So hilft Ihnen ECM bei der Entscheidungsfindung

Jede Stunde treffen wir durchschnittlich bis zu 2.000 Entscheidungen, ob im privaten oder beruflichen Umfeld. Die meisten tagtäglichen Entscheidungen werden dabei instinktiv „aus dem Bauch heraus“ getroffen, manchmal ohne dass wir davon bewusst Kenntnis nehmen. Anders sieht es im geschäftlichen Bereich aus. Hier sollten Entscheidungen auf einer guten Faktenlage basieren, da sie eventuell weittragende Konsequenzen nach sich ziehen.

In diesem Zusammenhang ergeben sich zwei essenzielle Fragen: Welche Bedingungen sind notwendig, um gute Entscheidungen fällen zu können? Und auf der anderen Seite: Was könnte Sie daran hindern, Entscheidungen schnell und kompetent zu treffen?

Situationen, die Ihre Entscheidungen erschweren können, wären beispielsweise:

1. Sie können auf die benötigten Informationen nicht zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugreifen.
2. Die Informationen sind schwer auffindbar oder ganz abhandengekommen.
3. Die verfügbaren Informationen lassen sich für eine Entscheidung nicht gut bündeln oder nicht aufbereiten.
4. Abstimmungen und Genehmigungen dauern zu lange und der Weg zur Entscheidung ist nicht nachvollziehbar.

Das ECM-System Doxis setzt genau bei diesen Punkten an und assistiert Ihnen als Informationsbasis sogar bei Ihren zukünftigen Entscheidungen:

„Anyplace, Anywhere, Anytime“ – Unser Arbeitsplatz ist nicht länger ein fixierter Ort, den man aufsuchen muss, um an die gewünschten Informationen zu gelangen. Mit einem Web- bzw. Desktop-Client und einer mobilen App bietet Ihnen Doxis Datenzugriff an jedem Ort zu jeder Zeit.

Die zentrale Archivierung von Unterlagen in Papierform gehört nach und nach der Vergangenheit an. Mit dem Einzug der Digitalisierung und dem Siegeszug der „Apps“ gibt es für jeden Bedarf die richtige Anwendung. Täglich entstehen dadurch neue Dokumente und Informationen. Das Prinzip „Es gibt für alles eine App“ ist nützlich für die Anwender, gestaltet aber eine Zusammenführung der Informationen für eine mögliche Entscheidungsfindung von schwierig bis fast unmöglich, weil die Informationen in zahlreichen Apps und damit voneinander isolierten Datentöpfen liegen.

Doxis verfolgt den Ansatz, vorhandene Informationssilos einzubinden (Content Federation) und über diesen Weg zu finden und nutzen (Enterprise Search). So lassen sich vorhandene Quellen (u.a. File-Sharing-Lösungen, SharePoint, Microsoft 365 etc.) integrieren und optional zusammenführen.

Die Zusammenführung der vorhandenen Informationen ist ein wichtiger Schritt, um eine Ausgangsbasis für gute Entscheidungen zu schaffen. So wird Ihr ECM-System als single source of truth zum „Datensee“.

Im laufenden Prozess können weitere Informationen ergänzt werden und ermöglichen zudem eine Alternativensuche bzw. die Bewertung dieser.

Um den Workflow voranzutreiben, wird in Doxis eine Aufgabe mit einer Entscheidung abgeschlossen. Die Entscheidungsfindung lässt sich dabei durch vordefinierte Auswahlmöglichkeiten (z. B. abgelehnt oder freigegeben) und einer maximalen Bearbeitungs-/Entscheidungsdauer unterstützen.

Doxis schafft es mit den beschriebenen Punkten eine Ausgangsbasis für gute Entscheidungen bereitzustellen. Durch die Analyse der Daten (u.a. Analyse der Informationen im Vorgang, Dokumentation getroffener Entscheidungen) und der erleichterten Entscheidungsfindung entsteht mit Unterstützung von Doxis in Ihrem Marktumfeld für Sie ein Wettbewerbsvorteil: Sie können schneller reagieren, vermeiden kostspielige Fehlentscheidungen und verbessern so z.B. die Qualität Ihrer Service-Leistungen und Produkte.