihre neue DMS/ECM-Software ist dank unseres professionellen Projektmanagements ohne Probleme im laufenden Betrieb möglich.

Ohne Stammdatenmanagement keine Digitalisierung

Viele Unternehmen sind dabei, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dennoch wird dabei ein zentraler Aspekt oft sträflich vernachlässigt: die sorgfältige Verwaltung und Pflege der Stammdaten. Ohne diese ist eine effiziente Digitalisierung kaum möglich. Denn auf ihnen fußen alle relevanten Geschäftsprozesse und Unternehmensentscheidungen.

Die Investition in ein passendes System für das Stammdatenmanagement ist daher unerlässlich. Nutzen Sie dabei Schnittstellen zu Drittsystemen und KI-gestützte Automatisierungen, um alle geschäftskritischen Informationen zentral zusammenzuführen, effiziente Geschäftsabläufe aufzubauen und ganzheitliche Analysen zu betreiben.

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.