Fehlende Pflichtangaben: Vermeiden Sie teure Fehler

Laut Umsatzsteuergesetz (§ 14) gilt als Rechnung „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird“. Dabei kann die Rechnung in Papierform oder in einem elektronischen Format ausgestellt werden.

Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Reihe von Mindestanforderungen für Rechnungen. Folgende Angaben sind gemäß § 14 Abs. 4 UStG Pflicht:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) des leistenden Unternehmens

Die Steuernummer ist nur für innerdeutsche Transaktionen gültig. In allen anderen Fällen ist die USt-ID notwendig. Viele Unternehmen bevorzugen die Angabe der Umsatzsteuer-ID auch auf innerdeutschen Rechnungen, da sie datenschutztechnisch sicherer ist und weniger Möglichkeiten zum Missbrauch bietet als die Steuernummer.

• Rechnungsnummer: Die einmalige, fortlaufende Nummer identifiziert die Rechnung eindeutig – sie kann neben Ziffern auch Buchstaben enthalten.
• Rechnungsdatum: Hier ist das Datum der Ausstellung der Rechnung gemeint, nicht das Datum der Leistungserbringung oder Lieferung.
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistungen: Waren bzw. Leistungen müssen eindeutig identifizierbar sein. Dazu ist die handelsübliche Bezeichnung anzugeben – in der Regel eine genaue Produktangabe.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: Das Datum, an dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde (falls dieses Datum nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist). Die Angabe des Monats ist ausreichend.
• Entgelt (Netto-Betrag): Der Preis für die Waren oder Dienstleistungen ohne Mehrwertsteuer
• Anzuwendender Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Bruttobetrag: Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer
• Hinweis auf eine Steuerbefreiung, falls die Leistung von der Mehrwertsteuer befreit ist
• Entgeltminderungen, die im Voraus vereinbart wurden – wie Skonti, Boni oder sonstige Rabatte

Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto) gelten vereinfachte Anforderungen. Hier reichen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Leistenden
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll, sind darüber hinaus folgende Angaben:

• Die Bankverbindung des Lieferanten, insbesondere bei Rechnungen, die per Überweisung bezahlt werden sollen.
• Die Kontaktdaten des Lieferanten – etwaige Rückfragen können so schnell geklärt werden.
• Eine Zahlungsfrist: Eine Zahlungsfrist auf der Rechnung vermeidet im Sinne klarer Kommunikation Missverständnisse.
• Der Titel sollte „Rechnung“ lauten: So werden Verwechslungen mit ähnlichen Dokumenten wie Lieferscheinen und Angeboten vermieden.

Auch eine Rechnung aus einem Drittland sollte die Pflichtangaben enthalten, die in Deutschland erforderlich sind. Alle Angaben, die darüber hinaus gemacht werden müssen, sind den Regelungen des entsprechenden Landes zu entnehmen.

Teil der länderspezifischen Anforderungen können Dokumente oder Nachweise sein, die eine Steuerbefreiung oder die korrekte Abwicklung der Transaktion bestätigen. Dazu gehört, dass bei Ausfuhren der Hinweis auf die Steuerbefreiung angegeben wird („steuerfreie Ausfuhrlieferung“ oder „tax free export“).

Beim Prüfen Ihrer Rechnungen auf formelle sowie inhaltliche Richtigkeit helfen Ihnen folgende Fragen:

• Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht?
• Stimmen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger überein?
• Ist die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt?
• Stimmen Lieferschein und Rechnung überein?
• Stimmen die Steuersätze (steuerfrei mit Hinweis/7 %/19 %)?
• Wurden steuerfreie Umsätze umsatzversteuert?
• Ist die Betriebsstätte, von der/an die geliefert wurde, richtig bezeichnet (Inland/Ausland)?
• Gibt es ein Rechnungsdatum?
• Gibt es eine Rechnungsnummer?
• Sind diverse Teilrechnungen (einzelne Dokumente) in einem Sammeldokument zusammengefasst?
• Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
• Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen (z. B. 20 %, nur 19 % sind abzugsfähig)?

Die manuelle Rechnungsprüfung ist in der Regel zeitaufwendig und fehleranfällig. Um die Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen, lohnt sich die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung.

Eine digitale Rechnungslösung – idealerweise unter Einbindung von KI – kann sowohl die formale als auch die inhaltliche Prüfung übernehmen. So entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und ermöglichen effizientere, schnellere Prozesse.

Wenn auf einer Rechnung Pflichtangaben fehlen, kann das ernsthafte Folgen haben. Fehlende oder falsche Angaben wie die Rechnungsnummer oder der Steuersatz können dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert. Dies kann insbesondere bei hohen Rechnungsbeträgen finanzielle Verluste in Millionenhöhe bedeuten.

Wiederholte Fehler haben teure Folgen

Wiederholte Fehler können sogar dazu führen, dass die gesamte Buchführung angezweifelt wird, was zu teuren Steuerschätzungen führt. Die rechnungsstellenden Unternehmen riskieren zudem ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro, wenn sie keine Rechnungen ausstellen oder sich damit zu viel Zeit lassen.

