5 Erkenntnisse aus dem Gartner „Hype Cycle for the Digital Workplace“ 2020*

Der gerade erschienene Gartner-Bericht „Hype Cycle for the Digital Workplace“ 2020 vermittelt einen Einblick, wie sich Digital Workplace-Technologien in den nächsten 10 Jahren aller Wahrscheinlichkeit nach entwickeln werden. Im diesjährigen Bericht wurden 35 Technologien und Tools unter die Lupe genommen und hinsichtlich ihrer Reife, voraussichtlichen Einführung und ihres potenziellen Nutzens überprüft. „Organisationen können mit diesem Hype Cycle herausfinden, welche Technologien ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen (oder einzelne Services optimieren) würden, indem sie ihren Mitarbeitern ein effektiveres und engagierteres Arbeiten ermöglichen“, so Gartner. Welche Technologien bieten einen hohen bzw. transformativen Nutzen? Was sind wegweisende Trends in Sachen Digital Workplace? Hier sind unsere 5 wichtigsten Erkenntnisse aus dem diesjährigen Bericht.

Wie bereits im Market Guide for Content Collaboration Tools 2020 wird auch im diesjährigen Hype Cycle for the Digital Workplace noch einmal besonders deutlich, wie die andauernde Corona-Pandemie und die Entstehung eines „New Work Nucleus“ die Bedeutung des Digital Workplace unterstreichen. Wir konnten ebenfalls beobachten, dass das Aufrechterhalten von Produktivität und Business Continuity in diesem Jahr zu den wichtigsten Zielen von Unternehmen zählt. Und tatsächlich zeigt sich am Hype Cycle-Bericht, dass Geschäftsführungen ihre Prioritäten neu ausrichten und ihren Fokus auf die „Digital Dexterity“, die digitalen Fähigkeiten der Belegschaft legen. Letztendlich, so Gartner, sei „der Digital Workplace nicht länger nur eine ‚nette Option‘, sondern entscheidend für die digitale Flexibilität geworden.”

Dieser Aussage stimmen wir voll und ganz zu – und unsere Kunden sind derselben Meinung. 2020 ist ihnen bewusst geworden, wie wichtig es ist, eine Digital Workplace-Strategie zu implementieren und die entsprechende Technologie einzusetzen. Susanne Eiter, Personalverantwortliche beim LWL-Inklusionsamt Soziale Teilhabe, erläutert, warum die Digitalisierung während der Pandemie für den Landschaftsverband eine entscheidende Rolle spielt: „Müssten alle Kolleginnen und Kollegen die Fallakten, die sie für die Sachbearbeitung brauchen, in Papierform mitnehmen, wäre das logistisch und datenschutzrechtlich gar nicht möglich und wir wären handlungsunfähig."

Andreas Büttner, Director IT – Chief Information Officer bei der Bank M.M.Warburg & CO, fasst die Vorteile einer Content Services-Technologie wie Doxis als Basis für den Digital Workplace und ein kurzfristig organisiertes, sicheres Arbeiten im Homeoffice folgendermaßen zusammen: „Mobiles Arbeiten (bzw. Homeoffice etc.) ist aus unserer Sicht ohne ein gutes Dokumentenmanagement-System auch in mittelständischen Unternehmen heute nicht mehr denkbar. Eine reine Collaboration-Lösung reicht aus vielen rechtlichen bzw. regulatorischen Gründen nicht mehr aus.“ Nur eine gut durchdachte Digital Workplace-Strategie, die Content-, Prozess- und Collaboration-Services vereint, gewährleistet die gewünschte Business Continuity. An diesen Kunden sehen wir, dass eine Investition in den Digital Workplace unumgänglich geworden ist und sich in jedem Fall auszahlt.

Den diesjährigen Hype Cycle for the Digital Workplace haben wir uns im Hinblick auf drei wichtige Kriterien angesehen, die für den Ausbau der „Digital Dexterity“ am entscheidend sind:

• Mitarbeiterengagement: Innovationen, mit denen sich u. a. die Gesundheit der Belegschaft und mobiles Arbeiten verbessern lassen.
• Zukunft der Arbeit: Technologien zur Unterstützung digitaler Geschäftsprozesse und einer agilen Arbeitsumgebung, z. B. durch vernetzte, intelligente Arbeitswelten. Dazu gehört sowohl die Neugestaltung physischer Arbeitsplätze, als auch die Einrichtung digitaler Workspaces und die Ermöglichung flexibler Arbeitsmodelle.
• Innovative Arbeitsplatztechnologien: Hier hat Gartner neue Kategorien hinzugefügt, darunter Robotic Process Automation (RPA) und Content Flow. Während RPA unserer Ansicht nach deutliche Einschränkungen im Hinblick auf eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen aufweist, ist die Sicherstellung von Content Flow für den Digital Workplace, d. h. die Bereitstellung von Informationen im richtigen Kontext zur richtigen Zeit und im richtigen Prozess, von wesentlicher Bedeutung.

