7 questions à se poser avant de déployer une solution de gestion électronique de documents

Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels de gestion documentaire (GED), et il est relativement facile de dresser une première liste. Le plus difficile, c’est de l’affiner. Quelle GED répond le mieux à vos besoins ? Qu’en est-il de ses fonctionnalités, de la possibilité de l’intégrer dans votre infrastructure informatique existante, de digitaliser vos processus, etc. ? Pour vous guider dans le processus de décision, nous vous recommandons de répondre aux questions suivantes.

Une GED offre de nombreux avantages : elle permet de télétravailler, de diminuer les coûts et les tâches manuelles lors du traitement des dossiers, de respecter facilement les obligations légales comme les délais de conservation, etc. Quelles sont les principales motivations de votre entreprise ? Cela dépend de votre secteur d’activité : les compagnies d’assurance doivent gérer un volume de documents élevé et en constante augmentation, et améliorer leur service à la clientèle. Elles utilisent ce type de logiciel pour, par exemple, traiter les demandes, mettre en place des flux de travail de règlement des sinistres, numériser les documents connexes dès leur arrivée et afficher une vue à 360° des assurés grâce aux dossiers électroniques. D’autres secteurs, tels que l’industrie pharmaceutique et les sciences de la vie, peuvent utiliser ce genre de solution pour documenter leurs procédures de gestion qualité, acheminer plus rapidement les documents pour leurs procédures de recherche et d’homologation ou respecter leurs obligations de conformité, comme la gestion des dossiers conforme aux BPF. Outre l’objectif fondamental du traitement électronique des documents, il existe de nombreuses autres motivations et priorités qui déterminent les exigences relatives à un système de gestion documentaire.

Le degré de numérisation joue également un rôle important : les entreprises qui se lancent dans la numérisation de leurs processus commencent souvent simplement par numériser leurs documents papier, ce qui facilite l’accès illimité à l’information. Néanmoins, celles qui utilisent déjà une solution de GED ou d’archivage qui, par exemple, ne répond plus aux exigences de conformité actuelles ou ne peut pas évoluer, ont des besoins différents. Quelle que soit votre motivation principale, il est logique de connaître d’abord les avantages que vous pouvez tirer d’une gestion électronique des documents. En outre, vous devez tenir compte de toutes les parties prenantes pour clarifier les questions suivantes : quelles sont les attentes des utilisateurs en termes de facilité d’utilisation, quelles problématiques le service IT entend-il résoudre en déployant un logiciel de gestion documentaire, quels sont les besoins des délégués à la protection des données et des comités d’entreprise ? Définir les besoins dans ce domaine dans le cadre d’ateliers collectifs est essentiel pour s’assurer que des fonctionnalités ne manqueront pas ou ne seront pas superflues par la suite.

Aujourd’hui, aucune entreprise ne peut fonctionner sans un certain niveau d’équipements informatiques. Plus l’environnement informatique est mature, plus il est complexe, principalement du fait de la complexité des systèmes patrimoniaux. Lors de la mise en place d’une GED, il faut donc chercher à savoir comment l’intégrer dans l’infrastructure existante. Quels systèmes et processus doivent être connectés, et où l’information circule-t-elle ? Après tout, la nouvelle GED doit contribuer à éliminer les silos d’informations et à entièrement numériser les processus, au lieu de complexifier encore plus l’environnement informatique. À cela s’ajoute la question du modèle de déploiement : voulez-vous déployer votre GED en interne ou dans le cloud, ou bien préférez-vous un scénario hybride ? Réfléchissez à vos besoins en termes d’évolutivité et de disponibilité, et au scénario le mieux adapté à votre stratégie IT. Demandez-vous également si vous pouvez mobiliser des ressources informatiques suffisantes pour la mise en œuvre, l’administration et la maintenance. Une solution SaaS peut vous décharger de tout travail sur ces points et également être mise en place plus rapidement. Si vous souhaitez réduire encore plus la gestion de vos équipements informatiques, l’éditeur du logiciel de GED doit proposer des services gérés pour la configuration, l’exploitation et l’assistance, afin que vous n’ayez pas à vous en occuper. Abordez ces points à l’avance avec l’éditeur afin de pouvoir chiffrer non seulement la phase initiale de votre projet de GED, mais aussi les coûts d’exploitation.

