Neue Normalität: Diese Strategien & Lösungen helfen Ihnen jetzt weiter

Noch immer gelten Kontaktbeschränkungen, die eine Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro erschweren. Doch viele von ihnen haben sich inzwischen an das ortsunabhängige Arbeiten gewöhnt, das selbst bei bisher wenig digitalen Unternehmen plötzlich möglich geworden ist. Es ist die neue Normalität und hat sich bewährt. Immer mehr Unternehmen wollen sogar dauerhaft mehr Arbeitstage im Homeoffice ermöglichen, weil Mitarbeiter dort produktiver und flexibler arbeiten können. Damit das funktioniert, müssen sie allerdings die Voraussetzungen dafür schaffen, dass Mitarbeiter von überall aus auf Informationen zugreifen, Vorgänge bearbeiten sowie mit Kollegen und Geschäftspartnern ortsunabhängig zusammenarbeiten können. Das stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, für die sie spätestens jetzt Strategien und Lösungen brauchen.

Teams treffen sich virtuell, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Kundenkommunikation finden im digitalen Raum statt, Mitarbeiter nutzen das Homeoffice: All das ist an sich nicht neu. In den letzten Monaten hat die Digitalisierung dieser Bereiche auf Grund der Kontaktbeschränkungen allerdings schlagartig zugenommen. Digital ist das neue Normal. Und genau hier zeigt sich auch, wo noch Nachholbedarf liegt: Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse umfassend digitalisiert haben, waren deutlich schneller, als es darum ging, diese an die neuen Anforderungen anzupassen, Mitarbeitern das Arbeiten aus dem Homeoffice zu ermöglichen und so Business Continuity sicherzustellen. Die gute alte „Das haben wir schon immer so gemacht“-Einstellung hat sich dagegen nicht nur als Bremsklotz erwiesen – sie funktionierte schlichtweg nicht mehr. Auch Unternehmen mit einem geringeren Digitalisierungsgrad waren gezwungen, schnell Lösungen für ortsunabhängiges, digitales Arbeiten aufzusetzen, wenn sie ihren Geschäftsbetrieb weiter aufrechterhalten wollten. Jetzt ist es an der Zeit, dort anzusetzen und den Weg zum vernetzten, digitalen Unternehmen weiterzugehen. Das kommt nicht nur den Mitarbeitern entgegen, die die neue Arbeitsweise zu schätzen gelernt haben. Es ist die Chance für Unternehmen, um in Zukunft besser aufgestellt zu sein und die Wettbewerbsfähigkeit in „normalen“ Zeiten zu erhöhen. Damit der Digitalisierungsschub weitergeführt werden kann, ist zunächst eine Bestandsaufnahme ratsam.

Wo konnten Mitarbeiter im Homeoffice nicht so produktiv arbeiten, wie Sie es sich gewünscht hätten, weil der Zugriff auf Informationen fehlte? Wie viel Papier existiert im Unternehmen und hat Remote Work aus logistischen und rechtlichen Gründen erschwert? Schauen Sie genau hin, bei welchen Geschäftsprozessen es hakte, aber auch, wo bereits Lösungen funktionieren. Wenn Ihr Rechnungseingang z.B. dank digitaler Dokumente und automatisierter Workflows wie am Schnürchen weiterlief, ist das eine Erkenntnis, auf der Sie aufbauen können: Lassen sich noch andere Prozesse wie z.B. der gesamte Posteingang automatisieren, um neu eintreffende Dokumente Mitarbeitern schnell digital bereitzustellen? Wie sieht es mit dem elektronischen Bearbeiten, Steuern und Archivieren von Dokumenten aus? Auch hier liegt Potenzial, um Informationen ortsunabhängig in Vorgängen bereitzustellen und so Prozesse effizienter zu gestalten.

1. Haben Mitarbeiter von überall aus sicheren Zugriff auf alle Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen?
2. Wie schnell stellen Sie Mitarbeitern, die außerhalb des Büros arbeiten, Post bereit, die auf Papier im Unternehmen eintrifft?
3. Wie viele Vorgänge werden insgesamt noch auf Papier bearbeitet und erschweren das Arbeiten außerhalb des Büros, z.B. aus logistischen oder Compliance-Gründen?
4. Wo gibt es Informationssilos, die sich auflösen oder miteinander vernetzen lassen, damit Mitarbeiter Informationen bereichsübergreifend schnell finden und für alle Beteiligten nachvollziehbar bearbeiten können?
5. Existiert in Ihrem Unternehmen ein abteilungsübergreifendes Informationsmanagement, das die Zusammenarbeit zwischen Bereichen sowie in interdisziplinären Teams sicher und nachvollziehbar ermöglicht?
6. Gibt es Collaboration-Lösungen für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch mit Kunden und Geschäftspartnern?
7. Können Mitarbeiter ortsunabhängig an allen Geschäftsprozessen teilnehmen oder enden diese zum Teil an der Unternehmensgrenze?
8. Werden bereits digitalisierte Geschäftsprozesse unterbrochen, z.B. durch das Wechseln zwischen verschiedenen Fachanwendungen?
9. Wie hoch ist überhaupt die Bereitschaft von Mitarbeitern, digital zu arbeiten? Hat sie sich in letzter Zeit gewandelt?
10. Wie schnell können Sie bei veränderten Anforderungen neue digitale Lösungen einführen oder bestehende anpassen bzw. erweitern?

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse anhand dieser Fragen kritisch unter die Lupe nehmen, finden Sie schnell die Bereiche, in denen Sie bei der Digitalisierung ansetzen können. Als nächstes stellt sich die Frage, mit welchen Strategien und Lösungen Sie in der aktuell immer noch herausfordernden Lage am besten ans Ziel kommen.

An keinem Unternehmen sind die vergangenen Wochen spurlos vorbeigegangen. Doch sie haben neben all den Herausforderungen auch etwas Positives bewirkt: Digitales Arbeiten und Homeoffice haben einen nie dagewesenen Schub erhalten, den Unternehmen jetzt fortführen wollen. Laut Gartner planen 74 % der CFOs, dass ab jetzt mehr Mitarbeiter auch in „normalen“ Zeiten permanent vom Homeoffice aus arbeiten. Ihr Ziel ist es, durch diese Strategie zum einen die Kosten für Personal vor Ort zu reduzieren. Zum anderen hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter von zu Hause aus oft weitaus produktiver sind als im Büro – wenn sie z.B. ECM-Lösungen wie eAkten und automatisierte Workflows nutzen können, die Informationen vernetzen und in Geschäftsprozessen verfügbar machen, diese beschleunigen und manuelle, papiergebundene Aufgaben reduzieren. Solche Lösungen sollen nun vermehrt zum Einsatz kommen und ausgebaut werden. Doch auch wenn sich die aktuelle Situation langsam entspannt, können es sich die wenigsten Unternehmen nach dieser herausfordernden Zeit leisten, dafür langandauernde und ressourcenaufwändige Projekte durchzuführen.

Bei der schnellen Digitalisierung von Geschäftsprozessen helfen Ihnen Lösungen, die Sie sofort einsetzen können – ohne lange Wartezeiten und ohne eigene IT-Ressourcen. Wir stellen Ihnen drei Möglichkeiten vor:

Bei der Arbeit im Homeoffice hat sich zuletzt gezeigt, dass Mitarbeiter Dokumente nur schwer nachvollziehbar bearbeiten und austauschen konnten und im Büro sieht es nicht besser aus? Mit virtuellen Arbeitsräumen wie dem Doxis Universal Workspace schaffen Sie hier schnell Abhilfe. Mit dieser SaaS-Lösung können Sie sofort in persönlichen Workspaces Dokumente strukturiert ablegen und bearbeiten. Durch das enthaltene Versionsmanagement behalten Sie den Überblick über alle aktuellen und früheren Bearbeitungsstände eines Dokuments. Dabei sind alle Informationen im Digital Workspace vor unerwünschten Zugriffen geschützt. Möchten Sie z.B. ein Angebot mit einem Kollegen abstimmen, lädt er diesen einfach in seinen Workspace ein – und wissen immer, mit wem Informationen geteilt wurden. Diese sichere Lösung eignet sich sowohl im Büro als auch im Homeoffice, da sie einfach über den Webbrowser erreichbar ist. Damit können auch verteilte Teams z.B. in Projekten gemeinsame Workspaces aufsetzen und darin nachvollziehbar und sicher zusammenarbeiten – auch mit externen Experten, Kunden und Geschäftspartnern.

In Abteilungen wie dem Personalwesen, dem Einkauf oder der Buchhaltung sind die Geschäftsprozesse komplexer, laufen allerdings immer wieder nach ähnlichen Mustern ab. Bei wiederkehrenden Tätigkeiten wie dem Prüfen von Rechnungen, BANF-Prozessen oder Recruiting können Workflows Mitarbeiter bei der Dokumentenlenkung und –bearbeitung unterstützen. Je nach Automatisierungsgrad nehmen sie Ihnen Aufgaben sogar komplett ab und schaffen Zeit, in der Sie sich z.B. der Personalentwicklung oder der Verbesserung der Lieferantenqualität widmen können. Elektronische Akten helfen Mitarbeitern, die anfallenden Dokumente strukturiert zu verwalten und schnell wiederzufinden, was wiederum wertvolle Zeit spart. Solche Workflows und eAkten können Sie mit fertigen Templates sehr schnell einführen. Sie sind genau auf die Anforderungen der jeweiligen Abteilung aber auch spezifischer Branchen abgestimmt, z.B. bei Versichertenakten oder Kontoeröffnungsprozessen. Bei Doxis basieren die Lösungstemplates zudem auf dem Low-Code-Prinzip. Damit können Sie z.B. Personalakten oder Freigabeprozesse für Verträge zu einem späteren Zeitpunkt einfach selbst konfigurieren und anpassen und reagieren schnell, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Ob Templates, Workspace oder einzelne Services, z.B. für das Klassifizieren eingehender Post und das Extrahieren von Inhalten aus Dokumenten: Ihre Software-Lösungen können Sie noch schneller einsetzen, wenn Sie dafür Software-as-a-Service-Angebote nutzen, durch die Zeit und Aufwand für die Implementierung entfallen. Hier sind Sie zudem flexibel, wenn sich z.B. die Zahl Ihrer Anwender oder das Volumen von Dokumenten ändert, und behalten in unsteten Zeiten leichter die Kontrolle über Ihr IT-Budget. Eine weitere Möglichkeit, IT-Ressourcen zu schonen, sind Managed Services. Hier überlassen Sie z.B. Administration und Wartung dem Software-Hersteller. Das nimmt Ihnen nicht nur Arbeit ab, durch die Herstellerexpertise gehen Sie auch sicher, dass Ihre IT immer reibungslos läuft.

Sehen Sie die Erfahrungen aus herausfordernden Zeiten als Chance: Sie erhalten dadurch die Möglichkeit, Informationsflaschenhälse und Prozesslücken aufzuspüren und zu beseitigen. Mit den passenden digitalen Lösungen reagieren Sie nicht nur sofort auf akute Anforderungen, sondern sind auch in der Zukunft besser auf sich verändernde Bedingungen vorbereitet und können Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern. Um sich für die Zukunft noch besser aufzustellen, ist es nie zu spät!