Der Bericht bietet Unternehmen eine „Priority Matrix for the Digital Workplace“, mit der sie die 35 analysierten Technologien hinsichtlich ihres Nutzens (transformativ, hoch, mittel, niedrig) und der Zeit bis zu ihrer allgemeinen Einführung (weniger als 2 Jahre, 2–5 Jahre, 5–10 Jahre, mehr als 10 Jahre) vergleichen können. Hier stechen die 12 „Peak“-Technologien ins Auge, die Technologien, die im Hype Cycle ihren Klimax erreicht haben. Bei ihnen sieht Gartner einen „hohen“ oder „transformativen“ Nutzen für Organisationen. Diese Technologien lassen sich für ein breites Spektrum an Digital Workplace-Trends einsetzen, darunter Collaboration, User Experience, intelligente Workspaces und Dienste wie Citizen Data Science. Die vollständige Matrix finden Sie im Bericht.

Eine der „Peak“-Technologien mit einem als „hoch“ eingestuften Nutzen sind Content Integration Services. Mit ihnen lassen sich horizontale und vertikale Prozesse so abbilden, dass Unternehmen ihre Umsätze steigern und gleichzeitig Kosten einsparen können. Im Hype Cycle-Bericht heißt es dazu, dass „Content Integration Services sowohl Innovation als auch Compliance und Kosteneinsparungen ermöglichen, weil sie die Verfügbarkeit von Informationsressourcen optimieren“.

Wir sind der Meinung, dass Organisationen erst dann von Vorteilen wie zuverlässigerer Einhaltung gesetzlicher Auflagen, Analysen und maschinellem Lernen profitieren, wenn Content-Quellen vernetzt sind und Mitarbeiter stets einen nahtlosen Zugriff auf Informationen haben, ob im Büro oder von unterwegs. Die SER Group wird im Gartner-Bericht als Anbieter von Content Integration Services aufgeführt.

Der neue Work Nucleus verdeutlicht aktuell den Bedarf nach angepassten, innovativen Lösungen für den Digital Workplace. Im Hype Cycle for the Digital Workplace 2020 werden diese Technologien als SaaS-basierte Anwendungen für mehr Produktivität von Mitarbeitern und Teams beschrieben. Darin eingeschlossen sind Content Collaboration-Plattformen, Konferenzlösungen, Workstream Collaboration und Collaborative Work Management. Im Bericht wird betont, dass „die Pandemie uns allen klargemacht hat, dass diese Tools nicht nur die Grundlage für das Arbeiten im Homeoffice bilden, sondern auch für eine unkomplizierte Prozessautomatisierung, eine beschleunigte Collaboration und die Integration von mitarbeiterorientierten Anwendungen.“ Gartner sieht in diesen Tools den einfachsten und schnellsten Weg, die „Digital Dexterity“ von Mitarbeitern umgehend zu verbessern.

Bei Gesprächen mit unseren Kunden in den vergangenen Monaten haben wir wiederholt festgestellt, dass Mitarbeiter bereits von den Verbesserungen profitieren – denn die Unternehmen setzen ohnehin schon eine Lösung ein, die digitale Prozesse und Content Collaboration ermöglicht. Dank der Content Integration-Funktionen von Doxis konnten sie problemlos neue Cloud-basierte Tools einsetzen (z. B. Anwendungen für Chat und Videokonferenzen), ohne dabei Content-Silos zu riskieren. Unabhängig von der Art der Bereitstellung von Doxis – ob on-premises, in der Cloud oder als Hybridlösung – waren sie in der Lage, ihre Arbeitsweise den drastischen veränderten Bedingungen nicht nur erfolgreich anzupassen, sondern sie sogar zu verbessern.

Viele Unternehmen traf die plötzliche Verlagerung ins Homeoffice völlig unvorbereitet. Einige mussten feststellen, dass ihre digitale Transformation doch nicht so weit fortgeschritten war, wie sie es gehofft hatten oder benötigten. „Die Corona-Krise hat die Unzulänglichkeiten vieler papierbasierter und analoger Prozesse ans Licht gebracht – und damit aufgezeigt, wie existenziell die Beschleunigung der digitalen Transformation wirklich ist“, heißt es im Bericht.

Mit der neuen Normalität zurechtzukommen, hat zwar viele vor neue Herausforderungen gestellt, aber wir konnten auch feststellen, dass einige Organisationen die Situation als Chance ergriffen haben, um eine innovative Digital Workplace-Strategie voranzutreiben. Als ersten Schritt empfehlen wir eine Bestandsaufnahme Ihrer Digitalisierung durchzuführen: Wenn Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Nutzer kennen und priorisiert haben, können Sie besser entscheiden, welche Bereiche am dringendsten digitalisiert werden sollten. Eine agile Plattform, die Content, Prozesse und Collaboration Services mit intelligenten Lösungen und Automatisierung verbindet, ist unserer Ansicht nach für Organisationen die Grundlage für die Implementierung einer innovativen Digital Workplace-Strategie. 

*Gartner Hype Cycle for the Digital Workplace, Matt Cain, Michael Woodbridge, 17 July 2020
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