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4 manières de transformer SAP en un véritable accélérateur de productivité grâce à l’ECM
Les responsables de digitalisation des processus travaillent souvent d’arrache-pied pour veiller au bon fonctionnement des flux de travail SAP sans que cela n’occasionne de retards ni n’entraîne la mise en place de solutions de contournement. Si SAP excelle dans son rôle de plaque tournante de l‘entreprise, il a du mal à gérer les documents au cœur de vos activités : vos contrats, factures et autres approbations. La liste est longue.
Lorsque les documents sont dispersés ou prisonniers au sein de systèmes déconnectés, les processus critiques se retrouvent paralysés, les validations prennent du retard et la désorganisation documentaire s‘installe. Résultat : pertes de productivité, processus coûteux et risques accrus.
C‘est là que la gestion de contenu d‘entreprise (ECM) entre en jeu. Elle s‘intègre directement à SAP pour interconnecter les flux de travail, automatiser le traitement des documents et doper la productivité.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les 4 façons dont un logiciel d’ECM peut transformer SAP en le faisant passer de simple moteur de données à un accélérateur de productivité entièrement optimisé.
Pourquoi SAP peine à gérer les documents
Alors que la création de données dans le monde devrait dépasser les 390 zettaoctets dans les cinq prochaines années, une grande partie d’entre elles figurera dans des documents comme des contrats, des factures et des approbations. Ces documents sont cruciaux pour la conduite des opérations. Malgré tous les atouts de SAP comme solution centrale de gestion, il subsiste des difficultés à gérer les documents, mais surtout à les valoriser pour améliorer les opérations et processus quotidiens.
Exemples de certains de ses défauts :
- Les processus d’approbation achoppent lorsque les documents ne sont pas intégrés dans les flux de travail SAP
SAP Business Workflow transfère certes les données, mais les processus d’approbation nécessitent un contexte. Le service juridique a besoin de détails sur les contrats, la comptabilité réclame une sauvegarde des factures tandis que les achats exigent des confirmations de commande. Sans solution d’ECM intégrée, les utilisateurs s‘appuient sur le courrier électronique, les dossiers partagés et le suivi manuel, ce qui ralentit les approbations et crée des goulets d‘étranglement évitables. - La recherche de documents dans SAP s’avère plus difficile que prévu
Une facture peut être liée à une transaction, mais où est le contrat qui détaille la tarification ? L’e-mail de confirmation des conditions ? L‘historique des approbations ? Sans aucun moyen de relier ces documents connexes, les utilisateurs perdent du temps à chercher, ce qui retarde les décisions et perturbe les flux de travail qui devraient être fluides. - La collaboration entre services est limitée
SAP est certes primordial, mais tous les salariés ne travaillent pas uniquement dans l’ERP. Lorsque les achats, le service juridique ou le service clientèle ont du mal à accéder aux documents nécessaires à leur travail, ils se rabattent sur le courrier électronique et les supports partagés, ce qui engendre des problèmes de gestion de versions, des risques sécuritaires et d‘autres inefficacités auxquels il faut remédier. - La conformité réglementaire et les audits nécessitent des opérations manuelles
SAP structure les données, mais la conservation des documents, l‘historique des versions et les pistes d‘audit sortent souvent de son périmètre applicatif. Sans automatisation de la gouvernance, les audits nécessitent des recherches manuelles et des processus ad hoc, ce qui alourdit encore votre charge de travail pour garantir la conformité réglementaire et la gouvernance de l‘information.
4 manières de transformer votre solution SAP en un accélérateur de productivité grâce à l’ECM
Si vous êtes chargé d’optimiser les flux de travail SAP, vous devez veiller au bon déroulement de nombreux processus différents. Si les solutions d’ECM apportent d‘innombrables avantages à l’entreprise, examinons quatre domaines dans lesquels l‘ECM permet à SAP d‘améliorer la conformité réglementaire, les processus et la productivité.
1. Préparez la future réussite de vos utilisateurs SAP avec une bonne organisation documentaire
Les options d‘archivage intégrées de SAP sont limitées, ce qui complique la gestion de la conservation des documents, de la conformité aux audits et du stockage à long terme.
L‘ECM étend les capacités de SAP en le dotant d’un système d’archivage documentaire sécurisé, structuré et conforme. Il veille à ce que les documents stratégiques restent intacts, bien classés et protégés contre toute suppression accidentelle, pour que l’entreprise reste en conformité, même en cas de mise à niveau des systèmes informatiques.