Die Rechnungsprüfung in zwei Schritten

Es liegt besonders in der Verantwortung der Empfänger, eingehende Rechnungen sorgfältig zu prüfen. Das beinhaltet zwei wichtige Schritte: Die formelle Prüfung konzentriert sich auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der Pflichtangaben. Dagegen stellt die sachliche oder inhaltliche Prüfung sicher, ob die abgerechneten Waren oder Leistungen korrekt sind. Im Falle einer fehlerhaften Pflichtangabe sollte dann noch vor der Buchung eine Korrektur angefordert werden.

Fehlerhafte Rechnungen korrigieren – so geht’s

Die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung erfolgt je nach Zahlungsstatus:

• Unbezahlte Rechnungen können durch eine korrigierte Version mit derselben Rechnungsnummer ersetzt werden.
• Bereits bezahlte Rechnungen erfordern zur Korrektur eine Stornorechnung, die die ursprüngliche Rechnung unwirksam macht. Danach wird eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt. Die Stornorechnung enthält ähnliche Pflichtangaben wie die ursprüngliche Rechnung, weist jedoch nur negative Beträge auf. Dies ist wichtig, um steuerliche Probleme wie eine doppelte Steuerbelastung zu vermeiden.

Mit der E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze, die in Deutschland ab dem 1.1.2025 startet, wird der elektronische Übertragungsweg für alle inländischen Rechnungen verpflichtend. Bis 2027 gelten für den Versand von E-Rechnungen Übergangsregelungen, damit Unternehmen die nötige Zeit für die Umstellung ihrer Systeme haben. Auch in anderen EU-Ländern wird die E-Rechnungspflicht in den nächsten Jahren eingeführt, denn diese fußt auf der ViDA-Initiative (kurz für: VAT in the Digital Age) der EU-Kommission.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungsprozess bereit ist für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.

Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung und des gesamten Rechnungsworkflows bietet zusätzlich zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht weitere entscheidende Vorteile:

• Zeitersparnis: Alle Prozesse von Eingang und Prüfung bis zur Buchung und Archivierung der Rechnungen laufen schneller und effizienter ab. So sparen Sie Zeit und Nerven.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Abläufe minimieren menschliche Fehler und Medienbrüche.
• Kosteneinsparung: Die digitale Bearbeitung reduziert die Arbeitszeit pro Rechnung, was die Bearbeitungskosten deutlich senkt. Zudem werden Skontofristen eingehalten, Mahngebühren vermieden und es wird nur bezahlt, was geliefert wurde.
• Mehr Transparenz: Alle befugten Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die Rechnungen im Dokumentenmanagement-System (DMS) und können sich einen Überblick verschaffen. Das erleichtert die Zusammenarbeit.

Effizienter Rechnungen prüfen – mit KI

Der Einsatz von KI eröffnet in allen Bereichen der Rechnungsverarbeitung ein breites Spektrum an Möglichkeiten, um Ressourcen effizienter zu nutzen. So auch bei der Rechnungsprüfung. Indem die KI gezielt wichtige Informationen extrahiert, automatisch Daten abgleicht und Fehler anzeigt, wird die Prüfung der Rechnungen maßgeblich erleichtert. Neben der erhöhten Datenqualität wird der Prozess noch effizienter, weil die KI direkt die nächsten Schritte einleitet.

Hier sind die Anwendungsmöglichkeiten von KI im Überblick: 

• Automatische Datenerfassung: KI extrahiert und strukturiert Daten selbstständig, sogar bei schwer lesbaren Dokumenten.

• Verbesserte optische Zeichenerkennung (OCR): Wo herkömmliche OCR-Software an ihre Grenzen stößt, erkennt KI selbst schlechte Scans und optimiert so die Datenqualität.

• Intelligenter Abgleich: Rechnungs- und Bestelldaten werden automatisch abgeglichen, wodurch Fehler schnell aufgedeckt werden.

• Interaktive Datenabfragen: KI erfasst und versteht Daten, sodass Anwender im Chatformat präzise Antworten auf Fragen wie „Wie hoch ist der Rechnungsbetrag der letzten Rechnung von XY?“ erhalten können.

Genug Theorie – erleben Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung selbst! In unserer Demo-Tour zeigen wir Ihnen, wie einfach und schnell die Rechnungsprüfung mit Doxis ist. Starten Sie jetzt Ihre Tour:

Die Einhaltung der Pflichtangaben auf Rechnungen ist das Fundament einer reibungslosen Buchhaltung und der Schlüssel zu einer erfolgreichen Unternehmensführung. Doch die Zukunft der Rechnungsverarbeitung geht weit darüber hinaus!

Mit dem gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten: Prozesse werden beschleunigt – und sie werden intelligenter. KI optimiert nicht nur die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sondern erkennt Muster, lernt kontinuierlich dazu und passt sich Ihren individuellen Anforderungen an.

Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsverarbeitung liefe nahezu automatisch – von der Erfassung bis zur Freigabe, ohne manuelle Eingriffe und fehleranfällige Routinearbeiten. Der Grad an menschlicher Kontrolle richtet sich dabei ganz nach Ihren Anforderungen. Diese Vision ist dank moderner Technologien bereits heute Realität.

Indem Sie KI in Ihre Rechnungsprozesse integrieren, legen Sie den Grundstein für eine innovative und zukunftssichere Unternehmensentwicklung. So wird die Einhaltung von Pflichtangaben zur Basis für weitreichende Optimierungen, die Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben.