Version Control System (VCS)

Versionskontrolle, auch Quellcodekontrolle oder Revisionskontrolle genannt, verfolgt Änderungen an digitalen Dateien und speichert diese so ab, dass ältere Versionen jederzeit abrufbar bleiben und gleichzeitig die aktuellste Version für alle sichtbar ist. Technisch betrachtet können Teams also gleichzeitig an Dokumenten oder Quellcodes arbeiten, ohne Daten zu verlieren oder Konflikte zu verursachen.

Einfach gesagt bedeutet Versionierung, dass alle Änderungen direkt im selben Dokument vorgenommen und gespeichert werden. So ist ein Dokument die Single Source of Truth für den Geschäftsvorgang. Statt viele Versionen des gleichen Arbeitsvertrages lokal zu speichern, sind die Änderungen in nur einem Dokument protokolliert. So arbeiten Sie mit ein und demselben Dokument vom Entwurf bis zum Weg ins Archiv. Die Versionshistorie zeigt, wann wer etwas am Dokument verändert hat.

Die Versionierung von Dokumenten bedeutet Sicherheit für Unternehmensprozesse. Denn Gesetze wie die GoBD, das HGB oder die DSGVO verlangen eine nachvollziehbare und revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente. Sprich: Die Versionierung von Dokumenten stellt sicher, dass jede Änderung dokumentiert ist und frühere Versionen abrufbar bleiben. Das schützt vor Manipulationen, erleichtert Audits und verbessert die Zusammenarbeit, da immer die aktuelle und rechtssichere Version verfügbar ist.

Das sind weitere Vorteile:

• Nutzer sehen, wer wann welche Änderungen am Dokument vorgenommen hat.
• Nutzer arbeiten immer im aktuellen Dokument. Das verbessert die digitale Zusammenarbeit.
• Nutzer vermeiden Fehler beziehungsweise können entstandene Fehler durch die Versionierung schnell beheben.

Ein Versionskontrollsystem (VCS) verfolgt und speichert jede Änderung an einer Datei oder einem Projekt, sodass Teams jederzeit frühere Versionen wiederherstellen und Änderungen nachvollziehen können. Kurzum ist es die Software, über die Unternehmen die Versionskontrolle umsetzen.

Wie funktionieren Versionskontrollsysteme? Arten der Versionierung

Je nach Systemarchitektur des VCS gibt es unterschiedliche Ansätze für die Versionierung. Ein VCS kann lokal, zentral oder verteilt sein.

• Ein Local Version Control System (LVCS) speichert Änderungen auf einem Computer. Zum Beispiel speichern Sie verschiedene Bearbeitungsstände eines Vertrages mit Namen wie „Vertrag_v1.pdf“, „Vertrag_v2_final.pdf“, „Vertrag_v3_final_final.pdf“.
• Ein Centralized Version Control System (CVCS) speichert Änderungen auf einem zentralen Server. Nutzer arbeiten mit einer einzigen Source of Truth, indem sie Dateien einpflegen (Check-in), Änderungen vornehmen und die überarbeitete Version zurückspeichern (Check-out).
• Ein Distributed Version Control System (DVCS) speichert Änderungen nicht nur in Form von Kopien, sondern repliziert das gesamte Repository inklusive aller Versionen auf jedem Computer. Jeder Nutzer hat eine vollständige, eigenständige Kopie des Projekts lokal gespeichert und kann unabhängig davon Änderungen vornehmen. Erst später werden die Anpassungen mit einem zentralen Repository oder anderen Teammitgliedern synchronisiert.

Ein VCS optimiert Abläufe in verschiedenen Bereichen. Insbesondere in der Softwareentwicklung, dem Dokumentenmanagement und für das kollaborative Arbeiten bieten VCS enorme Potenziale für die Dokumentation und Teamarbeit.