Il est primordial de mettre en place cet archivage avant de migrer vers SAP S/4HANA. Sans ECM, vous courez le risque de transférer des données redondantes ou obsolètes, et d’encombrer le nouveau système comme l‘ancien. L‘ECM nettoie ces données en veillant à ce que seules les données pertinentes et sous gouvernance soient transférées, afin d’éviter toute complexité inutile dans S/4HANA.
Archivage de documents SAP avec ou sans ECM
| Sans ECM | Avec ECM |
| SAP n’intègre pas de système d‘archivage documentaire à long terme, ce qui oblige à stocker les documents manuellement. | L‘ECM archive automatiquement les documents SAP, garantissant ainsi la conformité avec les politiques réglementaires et de gouvernance interne. |
| Les utilisateurs s‘appuient sur des systèmes de stockage cloisonnés pour conserver les documents stratégiques, ce qui accroît les risques de sécurité. | L‘ECM centralise le stockage des documents en appliquant des contrôles d‘accès et des politiques de conservation structurées. |
| Les utilisateurs de SAP doivent suivre manuellement les délais de conservation et de suppression, ce qui accroît les risques de non-conformité. | L‘ECM automatise les politiques de conservation en garantissant que les documents sont archivés ou supprimés conformément aux obligations légales et sectorielles. |
| Sans archivage structuré, les documents sont vulnérables aux suppressions accidentelles ou aux modifications non autorisées. | L‘ECM garantit un stockage des documents à valeur probante et infalsifiable, ainsi qu‘un suivi complet de la conformité. |
| Les audits réglementaires et les enquêtes juridiques nécessitent des recherches manuelles chronophages de documents historiques. | L‘ECM conserve des archives structurées et conformes à la législation, ce qui simplifie les audits et réduit les risques juridiques. |
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2. Retrouvez vos documents plus rapidement et plus facilement dans SAP grâce à l’ECM
L‘archivage des documents ne constitue qu‘une partie de la solution : les utilisateurs ont également besoin de les retrouver et les exploiter efficacement. Les méthodes traditionnelles de recherche dans SAP rendent difficile la localisation du bon document au moment opportun. La recherche s’effectue souvent à partir des numéros de transaction, en passant d’un écran à un autre ou en faisant appel à des outils externes (e-mail ou supports partagés, par exemple) pour récupérer l’information.
L‘ECM transforme l‘accès aux documents en organisant les dossiers avec des métadonnées, une fonction de recherche en texte intégral et des outils de récupération intelligents, garantissant la localisation instantanée du bon document sans opérations supplémentaires. Au lieu de s‘appuyer sur des recherches fragmentées dans les différents modules de SAP, l‘ECM offre une vue unique et structurée des documents connexes, ce qui permet de préserver l’interconnexion des processus opérationnels.
Recherche de documents dans SAP avec ou sans ECM
| Sans ECM | Avec ECM |
| Les documents sont stockés dans SAP, mais difficiles à retrouver. Il faut effectuer des recherches par numéro de transaction ou naviguer entre plusieurs écrans. | L‘ECM autorise la recherche en texte intégral et l‘étiquetage des métadonnées, ce qui permet de retrouver instantanément des documents à l‘aide de simples recherches par mots-clés. |
| Les documents étant dispersés dans les modules de SAP, il est difficile d’obtenir une vue d‘ensemble d‘un processus. | L‘ECM consolide tous les documents connexes (qu‘ils soient ou non liés au SAP) en une vue unique pour accélérer la prise de décision. |
| Il faut s‘appuyer sur des chaînes d’e-mails, des lecteurs partagés ou des dossiers locaux pour retrouver des documents cruciaux, d’où une perte de temps. | L‘ECM enregistre tous les documents dans un référentiel structuré et centralisé qui s‘intègre directement aux flux de travail de SAP. |
| La recherche de commandes, factures ou contrats antérieurs ralentit les équipes des achats, de la comptabilité ou du service à la clientèle. | L‘ECM permet d‘obtenir instantanément les documents recherchés, accélérant ainsi les traitements et réduisant les tâches manuelles. |
3. Fluidifiez les processus nécessitant des validations documentées
Les approbations sont incontournables pour les processus pilotés par SAP, mais lorsqu‘elles interviennent en dehors de SAP, c’est le ralentissement assuré. Les équipes envoient des PDF par e-mail, suivent les approbations dans des fichiers Excel et créent des risques sécuritaires en enregistrant des fichiers en dehors du système. Au lieu d‘être un processus automatisé et fluide, les approbations se transforment en une tâche manuelle fastidieuse.
