Digitale Auftragserfassung mit ECM: Weniger Fehler, mehr Kontrolle

Auftragserfassung beschreibt den Prozess, Bestellungen beziehungsweise Aufträge aufzunehmen, zu verarbeiten und innerhalb des Unternehmens weiterzuleiten. Mit der Auftragserfassung stellen Unternehmen also sicher, dass sie alle relevanten Informationen zu einem Auftrag korrekt erfassen. Relevant sind zum Beispiel Kundendaten, Bestellpositionen, Mengen, Preise oder Lieferbedingungen.

Ziele der Auftragserfassung

Das Hauptziel der Auftragserfassung ist es, Aufträge reibungslos, effizient und fehlerfrei abzuwickeln. Damit unterstützt sie ein effizientes Order Management und bildet die Grundlage, um nachgelagerte Geschäftsprozesse zu optimieren. Denn effiziente Erfassungsprozesse bedeuten, dass Unternehmen Aufträge schneller bearbeiten, Engpässe vermeiden und eine hohe Qualität im Service sicherstellen können. Zum Beispiel beschleunigt eine effiziente Auftragserfassung Schritte im Bereich Produktion, Logistik oder Rechnungsverarbeitung.

Die Auftragserfassung erfolgt in vier Schritten:

• Auftragsdaten aus verschiedenen Quellen erfassen: Ein Auftrag kann über verschiedene Wege eingehen – per Telefon, E-Mail, EDI oder über einen Webshop.
• Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen: Wichtige Daten wie Artikelnummern, Mengen und Preise werden überprüft, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
• Aufträge freigeben und an nachgelagerte Systeme weiterleiten: Nach der Prüfung wird der Auftrag in das ERP-System überführt und für weitere Schritte wie Produktion oder Versand freigegeben.
• Auftragsstatus dokumentieren und nachverfolgen: Der Auftragsfortschritt wird dokumentiert, um Transparenz zu schaffen und Kunden sowie interne Abteilungen jederzeit über den aktuellen Status zu informieren.

Wie genau die Auftragserfassung abläuft, hängt von verschiedenen Faktoren ab – zum Beispiel davon, ob sie manuell oder digital erfolgt. Während die manuelle Erfassung oft zeitaufwendig ist und Fehlerpotenzial birgt, ermöglicht eine digitale Lösung eine weitgehend automatisierte Verarbeitung und Integration in ERP- und CRM-Systeme.

Manuelle vs. digitale Auftragserfassung

Bei der manuellen Auftragserfassung nehmen Mitarbeiter Aufträge zum Beispiel per Telefon oder Brief entgegen und übertragen sie händisch in ein System wie ein ERP. Das ist zeitaufwendig, fehleranfällig und erschwert die Nachverfolgbarkeit – denn oft sind Informationen über verschiedene Systeme oder sogar Papierdokumente verstreut.

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf digitale Auftragserfassung. Statt manueller Eingaben werden Bestellungen direkt im System verarbeitet – idealerweise vollautomatisch. Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) oder Electronic Data Interchange (EDI) erfassen eingehende Aufträge präzise, reduzieren Fehler, beschleunigen Abläufe und sorgen für durchgängige Transparenz.

Kurz gesagt: Digitale Auftragserfassung optimiert den gesamten Order-to-Cash-Prozess.

Das sind Vorteile der automatisierten Auftragserfassung:

• Schnellere Datenerfassung und -verarbeitung: Automatisierte Systeme erfassen und verarbeiten Aufträge in Echtzeit.
• Weniger Fehler: Durch den Wegfall manueller Eingaben sinkt die Fehlerquote.
• Höhere Transparenz: Alle erfassten Daten sind in einem zentralen System gespeichert und jederzeit abrufbar.
• Bessere Skalierbarkeit: Unternehmen können auch bei wachsendem Bestellaufkommen effizient arbeiten, ohne zusätzliche personelle Ressourcen bereitzustellen.

Effiziente Auftragserfassung bedeutet mehr als nur eine digitale Eingabeoberfläche – sie muss reibungslos in bestehende Unternehmenssysteme integriert sein. Ein ECM-System übernimmt dabei eine zentrale Rolle im Input Management: Es erfasst, verarbeitet und archiviert auftragsbezogene Dokumente.

Dank der nahtlosen Anbindung werden Bestellungen, Angebote und Auftragsbestätigungen automatisch mit den passenden Datensätzen im ERP-System verknüpft. Das Ergebnis: Eine zentrale Informationsquelle, die alle Abteilungen – von Vertrieb und Produktion bis zur Buchhaltung – jederzeit nutzen können.

