Wareneingangskontrolle als wesentlicher Schritt in der Rechnungsfreigabe

Die Wareneingangskontrolle oder Wareneingangsprüfung ist ein Prüfverfahren, mit dem Unternehmen gelieferte Ware mit der Bestellung abgleichen.

Zum Beispiel erhält Ihr Unternehmen eine Warensendung mit 5.000 Schrauben. Ein Mitarbeiter kontrolliert anhand des Lieferscheins, ob die Menge, Qualität und Spezifikation korrekt sind. Stimmen Lieferschein und Lieferung überein, gibt der Mitarbeiter die kontrollierte Ware frei. Erst dann beginnen Prozesse wie der Rechnungsworkflow und die Ware wird ins Lager oder in die Produktion überführt.

Ziel und Bedeutung der Wareneingangskontrolle

Die Wareneingangskontrolle stellt sicher, dass Ihr Unternehmen bereits bei der Warenannahme ausschließlich einwandfreie und korrekt gelieferte Waren und Güter entgegennimmt. Sie ist somit ein wichtiger Bestandteil der Qualitätssicherung. Transportschäden oder andere Mängel werden frühzeitig erkannt, sodass spätere Probleme in der Produktion, Lagerhaltung oder Rechnungsfreigabe gar nicht erst entstehen. Dadurch bleiben Ihre Workflows reibungslos und effizient – ohne unerwartete Unterbrechungen.

Kurz gesagt ist die Wareneingangskontrolle in Beschaffungsprozessen für Unternehmen aus diesen Gründen wesentlich:

• Falsch gelieferte oder beschädigte Ware kann Produktionsausfälle verursachen und Kosten erhöhen.
• Die Kontrolle des Wareneingangs verhindert spätere Unstimmigkeiten zwischen bestellter, gelieferter und bezahlter Ware.
• Unternehmen können Mängel rechtzeitig melden und Fristen der Produkthaftung sowie Reklamation einhalten.

Die Wareneingangskontrolle folgt einem klar strukturierten Ablauf, der sicherstellt, dass gelieferte Produkte den vereinbarten Spezifikationen entsprechen. In der Regel besteht die Wareneingangskontrolle aus vier zentralen Schritten.

Schritt 1: Wareneingang

Die Ware trifft im Lager oder Wareneingang ein. In papierbasierten Prozessen übergibt der Lieferant den Lieferschein direkt an den Empfänger. Effizienter ist es jedoch, wenn der Lieferant den Lieferschein digital bereitstellt. Dann kann dieser automatisiert ausgelesen und direkt ins System übertragen werden.

Schritt 2: Wareneingangsprüfung

Das System oder ein Mitarbeiter gleicht nun die Lieferdaten mit denen der ursprünglichen Bestellung ab. Meist ist die Kontrolle in Unternehmen standardisiert und basiert auf einer Checkliste:

• Stimmen allgemeine Informationen wie Lieferant, Bestellnummer und Rechnungsnummer überein?
• Gibt es sichtbare Schäden an der Verpackung?
• Sind gelieferte und bestellte Mengen identisch?
• Liegen Dokumente wie Lieferschein oder Rechnung korrekt vor?
• Erfüllt die Ware den Qualitätsanspruch?

Schritt 2: Qualitätsmanagement

Qualitätskontrollen der Waren erfolgen auf Basis vordefinierter Prüfverfahren. Je nach Art der Ware kommen Stichprobenprüfungen, Materialtests oder visuelle Inspektionen infrage. Beispielsweise prüfen Sie in der Produktion Rohstoffe auf Mängel oder ihre Materialbeschaffenheit. In der Lebensmittelbranche können wiederum sensorische Tests oder Laboranalysen erforderlich sein, um die Haltbarkeit und Frische der gelieferten Lebensmittel zu prüfen. In der Elektroindustrie sind hingegen Funktionstests hilfreich.

Schritt 3: Dokumentation

Unternehmen sind verpflichtet, den Wareneingang lückenlos zu dokumentieren. Dazu gehören Informationen wie die gelieferte Menge, festgestellte Mängel oder Schäden und durchgeführte Prüfmethoden. Die Gesetzesgrundlage schafft § 143 Abgabenordnung (AO).

In der Regel erfolgt die Erfassung digital über ein ERP-System oder ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Für die gesetzlich geforderte Nachvollziehbarkeit müssen alle Belege und Prüfprotokolle über die jeweilige Aufbewahrungsfrist hinweg revisionssicher archiviert werden.

Schritt 4: Workflows anstoßen

Bei Abweichungen oder Mängeln informiert die Wareneingangskontrolle direkt die zuständige Abteilung – meist den Einkauf – und leitet das Eskalationsverfahren ein. Stimmt hingegen alles, gibt die Wareneingangskontrolle die Lieferung frei. Anschließend startet der Rechnungsworkflow, während die Ware entweder eingelagert oder direkt weiterverarbeitet wird.

Die manuelle Kontrolle des Wareneingangs ist fehleranfällig – insbesondere in papierbasierten Prozessen. Häufig enthält der papierbasierte Lieferschein eben nicht alle Antworten auf notwendige Fragen. Wurde die bestellte Menge vollständig geliefert? Entspricht die Qualität den Anforderungen? Gibt es Abweichungen zur Bestellung?

