Doxis News: Grenzenlos produktiver mit Doxis

Was hindert Sie daran, Ihre Zeit sinnvoll einzusetzen und Ihre Ziele schneller zu erreichen? Viele Wissensarbeiter würden wohl die Suche nach Informationen ganz oben auf ihre Liste der größten Produktivitätskiller setzen. Untersuchungen zeigen, dass sie im Schnitt 35 % ihres Arbeitstages mit der Suche nach Informationen verbringen, mehr als 60 % der Zeit davon mit dem Durchsuchen von mehr als vier verschiedenen Systemen! Mal als Inseln, mal als Silos bezeichnet, schlummern in den voneinander abgeschotteten Systemen für ERP, CRM, HR & Co. wichtige Informationen, die nur zusammengenommen ein vollständiges Bild ergeben, das als Informationsgrundlage für Prozesse und Entscheidungen taugt.

Überwinden Sie die Fragmentierung relevanter, in Best-of-Breed-Lösungen vergrabener Informationen und erhöhen Sie Ihre Produktivität um ein Vielfaches. Business Integration ist ein Kernelement jeder erfolgreichen Informationsmanagement-Strategie und ein wichtiger Baustein von Doxis Intelligent Content Automation. Mit unseren Doxis SmartBridges bringen wir Inhalte aus Ihren Business-Systemen im richtigen Kontext in Doxis zusammen. So haben Sie an einem Ort alle relevanten Informationen mühelos im Blick - über Kunden, Lieferanten, Personal, Projekte, was es auch sei. Genau darum geht es auch bei vielen Neuerungen in Doxis 03/2024.

Hier sind einige Highlights des Doxis 24.3-Release, die wir Ihnen näher vorstellen möchten:

• Einen kompletten Überblick über Kunden, Interessenten oder Beschäftigte haben Salesforce- und SAP SuccessFactors-Anwender mit den Doxis SmartBridges
• HR-Abteilungen arbeiten produktiver mit der Business Solution Doxis Human Resources, integriert mit HRIS-Systemen wie SAP SuccessFactors
• Fragen zu Ihren in Doxis gespeicherten Dokumenten beantworten die KI-basierten Doxi Document Insights, so müssen Sie nicht alles selbst lesen
• Mit schnell einsetzbaren ECM Apps steigern Sie Ihre Produktivität im Handumdrehen. Entdecken Sie die neuen Fast Starter – z.B. die KI-basierten Add-ons für Vertrieb und Einkauf
• Sind Sie gerüstet für die eRechnungspflicht? Doxis Intelligent P2P Automation for Invoices ist es!

Für eine perfekte Kundenbetreuung brauchen die Mitarbeiter in Sales, Kunden-Service und Buchhaltung jederzeit Zugriff auf alle relevanten, kundenbezogenen Informationen - aus CRM-Systemen wie Salesforce, ERP-Systemen wie SAP und anderen Quellen -, sodass sie jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Doxis SmartBridge for Salesforce integriert das CRM-System sowie auf der Salesforce-Plattform basierende Lösungen wie Certinia oder Sage People mit Doxis und sorgt so für eine umfassende Informationsbasis. Zu jedem Account, Contact, Opportunity oder Project in Salesforce gibt es korrespondierende eFiles in Doxis, in denen Inhalte aus Salesforce und aus anderen Systemen zusammengeführt und regelmäßig synchronisiert werden. Der Vorteil: In Doxis sind alle Inhalte an einem Ort gebündelt und auch Kollegen ohne eigenen Salesforce-Account können auf sie zugreifen.

Die enge Integration von Salesforce und Doxis hilft Ihnen auch dabei, wertvolle Zeit zu sparen, indem weiterführende Prozesse automatisch gestartet werden. So können bestimmte Ereignisse in Salesforce Prozesse in Doxis zur weiteren Bearbeitung anstoßen. Drei Beispiele aus der Praxis:    

• Vertrieb: Ein Kunden-Onboarding Workflow in Doxis startet automatisch, sobald eine Opportunity in Salesforce auf den Status „closed-won“ gesetzt und diese Statusänderung mit Doxis synchronisiert wird
• Personalabteilung: Die Statusänderung in Sage People von „Bewerber“ zu „Mitarbeiter“ wird mit Doxis synchronisiert und stößt einen Workflow zur Erstellung des Arbeitsvertrags in Doxis an
• Customer Service: Nachdem in der auf Salesforce basierenden Professional Services Automation (PSA) Software Certinia PSA ein Vertrag mit einem neuen Kunden abgeschlossen wurde, wird automatisch in Doxis ein Projekt-Workspace zur Ablage projektrelevanter Unterlagen angelegt

Der Clou: Mit der No-code-Entwicklungsumgebung Doxis Business Studio können technisch versierte Anwender (Citizen Developer) die gesamte Integration von Salesforce und Doxis mit wenigen Klicks selbst konfigurieren.

Ähnlich wie bei Doxis SmartBridge for Salesforce zum CRM, schlägt Doxis SmartBridge for SAP SuccessFactors die Brücke zum HRIS-System und verbindet Dokumente, Workspaces und Vorgänge in Doxis mit SAP SuccessFactors Employee Central & Recruiting. HR-Mitarbeiter haben in Doxis einen vollständigen Überblick über Mitarbeiter-bezogene Dokumente und Daten.