Das sind weitere Vorteile und Funktionen der Auftragserfassung mit ECM-Software:

Zentrale Dokumentenverwaltung für eine durchgängige Prozesskette

Ein ECM-System strukturiert und organisiert sämtliche auftragsbezogenen Dokumente an einem zentralen Ort. Dadurch sind alle relevanten Informationen jederzeit abrufbar – unabhängig davon, ob sie ursprünglich per Scan oder EDI eingegangen sind. Die automatische Ablage nach einheitlichen Kriterien sorgt dafür, dass Dokumente schnell gefunden werden und in der richtigen Prozessphase zur Verfügung stehen.

Automatische Erfassung und Indexierung von Daten

Moderne ECM-Systeme nutzen Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und OCR-Technologie, um Dokumente automatisch zu erfassen und zu indexieren. Das System analysiert eingehende Aufträge, extrahiert relevante Informationen wie Bestellnummern oder Produktdetails und ordnet die Dokumente und Daten den richtigen Vorgängen im ERP-System zu. Zudem ermöglicht die intelligente Suchfunktion das schnelle Auffinden von Dokumenten anhand von Schlagworten oder Metadaten. Das beschleunigt ganze Workflows in Purchase-to-Pay-Prozessen (P2P-Prozessen).

Compliance, Sicherheit und revisionssichere Archivierung

Ein ECM-System umfasst immer auch Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) und sollte unternehmensinterne Vorgaben sowie gesetzliche Anforderungen wie die GoBD und DSGVO erfüllen. Ein integriertes revisionssicheres Archiv gewährleistet, dass Unternehmen sämtliche auftragsbezogenen Dokumente rechtskonform archivieren. Zudem schützt es Dokumente vor Manipulation und gewährleistet, dass Dokumente auch nach Jahren noch im Originalzustand abrufbar sind.

Das ECM-System Doxis lässt sich über autorisierte Schnittstellen nahtlos an gängige CRM- und ERP-Systeme wie SAP anbinden. So stehen alle erfassten Auftragsdaten in Echtzeit zur Verfügung – ohne manuelle Systemwechsel.

Vertriebsmitarbeiter können direkt in ihrem CRM auf Kundenaufträge zugreifen, während die Buchhaltung Bestellungen automatisch im ERP weiterverarbeitet. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für durchgängige Prozesse.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung für fehlerfreie Erfassung

Doxis nutzt moderne KI-Technologien, um eingehende Auftragsdokumente automatisch zu erfassen, zu analysieren und den richtigen Geschäftsprozessen zuzuordnen. Dank intelligenter Texterkennung (OCR) und Machine Learning klassifiziert und extrahiert Doxis relevante Daten wie Bestellnummern, Kundeninformationen und Artikelpositionen und legt sie als strukturierte Metadaten im System ab. Eingehende Aufträge im ERP-System nimmt Doxis also entgegen, um sie automatisiert zu verarbeiten und in weitere Prozesse einzuspeisen.

Workflow-Automatisierung für eine schnellere Auftragsbearbeitung

Mit Doxis automatisieren Sie Workflows vollständig. Beispielsweise prüft Doxis automatisch, ob alle relevanten Informationen vorhanden sind. Fehlende Informationen fordert Doxis von zuständigen Mitarbeitern an. Freigabeprozesse lassen sich ebenfalls automatisieren: Doxis kann Aufträge anhand definierter Kriterien direkt zur Bearbeitung an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten oder bei Unstimmigkeiten eine Eskalation anstoßen.

Viele Unternehmen kämpfen mit ineffizienten Auftragserfassungsprozessen, die isoliert ablaufen und dadurch wertvolle Zeit kosten. Der Schlüssel zur Optimierung liegt in der nahtlosen Anbindung an bestehende CRM- und ERP-Systeme wie SAP. Nur so lassen sich Aufträge effizient steuern und eine einheitliche Sicht auf Kundenbeziehungen gewährleisten.

Die Lösung: Ein ECM-System wie Doxis, das sich direkt in bestehende Systeme integriert. Diese Vernetzung schafft eine durchgängige Informationskette – vom ersten Angebot über die Auftragserfassung bis hin zur Rechnungsstellung. Alle relevanten Dokumente werden zentral und konsistent verwaltet, wodurch Prozesse transparenter, fehlerfreier und effizienter werden – im gesamten Order Management und darüber hinaus.

Häufige Fragen zur Auftragserfassung