Pour optimiser les flux de travail SAP, il faut que les approbations interviennent au sein de SAP avec une visibilité et une automatisation totales, afin de ne rien perdre et d’éviter tout retard dû à des solutions inefficaces. L‘ECM le permet en garantissant la fluidité de circulation des documents dans le système.
Approbations dans SAP avec ou sans ECM
| Sans ECM | Avec ECM |
| Les approbations s’effectuent par courrier électronique, et si un manager n’a pas donné son accord, la facture n‘est pas traitée, ce qui retarde le paiement et nécessite des relances manuelles. | Les approbations sont intégrées dans les flux de travail SAP avec des rappels et escalades automatisés, ce qui garantit leur traitement en temps voulu. |
| Les utilisateurs téléchargent des PDF, les remettent en mains propres et suivent les approbations dans des feuilles de calcul, ce qui crée des problèmes de gestion des versions et des risques sécuritaires. | Les approbations se font directement dans SAP, sur PC ou smartphone, avec une visibilité totale sur le processus. |
| Les flux de travail sont retardés, et les utilisateurs pensent que le traitement incombe à SAP : ils remontent donc le problème. | L‘ECM automatise les approbations et enregistre chaque opération, éliminant ainsi les goulets d‘étranglement et garantissant le bon déroulement des processus. |
Comprendre la valeur d’une plateforme ECM
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Obtenir le rapport4. Améliorez la précision et l‘efficacité de vos processus de Purchase-to-Pay
Les processus de Purchase-to-Pay reposent sur de nombreux traitements documentaires. Vos équipes doivent s‘assurer que le paiement des fournisseurs s’effectue dans les délais et avec précision, afin d‘éviter les pertes financières et de conserver une piste d‘audit claire. En outre, sans moyen de centraliser le suivi des bons de commande, des factures et des récépissés, des erreurs se glissent, les paiements sont retardés et les équipes comptables perdent du temps à rechercher les documents manquants.
Processus P2P dans SAP avec ou sans ECM
| Sans ECM | Avec ECM |
| Les équipes comptables et achats peinent à retrouver les factures, les bons de commande ou les récépissés manquants, ce qui entraîne des retards de paiement et des litiges avec les fournisseurs. | L‘ECM conserve tous les documents P2P liés aux transactions SAP, ce qui permet de les retrouver instantanément dès que nécessaire. |
| Les paiements en double et les trop-perçus passent inaperçus jusqu‘au rapprochement des comptes, ce qui amplifie le risque financier. | L‘ECM vérifie automatiquement les factures en double et les écarts, évitant ainsi les erreurs coûteuses avant le versement des paiements. |
| Les entreprises ne bénéficient pas de remises pour paiement anticipé parce que les factures ne sont pas traitées en temps voulu. | L‘ECM garantit que les factures sont traitées dans les délais, ce qui permet de profiter des remises accordées par les fournisseurs et d‘améliorer sa trésorerie. |
| Les audits prennent du temps, car les documents justificatifs sont éparpillés dans les différents modules de SAP, les e-mails et les lecteurs partagés. | L‘ECM conserve l‘historique complet de chaque achat, facture et paiement en un seul endroit, ce qui facilite les audits. |
| Les risques de non-conformité se multiplient lorsque les documents d‘achat ne sont pas stockés conformément aux politiques de conservation. | L‘ECM applique automatiquement les règles de conservation et assure le suivi des modifications, garantissant ainsi la conformité à long terme. |
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Découvrir leur histoireDonnez un coup de main à vos utilisateurs SAP grâce à l‘ECM
C‘est à vous de veiller au bon fonctionnement de SAP, mais lorsque les documents ne sont pas gérés correctement, tout devient plus difficile. Les nombreux avantages de l‘ECM sautent aux yeux : Un logiciel d’ECM assure la fluidité de circulation de vos documents, automatise les approbations et veille à ce que tout reste bien organisé. Résultat : vous augmentez la productivité dans l‘ensemble de votre entreprise. Vous pouvez cesser de perdre du temps à résoudre toujours les mêmes problèmes pour vous consacrer à ce qui compte vraiment : faire en sorte que SAP fonctionne mieux au service de vos équipes et de votre entreprise.
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