In 3 Schritten zum digitalen Posteingang

Hey Doxi, warum sollte ein digitaler Posteingang Teil jeder Digitalisierungsstrategie sein?

Idealerweise erhält Ihr Unternehmen fortan nur noch digitale Post. Der erste Schritt hin zum digitalen Posteingang sollte also sein, Briefwege zu reduzieren.

Digitale Post mit Lieferanten und Partnern digitalisieren

Beginnen Sie damit, sämtliche Lieferanten und Partner zu bitten, Post an Sie nur noch digital zu versenden.

Mögliche Wege sind:

• E-Mail-Postfächer

• Geteilte Workspaces, um externe Dokumente zu übertragen

• Portale wie beispielsweise Peppol, das öffentliche Verwaltungen gerne nutzen

Für Ihre Partner und Lieferanten vereinfachen Sie so sogar die Zustellwege. Die kommende E-Rechnungspflicht verpflichtet sie ohnehin dazu, Rechnungen künftig digital zu versenden. Mit dem digitalen Posteingang digitalisieren Sie alle Dokumentenwege in einem und verschlanken so Prozesse für beide Seiten.

Digitale Post von Kunden digitalisieren

Damit auch Kunden Ihnen Dokumente fortan digital bereitstellen, benötigt es Zugangspunkte. Ein möglicher Zugangspunkt ist eine Self-Service-App. In ihr laden Kunden Dokumente wie Nachweise, Belege oder sonstige Unterlagen eigenständig hoch. Insbesondere die Versicherungsbranche setzt solche Lösungen heute schon ein. Über die Self-Service-App laden Versicherte im Schadenfall zum Beispiel alle ihre Dokumente hoch. Für Kunden eine gute Lösung: Sie sparen Zeit und Porto.

Briefpost digitalisieren

Dennoch ist es zum jetzigen Zeitpunkt unvermeidbar, hin und wieder Briefpost zu erhalten. Papierbasierte Eingangspost übertragen Sie mittels ersetzenden Scannens in eine digitalisierte Version. Fortan ist die digitalisierte Version das Original. Die Papierpost können Sie dann vernichten.

Für ersetzendes Scannen gibt es zwei verschiedene Wege:

• Option 1 (extern): Sie geben die Digitalisierung an einen Dienstleister ab. Dieser digitalisiert sämtliche eingehende Post DSGVO-konform.

• Option 2 (inhouse): Sie digitalisieren die Post mit einem Massenscanner in Eigenregie. Dieser trennt eingehende Briefe zum Beispiel nach Barcodes.

Die digitalisierten Dokumente legen Sie in einem DMS wie Doxis ab. In diesem bearbeiten und archivieren Sie Dokumente während der gesamten Bearbeitung- und Aufbewahrungszeit. Um die Dokumente effizient bearbeiten zu können, klassifizieren und extrahieren Sie zunächst die Daten.

Dokumente klassifizieren

Die Klassifizierung erfolgt auf Basis der Textinhalte. OCR-Technologie hilft dabei, Bild- und PDF-Formate in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Das KI-gestützte DMS weist das Dokument dann auf Basis bestimmter Schlagworte einer Klasse zu. Eine Rechnung erkennt das System zum Beispiel an Schlagworten wie der Rechnungsnummer, Lieferantendaten, dem Rechnungsbetrag, Rechnungspositionen und der aufgeführten Mehrwertsteuer. Es ordnet das Dokument dann dem Dokumententyp „Rechnung“ zu.

Daten extrahieren und Dokumente strukturiert ablegen

Quasi parallel geschieht die Datenextraktion. Das System extrahiert alle relevanten Informationen und legt sie strukturiert ab – also Rechnungsnummer, Lieferantendaten, Rechnungsbetrag, Rechnungspositionen und die aufgeführte Mehrwertsteuer.

KI und Machine-Learning-Services beschleunigen für Sie den Prozess. Statt den Extraktionsservice bis ins kleinste Detail zu konfigurieren, nutzen Sie künstliche Intelligenz, die den Inhalt der Dokumente versteht und präzise zuordnet.

Wenn alle Informationen des Dokumentes richtig erfasst sind, folgt eine Aktion: Abhängig von der Dokumentenklasse und dem Inhalt legt das System die Geschäftsdokumente in der richtigen digitalen Akte ab.

Die gerade empfangene Eingangsrechnung vom Lieferanten legt das System demnach direkt in der zugehörigen digitalen Lieferantenakte ab. Anschließend stößt das System einen Workflow an: Es erstellt und übermittelt eine Aufgabe an den Bearbeiter, sprich: Die Sendungen liegen im richtigen digitalen Postkorb ab.

Hier passieren zwei Aktionen gleichzeitig:

1. Das System übergibt die Rechnung an das Rechnungseingangsbuch.

2. Das System informiert den zuständigen Mitarbeiter, dass die Rechnung zur Freigabe vorliegt.

Vertreterregeln bestimmen

Bearbeitungsstaus gibt es bei dieser Posteingangslösung übrigens nicht. Ist der Bearbeiter einmal aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend, greift die Vertretungsregel. Das System überträgt die Post also vom digitalen Postkorb des abwesenden Mitarbeiters in die Ablage des Vertreters.

Mit KI ganze Workflows steuern

KI optimiert auch hier wieder den Prozess. Sie versteht den Kontext des Dokuments und schlägt aktiv Aktionen vor. Zum Beispiel zeigt sie, in welcher digitale Akte das Dokument gehört. Sie hilft also dabei, die Eingangspost im Unternehmen zu verteilen.

Übrigens: Allgemein unterstützt künstliche Intelligenz im DMS das gesamte Dokumentenmanagement bis zur Archivierung. Mit Doxis als DMS entscheiden Sie sich für eine Dokumentenlösung inklusive Archiv, das alle Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllt. So optimieren Sie Ihre Dokumentenprozesse vom digitalen Posteingang bis zur Löschung medienbruchfrei.

Digitale Posteingänge optimieren die Bearbeitung eingehender Dokumente. Automatisierung, eine stetige Verfügbarkeit an Informationen und Schnittstellen zu anderen Eingangskanälen wie E-Mail und sonstigen Plattformen sorgen für eine medienbruchfreie und effiziente Posteingangsbearbeitung. Setzt Ihr Unternehmen eine digitale Poststelle auf, verteilen Sie die Sendungen an verschiedene Standorte und Abteilungen zentral von einem Ort aus.

Der Zugriff auf die Informationen ist dank der Digitalisierung des Posteingangs von überall aus möglich. Noch schneller gelingt die Verteilung unter Einsatz von künstlicher Intelligenz. Sie klassifiziert und extrahiert Daten aus Dokumenten und stößt Workflows direkt in der Software an. So erreichen Briefe den richtigen Bearbeiter im Unternehmen in Echtzeit und ohne Bearbeitungsstaus. Als DMS übernimmt Doxis für Sie die Verwaltung von Dokumenten – beginnend mit der Eingangspostverarbeitung bis hin zur Archivierung.