SAP hat das Add-on zu Doxis Human Resources zertifiziert. Mit dieser Zertifizierung bestätigt SAP, dass unser Produkt die strengen Anforderungen an die Integration nach dem Szenario SFSF-INTEG 1.0 erfüllt. Lesen Sie hier mehr zur Zertifizierung: „Großer Pluspunkt für Nutzer von SAP SuccessFactors: Doxis Integration vollständig zertifiziert“

Routinetätigkeiten gibt es im Personalmanagement viele und auch die Beschäftigten haben der Personalabteilung gegenüber Pflichten zu erfüllen. Vom neuen Employee Self Service in Doxis Human Resources profitieren HR-Abteilung und Mitarbeiter gleichermaßen:

Gehaltsabrechnungen zum Abruf bereitstellen: HR-Mitarbeiter müssen Gehaltsabrechnungen nicht mehr einzeln versenden, sie stellen die Abrechnungen einfach für den Employee Self Service bereit und die Kolleginnen und Kollegen können die Dokumente in der nur für sie und die Personalabteilung zugänglichen „Selbstbedienungs-Akte“ abrufen.

Über Änderungen der Privatanschrift informieren: Ändert sich ihre private Anschrift, können Mitarbeiter sie der Personalabteilung ganz bequem über den Employee Self Service mitteilen, inkl. Datum des Inkrafttretens. Die HR-Abteilung erhält eine Mitteilung über die Änderung.

Dokumente für die HR-Abteilung hochladen: Anträge einreichen, Bescheinigungen und Zeugnisse vorlegen, Änderungen der persönlichen Daten bekanntgeben etc. - das alles erledigen Beschäftigte mit dem Employee Self Service einfach per Drag-and-drop. Die hochgeladenen Dokumente landen im HR-Staff-Postkorb und können sofort weiterbearbeitet werden.

Im Employee Self Service elektronische Dokumente für HR einreichen

Geeignete neue Mitarbeiter zu finden ist schwer. Haben Sie vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten identifiziert, sollten Sie schnell sein, um sie nicht im letzten Moment noch an die Konkurrenz zu verlieren. Wenn Sie im Recruiting bereits mit Bewerberportalen wie SAP SuccessFactors oder Sage People arbeiten und darüber mit ihren Bewerbern kommunizieren, können Sie jetzt wertvolle Zeit sparen und Arbeitsverträge wesentlich schneller als bisher auf den Weg zum Bewerber bringen. Doxis Human Resources automatisiert die Vertragserstellung und unterstützt die elektronische Unterzeichnung der Verträge z.B. mit DocuSign oder Adobe Acrobat Sign.

Haben Sie sich auch schon mal gewünscht, Sie müssten Texte nicht komplett selbst lesen, um bestimmte Informationen darin zu finden? Sie könnten einfach das Dokument danach fragen, worum es in seinem Inhatl geht? Doxi Document Insights erfüllt Ihnen diese Wünsche. Mit diesem neuen Mitglied unserer Doxi-Familie können Sie sich in den Doxis Windows- und Web-Clients in natürlicher Sprache über Dokumente in Doxis unterhalten, ganz ähnlich wie Sie es mit unserem Intelligent Content Assistant Doxi tun, wenn Sie in Microsoft Word, Outlook, Power Point oder mit PDF-Dokumenten arbeiten.

Doxi Document Insights gibt Einblick in Dokumente in Doxis winCube

Stapeln sich bei Ihnen Dokumente und E-Mails, die zu den passenden Projekten abgelegt werden müssten, aber Sie kommen einfach nicht dazu? Dann empfehlen wir Ihnen unsere KI-gestützten Fast Starter. In einer Drop Zone laden Sie einfach alle Dokumente ab und die KI im Hintergrund sortiert, speichert und taggt sie für Sie. Sie sind als Add-ons für Customer, Sales Order, Supplier und Purchase Order Workspaces verfügbar und für die entsprechenden Dokumentarten, die jeweils spezifischen Metadaten und die dazugehörigen Ordnerstrukturen/Register vorkonfiguriert. Weitere folgen.

Ebenfalls neu in der Fast Starter-Bibliothek: Der Business Partner Workspace. Wenn Sie nicht für bestimmte Kontaktgruppen jeweils eigene Workspace-Templates wie den Supplier oder den Customer Workspace verwenden möchten, können Sie alternativ auch den neuen, generischen Business Partner Workspace einsetzen, mit dem Sie Geschäftspartner aller Art verwalten können, z.B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter etc.

Aus der Fast Starter-Bibliothek einfach die passende ECM App importieren und sofort loslegen

Ist Ihr Unternehmen gerüstet für die eRechnungspflicht? Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im Business-to-Business-Sektor in der Lage sein, elektronische Rechnungen (eInvoices) zu empfangen und zu verarbeiten. Viele weitere europäische Länder, darunter Belgien, Frankreich und Polen arbeiten daran, die eRechnungspflicht im B2B-Sektor umzusetzen. Mit Doxis Intelligent P2P Automation for Invoices sind auch Sie eInvoice ready. Die SER-Lösung enthält alle notwendigen Funktionen zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen, beherrscht die international verwendeten eInvoice-Formate und unterstützt mit Doxis eDocument Exchange auch europäische eInvoice-Portale wie Peppol.

Lesen Sie hier, was Sie jetzt beachten müssen: „Die elektronische Rechnung wird Pflicht“

Es gibt viele Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu erhöhen und Doxis Intelligent Content Automation hat die passenden Lösungen – für Business Integration, Content Automation und Content Understanding. Mit den sofort einsetzbaren Fast Startern verlieren Sie keine Zeit in langwierigen Implementierungsphasen. Sie fangen einfach sofort mit der Arbeit an.