Mit Change Management & ECM Menschen helfen

Jeder Mensch ist einzigartig und trägt zur Vielfalt unserer Gesellschaft bei. Darum sollte es ganz selbstverständlich sein, dass Menschen mit und ohne Behinderung miteinander leben und arbeiten. Die Realität sieht jedoch oft anders aus. Umso wichtiger sind Maßnahmen zur Aufklärung und Integration, wie sie die Aktion Mensch seit 1964 durch die Einnahmen ihrer Lotterie unterstützt. Mit durchgehend digitalen Prozessen gelingt das jetzt noch besser.

Bei bis zu 1.000 geförderten Projekten im Monat und rund 30.000 Projekt-Partnern müssen Prozesse bei der Aktion Mensch sehr gut organisiert sein – am besten von Anfang bis Ende digital. Denn parallel auf Papier und elektronisch zu arbeiten kostet wertvolle Zeit, in der Menschen auf Unterstützung warten müssen. Darum entschied sich die Aktion Mensch für Doxis von SER. Mit dem ECM kann sie nicht nur Prozesse in der Förderung digital abbilden und beschleunigen, sondern auch bereichsübergreifende Lösungen umsetzen, damit die Digitalisierung der gesamten Organisation vorantreiben und ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtern.

„Es war uns wichtig, dass alle Nutzer von Anfang an gut mit dem neuen System zurechtkommen. Die aus Microsoft-Applikationen bekannten Oberflächen von Doxis machten ihnen den Umstieg leicht“, erzählt Ivonne Berger, Projektleiterin DIAS & Doxis bei der Aktion Mensch. Früher bearbeiteten sie Förderanträge parallel auf Papier und digital mit einem in die Jahre gekommenen Antragsystem. Heute liegen alle Unterlagen in Doxis und dem integrierten neuen Antragsystem DIAS vor. Dank DMS-Funktionen wie digitalen Akten, Versionierung, einer einfachen Dokumentenablage, umfassenden Recherchefunktionen sowie Workflows zur Dokumentenlenkung lassen sich die Anträge jetzt viel einfacher und schneller bearbeiten. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durften Doxis ein Jahr lang testen und die neue Arbeitsweise durch ihre Anregungen aktiv mitgestalten. Dieser Ansatz hat uns allen den Change Prozess sehr erleichtert“, so Ivonne Berger. Change Agents trugen das Thema zudem als Multiplikatoren in die gesamte Organisation und halfen, die Akzeptanz unter den Mitarbeitern weiter zu steigern.

Das Ziel, durch die Digitalisierung Menschen noch besser zu unterstützen, hat die Aktion Mensch mit Doxis erreicht: Ca. 30.000 Projekt-Partnern steht das mit Doxis integrierte Antragsportal DIAS online zur Verfügung. Darüber laden sie ausgefüllte Antragsdokumente schnell und bequem hoch. Doxis übernimmt sie, legt sie in den richtigen eAkten für Anträge und Projekt-Partner ab und stößt direkt den Bearbeitungsprozess in DIAS an. „Früher mussten die Kollegen Akten wälzen und einen Großteil der Arbeit auf Papier erledigen. Auch alle Genehmigungsschritte wurden entsprechend über Papier geregelt. Das findet heute alles nicht mehr statt. Das machen wir alles digital in DIAS und in Doxis.“ erzählt Ivonne Berger.

Reicht ein Projekt-Partner Dokumente per Post ein, muss auch dieser nicht lange auf Antwort warten: Briefe werden sofort digitalisiert, mithilfe des Doxis Classification & Extraction Service klassifiziert sowie automatisiert dem richtigen Geschäftskontext und Sachbearbeiter zugeordnet. „Seitdem wir den Classification & Extraction Service von Doxis einsetzen, wird unsere Post viel schneller an die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt. Sie können noch am gleichen Tag Antwort geben. Unsere Projekt-Partner freuen sich natürlich sehr über diese schnelle Rückmeldung.“

Die Aktion Mensch entschied sich mit Doxis bewusst für mehr als nur ein Dokumentenmanagement-System für eine Fachabteilung. Mit der ECM-Plattform können auch weitere Bereiche digital arbeiten: „Nutzer haben hier in einem System mehrere Funktionalitäten, die ihre Arbeitswelten digital und effizient abbilden. Und für die IT ist eine zentrale Plattform natürlich optimal, weil sie ressourcenfreundlich ist und sich Wartung und Pflege nur auf ein System konzentrieren“, stellt Ivonne Berger fest. So hat die Aktion Mensch auch ein organisationsweites Vertragsmanagement mit Doxis umgesetzt, verarbeitet Rechnungen automatisiert und nutzt weitere digitale Akten z.B. für das Lieferantenmanagement. Durch das frühe Einbeziehen der Mitarbeiter ist die Akzeptanz für die neuen Lösungen sehr groß. „Man muss die Mitarbeiter mitnehmen und ihnen den Einstieg und das Arbeiten einfach gestalten“, erklärt Ivonne Berger. Im Intranet erfahren die Mitarbeiter regelmäßig, welche Neuerungen auf dem Plan stehen. Als nächstes soll z.B. mobiles Arbeiten mit dem mobilen Doxis-Client möglich sein. Diese Transparenz auf allen Ebenen schafft Vertrauen. Außerdem ist die Veränderung auch räumlich spürbar. Für die freigewordene Archivfläche von 1.500 Regalmetern hat die Aktion Mensch eine neue Verwendung gefunden: Moderne Arbeitsplätze sowie Begegnungszonen begeistern die Mitarbeiter und machen sie neugierig auf die weiteren digitalen Veränderungen, die in Zukunft geplant sind.