Enseignes internationales, hôpitaux aux réseaux décentralisés, banques en voie de planifier une fusion : réfléchissez au positionnement actuel de votre entreprise et à l’évolution de sa structure organisationnelle à terme. Si vous souhaitez vous développer, cela signifie plus d’utilisateurs, plus de documents, plus d’e-mails et de données, et éventuellement aussi des organisations distinctes. Dans ce cas, vous avez besoin d’une GED qui évolue à votre rythme, mais seulement lorsque vous l’avez décidé. Le dimensionnement de la GED dépend également de votre secteur d’activité : pour des raisons strictement légales, les groupes pharmaceutiques doivent conserver leurs documents plus longtemps que les entreprises qui relèvent de secteurs non réglementés. Pour les projets de construction sur plusieurs années, une documentation transparente est essentielle à la réalisation, et elle doit être archivée pour une durée correspondante. En même temps, de nouveaux documents sont ajoutés chaque jour. Les grandes entreprises, comme notre client DHL, doivent gérer jusqu’à 13 millions de nouveaux documents chaque jour. Son système de GED traite un volume de documents d’un pétaoctet. Tous les systèmes ne peuvent pas supporter des volumes aussi élevés, d’autant plus qu’avec environ 5 000 demandes d’accès par minute provenant d’utilisateurs du monde entier, les performances du système doivent rester constamment élevées.

La solution de GED doit être aussi multilingue afin de faciliter la collaboration à l’international. Doxis, système de GED utilisé par DHL est disponible en 13 langues et compatible avec Unicode ; ainsi, non seulement les interfaces utilisateur sont traduites, mais aussi les métadonnées. Résultat : les recherches d’informations peuvent s’effectuer dans plusieurs langues. En outre, il prend en charge les conservations légales et les délais de conservation légale, qui varient en fonction des obligations nationales. Avant la mise en œuvre, étudiez la structure de votre organisation et déterminez si le déploiement doit s’effectuer à l’échelle internationale. Par exemple, la solution est-elle évolutive ? Offre-t-elle des performances élevées permettant de traiter les demandes d’accès et les requêtes de recherche simultanées de plusieurs milliers d’utilisateurs dans le monde sans délai, ni interruption ?

Serveurs de fichiers dans les différents services, archives à différents endroits, courrier papier distribué au siège... Dans une entreprise, les documents sont créés et stockés à de nombreux endroits différents. Un système de gestion électronique des documents doit garantir leur disponibilité depuis un point central. Pour cela, il est important de savoir qui doit y avoir accès et comment les nouveaux documents sont ajoutés. Chaque utilisateur peut-il enregistrer de nouveaux documents ? Est-ce que les filiales scannent leur courrier elles-mêmes ou le courrier passe-t-il par une boîte aux lettres centrale ou un fournisseur de services de numérisation externe ? Outre les demandes d’accès et les flux de travail correspondants utilisés par la GED pour numériser et contrôler les documents, il y a aussi la question du respect des obligations de conformité. Qui est autorisé à stocker, consulter, modifier et supprimer des documents dans le logiciel de GED ? En fonction des exigences de conformité légales et internes, différentes autorisations d’accès et mécanismes de sécurité sont nécessaires. C’est encore plus vrai lorsque vous échangez des documents avec des prestataires de services externes, des fournisseurs et des clients. Une solution à la pointe de la technologie comme Doxis répond à toutes ces exigences, puisqu’il s’agit d’une plateforme de gestion intelligente de l’information pour les entreprises et d’une solution de collaboration sécurisée pour le travail en équipe et avec les partenaires externes.

Dans la plupart des entreprises, les structures de fichiers se sont développées de manière organique au fil des ans et sont maintenant devenues obsolètes. Le passage à un nouveau système de gestion documentaire offre l’occasion d’établir une nouvelle structure plus judicieuse. Par conséquent, tenez compte de la manière dont les dossiers électroniques de la GED répondent à vos besoins : connectent-ils les documents dans leur contexte et aux processus ? C’est à ce stade que nous séparons le bon grain de l’ivraie : une GED dotée d’un système de dossiers électroniques ne renvoie pas seulement des documents sous la forme d’une liste de résultats filtrés, mais traite également les fichiers comme des objets d’information indépendants avec leurs propres métadonnées. Ces dossiers électroniques possèdent une structure qui permet aux utilisateurs de retrouver et de traiter facilement ce dont ils ont besoin. En outre, vous pouvez simplement créer des fichiers supplémentaires du même type à tout moment ou les faire créer automatiquement par la GED ; par exemple, un nouveau dossier de fournisseur est créé lorsqu’un fournisseur est saisi dans SAP. D’autres processus, tels que la demande et la vérification des certificats de ces fournisseurs, peuvent également être lancés directement à partir des dossiers électroniques du logiciel de GED qui, à l’instar de Doxis, intègre des fonctionnalités de gestion de processus métier. Vous pouvez également adapter les dossiers électroniques à vos besoins : par exemple, vous pouvez lier les dossiers fournisseurs aux commandes et obtenir rapidement les informations concernant les commandes en suspens des deux mois précédents. Réfléchissez donc à la manière dont vous souhaitez que ces dossiers électroniques facilitent le travail quotidien de vos salariés.