Softwareentwicklung

In der Softwareentwicklung ist ein Versionskontrollsystem unerlässlich, um Quellcode sicher zu verwalten. Das sind Funktionen für Entwickler und Software-Teams:

• Branching und Merging, um neue Funktionen zu entwickeln, ohne den Hauptcode zu beeinträchtigen.
• Rollback-Funktionen, um fehlerhafte Änderungen rückgängig zu machen.
• Zusammenarbeit an großen Codebasen, insbesondere bei verteilten Teams.
• Integration mit CI/CD-Pipelines, um automatisierte Tests und Deployments auszuführen.

Dokumentenmanagement und digitale Zusammenarbeit

Lösungen wie Enterprise Content Management Systeme (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) enthalten idealerweise von Haus aus ein VCS. Das sind Vorteile:

• Automatische Versionierung von Dokumenten, um Datenverluste zu vermeiden.
• Nachvollziehbare Bearbeitungshistorien, sodass Sie Compliance-Anforderungen wie GoBD oder DSGVO einhalten.
• Kollaboratives Arbeiten, wodurch mehrere Nutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können, da sich Änderungen in Echtzeit synchronisieren.
• Berechtigungen anpassen, sodass nur autorisierte Nutzer Dokumente oder Teile von Dokumenten über alle Versionen hinweg einsehen.

Mit Doxis geschieht die Versionsverwaltung von Dokumenten automatisiert. Doxis speichert jede Änderung an einem Dokument und erstellt eine neue Version, sobald ein Nutzer die Bearbeitung abschließt. Der Versionsverlauf zeigt genau, wann und durch wen das Dokument verändert wurde. Über die Versionshistorie können Sie ältere Fassungen jederzeit wiederherstellen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte einen Vertragsentwurf bearbeiten. Ruft er das Dokument auf, gibt es einen Check-in. Speichert er die Änderungen ab, folgt der Check-out. In diesem Moment legt Doxis automatisch eine neue Version des Vertragsentwurfs in der digitalen Akte an und protokolliert, wer die Anpassungen vorgenommen hat.

Neben den Versionen können Sie in Doxis auch verschiedene Repräsentationen eines Dokuments anlegen – beispielsweise für eine gezielte Zugriffskontrolle oder zur Speicherung verschiedener Dateiformat

Zugriffsbeschränkte Repräsentationen

Nicht alle Nutzer sollen sämtliche Inhalte eines Dokuments sehen können. Deshalb können Sie verschiedene Repräsentationen desselben Dokuments erstellen, bei denen bestimmte Inhalte ausgeblendet oder geschwärzt werden. Zum Beispiel erstellen Sie eine Version, in der Sie einzelne Passagen im PDF schwärzen und unkenntlich machen. Diese Version geben Sie Mitarbeitern frei, während die vollständige Fassung nur leitenden Angestellten vorbehalten bleibt. So haben Sie zwei Varianten des gleichen Dokuments: eine geschwärzte und eine vollständige.

Dokumentenversionen in verschiedenen Dateiformaten

Ebenso können Sie in Doxis Dokumente in verschiedenen Dateiformaten speichern. Beispielsweise konvertiert Doxis eine PDF für die Langzeitarchivierung in ein PDF/A-Format. Beide Repräsentationen bleiben erhalten, sodass Sie jederzeit auf die gewünschte Version zugreifen können.

Ein Version Control System stützt die Dokumentenverwaltung. Technische Funktionen wie Check-in und Check-out, differenzierte Zugriffskontrollen und Repräsentationen gewährleisten, dass Sie Dokumente strukturiert, konsistent und manipulationssicher archivieren.

Doxis geht über die reine Versionierung hinaus und bietet eine ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten – inklusive Repräsentationen und Langzeitarchiv. Doxis versioniert Dokumente automatisch, protokolliert jede Änderung und zeigt genau, wer wann welche Anpassung vorgenommen hat. Zusätzlich verwaltet Doxis Dokumente in verschiedenen Repräsentationen, etwa mit eingeschränkten Zugriffsrechten oder in archiv-tauglichen Formaten wie PDF/A. So sind Ihre Dokumentenprozesse langfristig für die kollaborative Zusammenarbeit optimiert und rechtssicher.

Häufige Fragen zum Version Control System