Wie ECM Versorgern & Stadtwerken im Wettbewerbsdruck hilft

Informationen sind ein wichtiges Gut für Stadtwerke: Müssen Mitarbeiter erst lange nach den richtigen Dokumenten und Daten suchen, um Auskunft zu geben und Vorgänge zu bearbeiten, führt das zu langen Durchlaufzeiten oder sogar Fehlern durch das Arbeiten mit veralteten Informationen. Damit Kunden und Geschäftspartner deswegen nicht zum Wettbewerb abwandern, beschäftigen sich immer mehr Unternehmen damit, wie sie geschäftskritische Abläufe digitalisieren und so die Effizienz und Qualität ihrer Prozesse steigern können.

Bei Neuanschlüssen entstehen Unterlagen zu Bauprojekten, Genehmigungen, Abnahmen und viele weitere Dokumente, die bearbeitet und geprüft werden müssen. Wer den Überblick über die anfallenden Dokumente behalten will, setzen dabei auf digitales Dokumentenmanagement. So auch die Stadtwerke Bielefeld: Sie wickeln Baumaßnahmen durchgehend elektronisch ab. Alle Dokumente zu Neuanschlüssen und Instandhaltungsaufträgen liegen digital vor und sind in elektronischen Bauakten gebündelt, in denen z.B. Monteure sofort den Überblick über eine Baumaßnahme erhalten. Werden Dokumente bearbeitet, sind alle früheren und aktuellen Versionen transparent nachvollziehbar – niemand muss mehr lange suchen oder arbeitet mit veralteten Informationen und kein Dokument geht verloren.

Auch bei der Zusammenarbeit mit Architekten und Installateuren sollen Austausch, Bearbeitung und Abstimmung von Dokumenten genauso schnell und transparent möglich sein, wie zwischen internen Mitarbeitern. Die Stadtwerke Bielefeld haben dafür mit weiteren Netzwerkgesellschaften ein Netzanschlussportal entwickelt: Netzbau- und Anschlussprozesse werden hier über die integrierte Software Felix mit allen Beteiligten sicher abgewickelt. Die dabei entstehenden Dokumente und SAP-Daten archiviert das Doxis ECM-System revisionssicher im richtigen Geschäftskontext. So erfolgen Abstimmungen in Bauprojekten schneller, was die Projektlaufzeit verkürzt und Kosten spart.

Anfragen von Kunden, Angebote von Geschäftspartnern, Rechnungen: Die Voraussetzung, um all diese Dokumente schnell zu bearbeiten, schaffen Stadtwerke und Versorger bereits beim Posteingang. Die Westfalen Gruppe setzt z.B. automatisierte Workflows ein, um Dokumente zu verteilen und anschließend zu bearbeiten: Eingehende Post wird sofort gescannt, korrekt abgelegt und den zuständigen Bearbeitern weitergeleitet, sodass Mitarbeiter Anfragen von Kunden und Lieferanten schneller beantworten können. Seitdem das Unternehmen diesen Prozess mit Doxis ECM abbildet, gehen außerdem keine Rechnungen mehr verloren: Im Jahr werden rund 66.0000 eingehende Belege direkt digitalisiert und automatisiert verarbeitet. Dadurch haben sich die Durchlaufzeiten im Rechnungswesen wesentlich verkürzt und die Westfalen Gruppe kann Skontofristen leichter einhalten. Das langwierige und fehleranfällige manuelle Bearbeiten der Rechnungen ist nicht mehr nötig und die Westfalen Gruppe spart Zeit und Kosten, die sie für die weitere Verbesserung von Service und Produkten nutzen kann.

Verträge für Kunden schnell zu erstellen und bei Nachfragen jederzeit Auskunft dazu zu geben, ist ein entscheidender Service-Vorteil. Die Raffinerie Heide verwaltet ihre Verträge daher digital mit Doxis: In elektronischen Akten sind neben allen Verträgen auch die vertragsrelevanten Daten und Dokumente zum jeweiligen Kunden gebündelt und bei Nachfragen sofort auffindbar. Die Prüfung von Verträgen steuert das Unternehmen mit Workflows in Doxis. Sie helfen, den richtigen Prüfer zu finden und die richtigen Freigabeprozesse z.B. nach dem Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip einzuleiten. So lassen sich Fehler vermeiden und Geschäftsbeziehungen schneller abschließen.

Bei Reparaturen und Baumaßnahmen müssen Monteure und Ingenieure auch unterwegs Informationen zu Kunden und Projekten dabei haben. Nehmen sie Unterlagen in Papierform mit, haben andere Mitarbeiter in dieser Zeit keinen Zugriff darauf oder es sind erst Kopien nötig, bei denen nicht klar ist, ob sie der aktuellen Dokumentversion entsprechen. Die Stadtentwässerungsbetriebe Köln (StEB) haben dafür eine bessere Lösung: Sie stellen mit dem ECM Doxis Dokumente mobil bereit. Per Tablet greifen Mitarbeiter auf Baustellen auf aktuelle Informationen in Bau- und Projektakten zu, Probe-Entnehmer des Abwasserlabors haben Kundenakten überall zur Hand. Neue Dokumente oder Belegfotos können die Mitarbeiter direkt an Ort und Stelle mobil in Doxis ablegen. Das erleichtert den Mitarbeitern vor Ort die Arbeit und Sachbearbeiter im Büro bekommen schneller neue Informationen, um Vorgänge weiterzubearbeiten.

Mittlerweile setzen die StEB über 55 ECM-Anwendungen mit Doxis ein – von Personal- über Bau- und Projektakten bis zur digitalen Poststelle. Viele der Lösungen haben die StEB selbst auf Basis der Doxis-Plattform erstellt, die im gesamten Unternehmen zum Einsatz kommt und so einheitliche Prozesse über Bereiche hinweg ermöglicht – im Büro, bei Meetings und auch im Homeoffice.