Examinez les processus caractéristiques de votre entreprise : quelles activités manuelles peuvent être automatisées ? Où vos salariés doivent-ils traiter des tâches et prendre des décisions spontanément ? Où travaillent-ils avec des personnes extérieures à l’entreprise ? Vous n’avez pas seulement besoin d’une GED, mais aussi de la prise en charge des flux de travail nécessaires. Gardez toujours à l’esprit que documents et processus vont de pair ! Il n’y a pas de documents sans processus, ni de processus sans documents. Lors du choix d’un système de gestion électronique des documents, il est logique de s’assurer qu’il intègre des fonctions de gestion des processus métier (BPM). Ainsi, vous disposez de tous les éléments nécessaires au traitement et au pilotage de vos documents et processus au sein d’une seule et même solution sans avoir besoin d’acquérir d’autres applications. À partir de là, les documents et les processus ou tâches connexes peuvent être attribués aux bonnes personnes chargées de leur traitement, les délais sont contrôlés et toutes les étapes du traitement sont documentées, le tout automatiquement. Cela rend les processus et leur état d’avancement transparents pour toutes les parties prenantes. Vous pouvez éviter les retards et respecter vos obligations de conformité, telles que la procédure de double vérification pour l’approbation des contrats. Même les processus complexes faisant intervenir plusieurs services peuvent être mis en place rapidement et gérés en toute transparence. Si vous souhaitez également intégrer des clients ou des partenaires externes, assurez-vous que la GED embarque des fonctions collaboratives comme les salles virtuelles où vous pouvez travailler ensemble en toute sécurité et faire intervenir des parties externes dans vos processus.

N’oubliez pas non plus d’inclure toutes les autres applications employées au quotidien : ERP, CRM, SIGRH, portail clients ou fournisseurs, etc. Toutes ces applications doivent être faciles à intégrer à la GED, afin que les informations qu’elles contiennent soient disponibles dans le processus en question et que les processus s’exécutent sans interruption.

Outre la question des modalités de numérisation des nouveaux documents reçus par courrier, il est également important de décider ce qu’il faut faire des anciens dossiers papier. D’un point de vue financier, il est judicieux de ne numériser que les documents déjà archivés dont vous aurez besoin dans vos processus futurs. Il en va de même pour les informations enregistrées sur d’anciens supports de stockage que vous envisagez de convertir et de transférer vers le logiciel de GED. Qui se chargera de la numérisation ou de la conversion : vous ou un prestataire de services tiers ? Veillez à prendre en compte les frais encourus et le temps nécessaire en fonction de votre volume de documents et de données. Vérifiez également comment votre nouveau fournisseur de solutions de GED peut vous aider à transférer les fichiers et dossiers de votre ancien système vers le nouveau : faut-il transférer l’ensemble des documents ou, par exemple, seulement les métadonnées ? Cela signifie que les documents peuvent être retrouvés à l’aide de la fonction de recherche, mais qu’ils restent physiquement stockés à un autre endroit. Nous pouvons vous conseiller sur la démarche la plus judicieuse pour vous et sur votre cas d’utilisation spécifique. Vous avez ainsi l’assurance que le transfert de vos données s’opérera sans temps d’arrêt, ni perte de données.

Quelles sont vos exigences fonctionnelles et organisationnelles en matière de système de gestion électronique de documents ? Nous serions heureux de vous aider à trouver ce qui convient le mieux à votre entreprise et de vous montrer au cours d’une démonstration – sans obligation d’achat – comment atteindre vos objectifs de transformation numérique avec Doxis. Prenez un rendez-vous dès aujourd’hui ⯈