Eine digitale Wareneingangskontrolle löst diese Herausforderungen. Automatisierte Systeme erfassen Lieferungen in Echtzeit, gleichen sie mit Bestellungen ab und melden Abweichungen sofort. So verbessert die digitale Wareneingangskontrolle die Prozesssicherheit, Transparenz und Geschwindigkeit – für den Wareneingangsprozess selbst und alle nachfolgenden Workflows.

• Schnelle Weiterverarbeitung: Automatisch erfasste Wareneingänge reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen Prozesse.
• Fehlerminimierung: KI-gestützte Systeme erkennen Abweichungen präzise.
• Transparenz: Echtzeit-Daten gewährleisten eine lückenlose Dokumentation und sorgen für nachvollziehbare Prozesse.
• Nahtlose Zusammenarbeit: Einkauf, Lager und Rechnungsmanagement arbeiten mit synchronisierten Daten und vermeiden so Medienbrüche.
• Effiziente Rechnungsfreigabe: Standards in der Wareneingangsprüfung gewährleisten fehlerfreie und schnelle Rechnungsprozesse.
• Digitale Archivierung: Dokumente wie Lieferscheine und Wareneingangsdaten liegen in Systemen revisionssicher und wiederauffindbar ab.

In der Regel übernehmen ERP-Systeme die Erfassung des digitalen Wareneingangs. Im ERP-System SAP erfolgt die Wareneingangskontrolle zum Beispiel über die Transaktion MIGO („Materialbeleg erfassen“). Bedeutet: SAP bucht den Wareneingang gegen die Bestellung und erfasst die Ware so automatisch im System. So sieht der Ablauf aus:

• Wareneingang buchen: Ein Mitarbeiter ruft die MIGO-Transaktion auf und gibt die Bestellnummer ein. SAP zeigt die bestellten Mengen und Artikel an.
• Wareneingang abgleichen: Das System SAP MM (Material Management) vergleicht die gelieferten Mengen und Artikel mit den in SAP hinterlegten Bestelldaten. Etwaige Abweichungen kennzeichnet es als Differenzen.
• Qualität prüfen: Falls Ihr Unternehmen SAP QM (Qualitätsmanagement) nutzt, sendet das System eine automatische Prüfaufforderung. Alternativ sind manuelle Prüfverfahren möglich.
• Wareneingangsbeleg erstellen: Für geprüfte Ware erstellt das System einen Wareneingangsbeleg. SAP bucht die Ware dann ins Lager und aktualisiert parallel den Lagerbestand.
• Rechnungsprüfung starten: Die Integration MIRO (Rechnungsprüfung) gleicht den gebuchten Wareneingang mit der Bestellung ab. Das stellt sicher, dass Sie nur korrekt gelieferte Waren bezahlen.

Als Enterprise Content Management System (ECM-System) integriert sich Doxis in SAP und weitere ERP-Systeme. Dadurch lassen sich Lieferdokumente automatisiert und effizient verwalten – von der Erfassung über die Ablage bis zur revisionssicheren Archivierung.

Automatisierte Erfassung und strukturierte Ablage

• Sobald ein neuer Lieferschein in SAP hinterlegt ist, ruft Doxis diesen über die Schnittstelle ab.
• Das System erkennt automatisch den Dokumenttyp und legt den Lieferschein passend zur Bestellbestätigung in der digitalen Lieferantenakte ab – nachvollziehbar und jederzeit auffindbar.
• Alle Wareneingangsdokumente werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher archiviert.

Hinweis: Ist der Lieferschein Teil einer Rechnung, sind Sie zur revisionssicheren Archivierung verpflichtet.

Effiziente Rechnungsprüfung und -freigabe

Doxis kann jedoch weit mehr als ein klassisches DMS. So beschleunigt Doxis auch Prozesse, die dem Wareneingang nachgelagert sind. Zum Beispiel ist Doxis in der Lage, eingehende Rechnungen gegen die Bestellbestätigung oder den Lieferschein zu prüfen. Wurde beim Wareneingang richtig kontrolliert und die Daten entsprechend erfasst, erkennt Doxis eigenständig, ob die Rechnung sachlich korrekt ist. Ein Mitarbeiter muss also nur noch kurz die Rechnung prüfen, bevor er diese freigibt. Das beschleunigt die Rechnungsfreigabe deutlich.

Die Kombination aus ERP-Systemen wie SAP und ECM-Systemen wie Doxis reduziert manuelle Prozesse, minimiert Fehler und sorgt für mehr Transparenz im Wareneingang. Digitale Systeme erfassen Wareneingänge automatisch, gleichen sie in Echtzeit mit Bestellungen und Rechnungen ab und machen Abweichungen sofort sichtbar.

Darüber hinaus dokumentiert Doxis Prüfberichte und Wareneingangsdaten lückenlos und revisionssicher – ganz im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben wie der Abgabenordnung (AO). So optimieren Sie nicht nur Ihre Prozesse im Wareneingang, sondern beschleunigen auch die nachgelagerten Workflows bis hin zur Rechnungsfreigabe. Das Ergebnis: höhere Effizienz, geringere Fehlerquoten und eine transparente, rechtssichere Dokumentation.

Häufige Fragen zur Wareneingangskontrolle