Peppol

Peppol ist ein internationales Netzwerk zum elektronischen Austausch digitaler Dokumente. Ins Leben gerufen, um standardisierte und vereinfachte Beschaffungsprozesse und Vergabeverfahren zwischen Unternehmen und öffentlichen Trägern europaweit zu schaffen, gewinnt Peppol heute auch an Relevanz im B2B-Sektor. Denn Peppol nimmt eine zentrale Rolle im Rahmen der E-Rechnungspflicht ein. Über das Peppol-Netzwerk übermitteln Unternehmen elektronische Rechnungen medienbruchfrei an ZRE und OZG-RE angebundene Organisationen sowie internationale Unternehmen.

Lesen Sie hier, was Peppol ist, wie es funktioniert, wer es nutzt und welche Bedeutung das Netzwerk für die kommende E-Rechnungspflicht hat.

Peppol steht für „Pan-European Public Procurement Online“. Dabei handelt es sich um ein internationales Netzwerk der Non-Profit-Organisation OpenPeppol. Über das Netzwerk tauschen internationale Organisationen untereinander Dokumente im Rahmen von elektronischen Beschaffungsprozessen aus.

Von den Ursprüngen bis zum Status quo

Ursprünglich entstand Peppol aus dem Wunsch heraus, öffentliche Ausschreibungen für KMUs grenzüberschreitend in der Europäischen Union zugänglicher zu machen. Organisationen wie öffentliche Verwaltungen, Behörden und andere Unternehmen im B2G-Bereich nutzen Peppol bis heute als bevorzugtes Netzwerk für den Austausch von Dokumenten. Und nicht nur das: Seit Oktober 2023 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland sogar verpflichtet, sich an das Peppol-Netzwerk anzuschließen.
Mittlerweile ist Peppol mehr als nur ein europaweites Netzwerk: Mit dem Fokus auf E-Procurement-Lösungen tauschen Unternehmen international auch untereinander über Peppol Dokumente entlang von Beschaffungsprozessen standardisiert elektronisch aus.

Ziele und Vorteile von Peppol

Bis heute ist das übergeordnete Ziel von Peppol, eine technische Infrastruktur zu stellen, die den Dokumentenaustausch in internationalen E-Procurement-Prozessen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) sowie zwischen Unternehmen (B2B) standardisiert, also vereinheitlicht. Das hat große Vorteile:

• Peppol übermittelt alle Dokumente entlang von Beschaffungsprozessen und bildet den elektronischen Schriftverkehr transparent ab.
• Peppol standardisiert den Übertragungsweg von Dokumenten so, dass er geltende Vorschriften und Normen verschiedener Länder erfüllt.
• Peppol ermöglicht eine automatisierte elektronische Übermittlung von Dokumenten von Machine to Machine (M2M), was wiederum Bedienfehler reduziert.
• Peppol gestaltet den Dokumentenaustausch zwischen Organisationen effizienter, indem es zum Beispiel Massenexporte von elektronischen Rechnungen unterstützt.

Damit ist Peppol der einzige Übertragungskanal, der automatisiert von Maschine zu Maschine Daten austauscht und den Massenexport von elektronischen Rechnungen (eRechnungen) ermöglicht.

Peppol ist als Netzwerk zu verstehen. Das bedeutet, dass Sie über Peppol Beschaffungsdokumente wie Rechnungen, Lieferantenbestätigungen oder Kataloge zwischen Versender und Empfänger elektronisch transportieren.

In Deutschland setzt voraus, dass beide Geschäftsparteien an die ZRE und OZG-RE angeschlossen sind:

• ZRE steht für „Zentrale Rechnungseingangsplattform“. Über ZRE leiten Lieferanten, Dienstleister und sonstige Geschäftsparteien eRechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung weiter.
• OZG-R steht für „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“. Hier ist der Empfänger entweder eine mittelbare Bundesverwaltung oder eine Einrichtung eines kooperierenden Bundeslandes.

Jedes Land hat jedoch eine eigene Access Point. In anderen Ländern ist also oftmals ein anderer Service Provider erforderlich, der eine Anbindung an Peppol schafft.

Technische Grundlagen und Standards

Daten tauschen Organisationen dann über das eDelivery Network von Peppol aus. Zugang erhalten sie über Peppol Access Points, meist privatwirtschaftliche Organisationen. Jeder Access Point vergibt an ein Unternehmen eine Peppol-ID, über die sich das Unternehmen anschließend im eDelivery Network anmeldet. Innerhalb des eDelivery Networks geschieht der Datenaustausch basierend auf dem sogenannten 4-Corner-Modell, bestehend aus

• dem Sender,
• dem Peppol Access Point des Versenders,
• dem Empfänger sowie
• dem Peppol Access Point des Empfängers.

