Contract Lifecycle Management: Risiken von Verträgen jederzeit richtig abschätzen

Verträge entwerfen, prüfen, genehmigen, unterzeichnen, archivieren und Fristen managen: Mit dem Vertragsmanagement sind zahlreiche Aufgaben verbunden. Das macht manuelle Vertragsprozesse fehleranfällig. Mittels Contract Lifecycle Management behalten Unternehmen den Überblick und schätzen Vertragsrisiken zu jeder Zeit richtig ein.

Lesen Sie in diesem Artikel, wie Contract Lifecycle Management Strategie in Vertragsprozesse bringt und wie Software den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags digital abbildet.

Contract Lifecycle Management, kurz CLM, steht übersetzt für Vertrags-Lebenszyklus-Management. Gemeint ist ein strategischer Ansatz des Vertragsmanagements, und zwar über alle Phasen des Vertragszyklus hinweg: Verträge entwerfen, erstellen, verhandeln, umsetzen, archivieren, überwachen, erneuern und beenden. Im CLM beginnt das Vertragsmanagement also nicht erst mit der Unterzeichnung eines Vertrages, sondern bereits mit dessen ersten Entwurf. Der Vertragslebenszyklus endet entweder mit dessen Erneuerung oder Beendigung und Archivierung.

Dafür standardisiert das CLM Prozesse so, dass sie systematisch und gleichzeitig effizient sind. Konkret bedeutet das, dass nachvollziehbare Vertragsprozesse, die Kosten und Risiken ganzheitlich reduzieren.

Digitales Contract Lifecycle Management verstärkt die Vorteile:

• Es setzt Vertragsprozesse in Kontext mit Unternehmensprozessen.
• Es minimiert Compliance-Risiken durch erhöhte Transparenz in Prozessen.
• Es spart durch Automatisierung Zeit ein und entlastet so Mitarbeiter.
• Es minimiert die Fehleranfälligkeit in Prozessen und erhöht die Rechtssicherheit.

Unternehmen, die Vertragsprozesse digitalisieren, sind am Ende agiler. Dafür gibt es einen einfachen Grund: CLM-Software optimiert Vertragsprozesse laufend. Managen Sie beispielsweise Verträge in einem Dokumentenmanagement-System (DMS), wissen Sie zu jeder Zeit,

• wo sich Vertragsdokumente befinden,
• welche Informationen sie beinhalten,
• wer sie erstellt und zuletzt bearbeitet hat und
• wann nächste Vertragsfristen anstehen.

Laufend Verträge zu managen, bedeutet, diese über den Lebenszyklus zu verwalten. Dieser besteht aus fünf Phasen:

Schritt 1: Vertrag entwerfen und erstellen

Der Vertragslebenszyklus beginnt mit dem Vorlagenmanagement. Alle geschäftlichen Aktivitäten eines Unternehmens basieren auf Verträgen. Für jeden Arbeitsvertrag, Lieferantenvertrag oder Dienstleistungsvertrag individuelle Verträge aufzusetzen, wäre zu aufwendig. Mit Vorlagen setzen Unternehmen Verträge nach gleichem Muster auf und standardisieren die Inhalte.

Vertragsvorlagen definieren demnach die Struktur eines Vertrages, aber auch relevante Informationen. So enthält ein standardisierter Geschäftsvertrag beispielsweise rechtliche Angaben wie Fristen, Klauseln und Vertragsstrafen. Textbausteine, also Felder, die sich automatisiert mit organisationsspezifischen Daten ausfüllen, vereinfachen die individuelle Vertragserstellung.

• So sieht die erste Phase des Vertragslebenszyklus am Beispiel eines Arbeitsvertrages aus:
• Sie wählen abhängig von der Vertragsart eine Vertragsvorlage aus, in unserem Beispiel ein Arbeitsvertrag für eine Vollzeitstelle.
• Eine Abfragemaske erfragt alle relevanten Informationen, wie etwa Stammdaten des neuen Mitarbeiters, Gehaltsangaben, Befristung, Probezeit, Standort und mehr.
  Anschließend befüllt das System automatisch die Platzhalter in der Vertragsvorlage mit den angegebenen Informationen.

Die Vertragserstellung auf Basis der Vorlage ist deutlich schneller und weniger fehleranfällig als der herkömmliche Prozess.

Schritt 2: Vertrag prüfen und genehmigen

Die zweite Phase im Contract Lifecycle Management ist die Prüfung des erstellten Vertrages. Abhängig von den möglichen Geschäftsrisiken, muss das Legal-Team den Vertrag prüfen. Teil des Prüfverfahrens ist eine Risikobewertung beziehungsweise das Risikomanagement. Einfache Verträge, wie ein standardisierter Kaufvertrag oder ein Arbeitsvertrag muss nicht durch das Legal-Team geprüft werden, sollte aber dennoch dem 4-Augen-Prinzip unterzogen werden.

Nach der Prüfung ist der Vertrag bereit zur Unterschrift.

Schritt 3: Vertrag unterzeichnen

In Phase drei unterzeichnen Sie den Vertrag und legen ihn Ihrem Vertragspartner vor. Über elektronische Signatursysteme wie DocuSign erledigen Sie die Unterschrift digital und rechtssicher. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, sind alle Vertragsbedingungen rechtlich bindend.

Schritt 4: Vertrag überwachen

Damit Verträge gültig bleiben, müssen beide Seiten ihre Pflichten aus dem Vertrag erfüllen. Ein großer Teil des Contract Lifecycle Managements ist es daher, Risiken und Fristen zu managen. Zum Fristenmanagement zählen Aufgaben wie Verlängerungsoptionen zu beachten, Kündigungsfristen im Blick zu behalten oder Verträge dem Geschäftspartner zur Wiedervorlage aufzubereiten. Auch einen Vertrag zu erneuern, ist Teil des Vertragslebenszyklus. Das ist zum Beispiel notwendig, wenn sich die Gesetzgebung ändert oder Geschäftsinhalte von Vertragsinhalten abweichen.

Schritt 5: Vertrag archivieren

Die Vertragsverwaltung endet nach Beendigung des Vertrags mit der Archivierung. Unternehmen sind verpflichtet, Vertragsdokumente für mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Mittels Versionierung sind alle Verträge nachvollziehbar und vollständig archiviert. Das ist die Grundlage für eine revisionssichere Aufbewahrung.
In digitalen Systemen legen Sie Vertragsdokumente zudem so ab, dass Sie zu jeder Zeit Informationen suchen und Vertragsdokumente finden können. Das ist beispielsweise wichtig, um Einsichten bei Prüfverfahren wie Audits zu gewährleisten.

Vertragsdokumente managen sie entlang ihres Lebenszyklus mit der Vertragsmanagement-Software in Doxis. Als Enterprise Content Management (ECM) System deckt Doxis den gesamten Contract Lifecycle ab – von der Planung und Abstimmung des Vertrags über die Erstellung, digitale Signatur, Verwaltung, Fristenmanagement bis hin zur Anpassung von Vertragsgegenständen.

Vorlagenmanagement in Doxis in der CLM-Planungsphase

Zunächst beginnt der Lebenszyklus von Verträgen in Doxis mit dem Vertragsentwurf. Entweder arbeiten Sie mit Dokumentenvorlagen oder Textbausteinen. Typisch für Verträge sind Dokumentenvorlagen. Sie sind einheitlich aufgebaut und unterscheiden sich je nach Vertragsart. Sprich: Die Gegenstände eines Arbeitsvertrags unterscheiden sich von einem Kaufvertrag. In Doxis legen Sie Vorlagen so an, dass Sie im Handumdrehen standardisierte Vertragsmuster mit individuellen Daten füllen.

So funktioniert es: Erstellen Sie pro Vertragsart (zum Beispiel Mietvertrag) die passende Abfragemaske. Sie enthält Platzhalter, die Sie beziehungsweise die Software später mit individuellen Inhalten füllen. Bei einem Mietvertrag sind das zum Beispiel Angaben wie Mieteinheit, Vertragslaufzeit und Ort des Objekts. Weiterhin enthält die Abfragemaske Standardinformationen wie Kündigungsfristen und Haftung.

Hey Doxi, wie ist der Prozess im Vertragsmanagement in Doxis?

Lösungen im Contract Lifecycle Management sind darauf ausgelegt, Vertragsdokumente über den gesamten Lebenszyklus zu verwalten – vom ersten Entwurf bis zur Archivierung. Unternehmen minimieren so die Risiken des Vertragsmanagements. Denn CLM schafft transparente Prozesse nach einheitlichem Standard. Prozesse sind so stets einsehbar und Rechtsstandards zuverlässig erfüllt. Digitale Prozesse des CLMs erhöhen zudem die Kontrolle und Flexibilität von Prozessen. Ändern sich einmal gesetzliche Standards oder Vertragsbedingungen, lassen sich Vertragsprozesse agil anpassen. Mit Doxis managen Sie Verträge also ganz unkompliziert.

Häufige Fragen zum Contract Lifecycle Management