Dokumente digitalisieren

Digitale Dokumente sind die Basis für digitale Geschäftsprozesse und somit digitales Arbeiten. Dokumente zu digitalisieren, bedeutet nichts anderes, als papierbasierte Schriftstücke wie Verträge, Rechnungen oder Belege in ein digitales Format zu übertragen – zum Beispiel in eine PDF-Datei.

Zu Beginn ist die Digitalisierung von Dokumenten ein umfangreiches Projekt: Unternehmen müssen ganze Archive in digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) übertragen. Klar ist aber auch: Die Digitalisierung ist eine fortlaufende Aufgabe. Briefpost bleibt auch im digitalisierten Unternehmen nicht aus. Die Lösung ist ein digitaler Posteingang. So sind Dokumentenprozesse stets standardisiert, durchgängig und nachvollziehbar.

In diesem Artikel lesen Sie mehr zum Thema, wie Sie Dokumente digitalisieren, warum das wichtig ist und wie Sie langfristig effiziente Dokumentenprozesse schaffen.

Ob Dokumente digitalisiert sind oder nicht, hat Einfluss auf ganze Arbeitsprozesse und Arbeitsmodelle in Unternehmen. Gibt es keine digitalisierten Dokumente, können Mitarbeiter nicht flexibel im Homeoffice arbeiten - ergo kein New Work leben. Auch gäbe es keine Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten – es sei denn, Teams sitzen gemeinsam an einem Schreibtisch. Ohne die Digitalisierung füllen Papierdokumente ganze Archive, also Räume, die Unternehmen anmieten und verwalten müssen. Die Suche nach Informationen gestaltet sich so schwierig und zeitaufwendig.

Für Unternehmen ist es heute demnach unverzichtbar, Dokumente zu digitalisieren – idealerweise in einem DMS. Es speichert Dokumente nachvollziehbar, wiederauffindbar, rechtskonform und automatisiert. Das sind Vorteile:

Kosten und Ressourcen sparen

Digitale Dokumentenablagen sparen Kosten und verkürzen Wege. Statt Dokumente in großen Archivsälen in Ordnern zu sammeln, bewahren Sie sie schnell auffindbar in einem digitalen DMS auf. Digitale Dokumentenablagen funktionieren wie Suchmaschinen. Statt stundenlang nach einer Information im Archiv zu stöbern, geben Mitarbeiter* heute ihre Suchanfrage per Schlagwort im DMS ein. Binnen Sekunden zeigt das System das gesuchte Dokument beziehungsweise die gesuchte Information an.

Kollaborative Dokumentenprozesse schaffen

Digitale Dokumente verbessern die Zusammenarbeit und ermöglichen es, von vielen Orten auf Informationen zuzugreifen und diese gemeinsam zu bearbeiten. Ein DMS zentralisiert die gesamte Dokumentenablage eines Unternehmens an einem Ort und fördert ortsunabhängiges kollaboratives Arbeiten.

Rechtskonforme Prozesse gewährleisten

Organisationen sind verpflichtet, die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten. Das funktioniert zwar auch mit papierbasierten Dokumenten, solche Prozesse sind aber deutlich fehleranfälliger: Ein Brief geht auf dem Zustellweg verloren, ein Mitarbeiter wirft Unterlagen versehentlich in den Papierkorb oder Personalakten sind im Archiv einfach nicht mehr auffindbar. Für Unternehmen bergen manuelle Dokumentenprozesse enorme Risiken. Ganz im Gegenteil zu digitalen Dokumenten in einem DMS. Digitalisierte Dokumentenprozesse sind standardisiert. Sprich: In einem DMS verwalten Sie Dokumente compliant und rechtssicher.

Übrigens: Mit einem DMS gehen Sie auch sicher, dass keine unbefugten Dritten Dokumente einsehen können. Durch hinterlegte Rollen und Berechtigungen haben nur autorisierte Personen Zugriff.

Viele Gründe sprechen dafür, Dokumentenprozesse zu digitalisieren. Ganze Archive sind aber nicht von heute auf morgen digitalisiert. Beachten Sie folgende Anforderungen, wenn Sie Unterlagen in Papierform digitalisieren möchten:

Ersetzendes Scannen von Dokumenten

Ein einfacher Scan reicht nicht aus, um ein Papierdokument so zu digitalisieren, dass Sie die Originalunterlage vernichten dürfen. Dies ist nur bei ersetzendem Scannen der Fall. Ersetzendes Scannen liegt vor, wenn Sie bestimmte Standards wie etwa die TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einhalten. Dazu gehören eine dokumentierte Verfahrensweise, strenge Qualitätskontrollen und eine revisionssichere Speicherung des Dokuments.
Erst wenn diese Anforderungen erfüllt sind, dürfen Sie die Originalunterlage vernichten. Doch Vorsicht: Nicht bei jedem Dokument ersetzt die digitale Form die Papierform. Notarielle Urkunden sind zum Beispiel nur im Original gültig.