Der Peppol-Prozess: Vom Sender zum Empfänger

Im 4-Corner-Modell sieht der Versand einer eRechnung zwischen Rechnungsversender und Rechnungsempfänger zum Beispiel so aus:

1. Der Sender übermittelt die eRechnung unter Angabe der Peppol-ID des Empfängers an seinen eigenen Access Point.
2. Sodann wird die eRechnung vom Access Point des Versenders unter Angabe der Peppol-Receiver-ID an den des Empfängers übermittelt.
3. Die Rechnungseingangsplattform des Empfängers nimmt die eRechnung für die Rechnungseingangsverarbeitung entgegen.

Sicherheit und Compliance im Peppol-Netzwerk

Peppol übermittelt Daten im B2B- und B2G-Umfeld unter höchsten Sicherheitsstandards. Datenschutzbestimmungen sind während der Übertragung von Dokumenten jederzeit erfüllt – auch gegenüber Access Points. Autorisierte Access Points erkennen Sie am Peppol-Zertifikat.
Compliant ist das Peppol-Netzwerk ebenso. Einkäufer und Unternehmen kommunizieren darüber unter Berücksichtigung aller gesetzlich einzuhaltenden Normen und Vorschriften sicher und transparent. Denn Peppol zeichnet jede Interaktion auf. Das macht Beschaffungsprozesse nachvollziehbar – die Voraussetzung für sichere Einkäufe. Risiken in E-Procurement-Prozessen sind sofort sichtbar. Das schützt Ihre Prozesse nicht nur, sondern optimiert sie sogar.

Teilnehmer des Peppol-Netzwerkes sind privatwirtschaftliche Organisationen und der Handel sowie öffentliche Verwaltungen und Institutionen im E-Government-Bereich. Die Interoperabilität gewährleistet, dass öffentliche Verwaltungen medienbruchfrei mit Geschäftspartnern, Lieferanten und anderen öffentlichen Einrichtungen in verschiedenen Ländern kommunizieren.

• Die Privatwirtschaft und der Handel nutzen Peppol, um die regulatorischen Anforderungen verschiedener Länder zu erfüllen. Damit sind Unternehmen in der Lage, international Geschäft zu machen und Dokumente wie eRechnungen konform auszutauschen.
• Öffentliche Verwaltungen und E-Government-Organisationen nutzen Peppol, um die gesetzlichen Anforderungen und Normen an den Austausch von Beschaffungsdokumenten zu erfüllen – zum Beispiel die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen vorschreibt.

Rechtliche und regulatorische Aspekte

Gesetzliche Anforderungen und Regularien im Zusammenhang mit Peppol betreffen insbesondere den Austausch elektronischer Rechnungen. Über Peppol tauschen Versender und Empfänger eRechnungen im Format BIS Billing aus. Es ist als Pendant zur XRechnung zu verstehen. XRechnung ist ein standardisiertes Rechnungsformat, das die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht erfüllt. Daten tauschen Organisationen bei der XRechnung XML-basiert aus. Das bedeutet, dass die eRechnungen codiert, also maschinenlesbar vorliegen.

Im Zuge der E-Rechnungspflicht wurde das Peppol-Format BIS Billing so an die XRechnung angepasst, dass es sich um nahezu deckungsgleiche Rechnungsformate handelt. Da BIS Billing eine spezifische Anwendung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931 für eRechnungen ist, erfüllt es ebenso wie die XRechnung die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht. Umgekehrt bedeutet das, dass BIS Billing jeden gesetzlichen Anforderung an eRechnungen in allen EU-Mitgliedstaaten entspricht.

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6 Schritte der Rechnungsverarbeitung in Doxis

Hey Doxi, wie funktioniert die elektronische Rechnungsverarbeitung mit Doxis?

Über Peppol tauschen Unternehmen und Organisationen Dokumente innerhalb von Beschaffungsprozessen miteinander aus. Die Standardisierung des Datenaustausches erleichtert insbesondere den grenzüberschreitenden Austausch von Dokumenten wie eRechnungen. Hieraus ergibt sich eine große Chance für Unternehmen, die international Geschäft machen.

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Die häufigsten Fragen zu Peppol