Revisionssicherheit gewährleisten

Unternehmen sind zudem verpflichtet, digitalisierte Dokumente revisionssicher aufzubewahren. Nur dann erfüllen sie die GoBD-Kriterien. Das sind wesentliche Aspekte der Revisionssicherheit:

• Unveränderbarkeit: Digitalisierte Dokumente sind manipulationssicher gespeichert, sodass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder eindeutig nachweisbar vermerkt sind.
• Verfahrensdokumentation: Der gesamte Digitalisierungsprozess ist in einer Verfahrensdokumentation festgehalten. Sie beschreibt zum Beispiel, wie das Dokument digitalisiert wurde und wie die Archivierung erfolgt.
• Nachvollziehbarkeit: Alle digitalisierten Dokumente sind nachvollziehbar und prüfbar in einem DMS abgelegt und Dokumentenprozesse lückenlos protokolliert.
• Integrität: Im DMS liegen Dokumente vollständig und unverändert ab.
• Aufbewahrungsfristen: Archive bewahren digitale Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher und wiederauffindbar auf.

Es gibt mehrere Wege, Dokumente zu digitalisieren.

Ganze Ordner digitalisieren

Zu Beginn eines Digitalisierungsprojekts liegen zahlreiche Dokumente noch papierbasiert vor. Jedes Dokument einzeln einzuscannen, kostet zu viel Zeit. Unternehmen stehen vor der Wahl, die Digitalisierung entweder inhouse zu begleiten oder extern zu beauftragen.

• Dokumente selbst digitalisieren: Per Massenscan digitalisieren Sie sämtliche Unterlagen Einzelne Unterlagen trennt der Massenscanner zum Beispiel mittels Barcodes. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie entsprechende Technik im Haus haben.
• Dokumente digitalisieren lassen: Der Dienstleister übernimmt die Digitalisierung Ihres Bestandes einmalig für Sie.

Einzelne Dokumente und Briefe digitalisieren

Einzelne Briefe digitalisieren Sie ebenfalls mittels ersetzendem Scannen. Der Unterschied: Statt einmalig Dokumente zu digitalisieren, ist dieser Prozess fortlaufend. Auch hier können Unternehmen wählen, ob sie diesen Prozess inhouse umsetzen möchten oder outsourcen.

• Briefe selbst einscannen: Sie selbst digitalisieren eingehende Briefpost im Posteingang.
• Briefpost digitalisieren lassen: Der Dienstleister nimmt Eingangspost entgegen und digitalisiert sie per ersetzendem Scannen DSGVO-konform.

Hey Doxi, wie digitalisieren Unternehmen Ihre Dokumente in Doxis?

Der erste Schritt hin zu digitalisierten Prozessen ist der Massenscan beziehungsweise die Massendigitalisierung. Allerdings wird es auch künftig Dokumente geben, die Ihr Unternehmen noch in Papierform erreichen. Entsprechend ist Dokumente digitalisieren ein fortlaufender Prozess. Ein digitaler Posteingang sorgt dafür, dass Sie Dokumentenprozesse von Beginn an digitalisieren – Eingangspost also direkt abfangen und in digitaler Form ins DMS überführen.

Dann wiederholt sich der zuvor aufgeführte Prozess:

• Dokument einscannen,
• Dokument per Texterkennung (OCR-Technologie) maschinenlesbar machen,
• Dokument klassifizieren,
• Dokumentendaten extrahieren und
• in der digitalen Akte strukturiert ablegen.

Danach stößt Doxis einen Workflow an: Hinterlegte Regeln im System zeigen Doxis, wer der zuständige Bearbeiter des Lieferscheins ist. Doxis überträgt den Lieferschein dann dem zuständigen Bearbeiter zur Prüfung. Dieser kann direkt mit seiner Aufgabe starten. Kurz gesagt stößt Doxis einen Vorgang an und informiert den Bearbeiter gleichzeitig über das eingehende Dokument. Das reduziert Durchlaufzeiten enorm.

Dokumenten zu digitalisieren, heißt nicht, einfach nur Archive und Aktenberge in die digitale Arbeitswelt zu kopieren. Mit der richtigen Software gehen Sie Dokumentenprozesse intelligent an. Sie digitalisieren Dokumente also so, dass sie wiederauffindbar und nutzbar zugleich sind. Idealerweise beginnt die Digitalisierung von Dokumenten direkt im Posteingang. So schaffen Sie durchgängige Prozesse im Dokumentenmanagement. Doxis stellt für Sie eine umfassende Lösung: Dokumente digitalisieren, bearbeiten und archivieren – alles in einem System.

Häufige Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten