5 Gründe, warum sich ein DMS für Sie auszahlt

92 Prozent aller Wissensarbeiter wünschen sich laut einer AIIM-Umfrage ein modernes Dokumentenmanagement-System. Was die Association for Intelligent Information Management ECM-Branchen-Verband hier herausgefunden hat, zeigt: Unternehmen fehlen nach wie vor geeignete Lösungen, die Mitarbeitern die Arbeit mit Dokumenten erleichtern und Prozesse optimieren. Dabei gibt es zahlreiche Gründe, warum sich die Investition in ein DMS lohnt! Die wichtigsten fünf haben wir für Sie zusammengestellt:

Ja, die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems kostet zunächst Geld. Aber die Investition lohnt sich. Das fängt schon beim Posteingang an: Kosten für Personal, das Briefe durch das Unternehmen trägt, Porto für das Weiterleiten von Briefen anderer Standorte an die Unternehmenszentrale. Stellen Sie sich vor, all das entfällt, weil Sie Dokumente mit einem DMS von Anfang an digital durch Ihr Unternehmen steuern. Je nach Unternehmensgröße kommt da eine gute Summe zusammen. DER Touristik hat beispielsweise allein durch das digitale Verarbeiten von touristischen Rechnungen seine Frachtkosten um rund 57% gesenkt. Eingangsrechnungen, die vom Posteingang an digital vorliegen, lassen sich zudem schneller bearbeiten: So machen Sie Skontofristen rechtzeitig geltend – und sparen bares Geld. Bleiben wir beim Beispiel der Rechnung: Belege müssen Sie für die Steuerprüfung bis zu zehn Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie wie die Westfalen Gruppe jedes Jahr 66.000 davon verarbeitet, können Sie sich die Ausmaße des dafür nötigen Kellerarchivs vorstellen sowie den zeitlichen und personellen Aufwand für das manuelle Prüfen und Buchen der Papierrechnungen. Die Kosten dafür entfallen mit einem DMS, das all Ihre Dokumente digital archiviert und gleichzeitig auch die geltenden Aufbewahrungsfristen automatisiert einhält. Folgeprozesse wie die Prüfung und Freigabe der Rechnungen, der Abgleich mit Bestelldaten im ERP bei Rechnungen mit Bestellbezug, die Datenpflege und -Eingabe: All das können Sie einfach automatisieren und digitalisieren, wenn Sie wollen bis zur Dunkelbuchung!

Die Beispiele Posteingang und Rechnungsverarbeitung haben schon gezeigt, wie durch ein DMS die Liege- und Transportzeiten zurückgehen und Prozesse beschleunigt werden. Auch bei anderen Geschäftsprozessen reduzieren Sie die Durchlaufzeit, wenn Sie diese digitalisieren. Nehmen wir zum Beispiel das Erstellen und Prüfen von Verträgen. Mit einem System für Dokumentenmanagement legen Sie Ihre Vertragsdokumente elektronisch an – einfach und einheitlich mit fertigen Vorlagen. Zum Prüfen leiten Sie die Dokumente mit einem Workflow weiter und erhalten sie auf gleichem Wege nachvollziehbar bearbeitet zurück. Müssen Sie weitere Informationen z.B. zum Vertragspartner heranziehen, finden Sie diese schnell im DMS – denn hier sind zusammengehörige Dokumente, Daten aus ERP, CRM u.a. Fachanwendungen miteinander verknüpft und übersichtlich in elektronischen Akten gebündelt. In elektronischen Vertragsakten finden Sie alle Verträge und dazugehörigen Informationen zentral und sparen damit Suchzeiten. Außerdem sind die sensiblen Vertragsinformationen dort sicher geschützt. Nichts gelangt versehentlich in falsche Hände, wird frühzeitig gelöscht und die gesamte Vertragserstellung ist transparent nachvollziehbar. Dadurch vermeiden Sie Risiken wie Compliance-Verstöße oder verpasste Vertragsfristen und Ihr Unternehmen kann schneller neue Geschäftsbeziehungen z.B. mit Kunden eingehen. Deren Aufträge bearbeiten Sie jetzt ebenfalls in kürzerer Zeit und können damit sogar mehr Aufträge als vorher annehmen, da das DMS Sie mit den automatisierten Workflows und darin verknüpften Informationen unterstützt. Bei der Eissmann Group Automotive werden so z.B. pro Mitarbeiter und Jahr über 100 Stunden Suchzeiten eingespart, in denen die Mitarbeiter jetzt mehr Vorgänge bearbeiten und z.B. die Qualität im Einkauf verbessern können. Auch bei den durch DMS optimierten Prozessen der Privatärztlichen Verrechnungsstelle Mosel-Saar sieht der Geschäftsführer Michael Penth eine deutliche Effizienzsteigerung: „Ich gehe davon aus, dass wir ein Drittel an überflüssigen Arbeitsabläufen einsparen – bei einer besseren Qualität.“

Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten nachweisbar schützen, steuerrelevante Informationen revisionssicher archivieren – wie funktioniert das im Filesystem oder gar auf Papier? Leider nicht besonders gut: Der manuelle Aufwand ist hoch, es kommt leichter zu Fehlern z.B. durch falsch abgelegte Dokumente, nicht kontrollierbare Zugriffe oder sogar nicht mehr auffindbare Unterlagen. Die Compliance-Lücken und Sanktionen, die dadurch entstehen, können Sie mit einem DMS vermeiden: In einem Dokumentenmanagement-System wissen Sie immer, wo sich Ihre Informationen befinden und dass sie sicher aufbewahrt werden. Unternehmen schützen mit einem DMS z.B. Kundendaten gemäß EU-DSGVO: „Auch diese hochsensiblen Informationen bewahren wir sicher in unseren digitalen Kundenakten auf. Doxis stellt uns hier umfassende Security-Funktionen bereit, mit denen wir sicherstellen, dass Kundendokumente nicht in die falschen Hände geraten“, erklärt Martin Mermolja, Senior System Administrator Customer Management beim Schweizer Telefonkommunikations-Unternehmen Sunrise Communications. Der Zugriff auf Kunden-Dokumente ist genau festgelegt und wer sie bearbeitet, wird vollständig dokumentiert, sodass Sie in Datenschutzfragen nachweisfähig sind. Außerdem stellt ein DMS durch automatisierte Aufbewahrungsfristen sicher, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente nicht verlorengehen oder frühzeitig gelöscht werden. Das erleichtert Ihnen das Einhalten gesetzlicher Vorgaben wie GoBD, EIDI-V und AO. Mit einem DMS weisen Sie Compliance mit weniger Aufwand nach, verhindern Strafen und sichern sich Steuervorteile sowie Ihr Image als vertrauensvoller Geschäftspartner.

„Der Aufwand für die Postverteilung ist um 75 % zurückgegangen. Damit haben wir deutlich Ressourcen eingespart, die wir stattdessen für den Kundendienst nutzen“, erzählt Alexander Erpenbach, Leiter der Abteilung Grundsatzfragen Sach/HUK/KundenKompetenz-Center-Service bei der Versicherung DEVK. Wenn Mitarbeiter sich wie hier nicht mehr mit manueller Ablage und der Suche nach Dokumenten aufhalten müssen, haben sie mehr Zeit, um Kunden individuell zu beraten und ihre Anliegen schnell zu bearbeiten. Das DMS ermöglicht dabei ein kundenorientiertes Case Management: Mitarbeiter finden z.B. in elektronischen Kundenakten alle Verträge, E-Mails und laufenden Vorgänge zu einem Kunden – auch direkt in einem Vorgang. Sie haben so eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden und den Vorgang. Gleichzeitig helfen automatisierte Workflows dabei, dass sie neue Anfragen und Dokumente von Kunden schnell erhalten und direkt mit der Sachbearbeitung starten können. Annotationen, Stempel, Notizen für Kollegen am Dokument selbst oder der ganzen Akte – all das geht digital genauso gut wie auf Papier, nur viel schneller und übersichtlicher. Das funktioniert nicht nur im Büro, sondern auch remote im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder bei Terminen außer Haus. Außerdem können Sie mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems digitale Angebote schaffen, durch die Kunden rund um die Uhr Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Produktinformationen u.v.m. erhalten. Dazu integrieren Sie das DMS einfach mit Kundenportalen und Apps. Neue und aktualisierte Dokumente stehen dort automatisiert für Kunden zum Download bereit, ohne dass Mitarbeiter diese Informationen erst umständlich per Hand einpflegen müssen. Dadurch gewinnen Sie wiederum Zeit, die Sie Ihren Kunden widmen können – und steigern so deren Zufriedenheit!

Mitarbeiter wollen digitale Prozesse! Wie die Wirtschaftswoche berichtet, steigern Technologien wie automatisierte Workflows, die Arbeitsabläufe rationalisieren und vereinfachen, die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich. Zusätzlich helfen sie beim Anheuern neuer Talente: Laut WiWo wechselt fast jeder Zweite den Arbeitgeber, wenn in der neuen Position die Aussicht auf bessere Technologie-Unterstützung besteht. Sie wissen es zu schätzen, dass digitale Workflows als eine zentrale, unternehmensweite Plattform zeitaufwändige, manuelle Routineaufgaben übernehmen. Denn dadurch können sich die Mitarbeiter auf strategische und zum Unternehmenserfolg beitragende Aufgaben konzentrieren – und das bei weniger oder sogar gar keinen Überstunden.

Bei der Projektmanagementgesellschaft für Verkehrsinfrastruktur DEGES zeigte sich der Wunsch der Mitarbeiter nach einer digitalen Lösung, als „die Dokumentenflut immer größer und der Ruf nach einem Dokumentenmanagement-System immer lauter wurde“, wie sich Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation bei DEGES erinnert. Die Mitarbeiter finden jetzt mit dem DMS Projektunterlagen und dazugehörige Informationen wie Bilddateien, CAD- oder GIS-Daten viel schneller und können sicher sein, immer mit den aktuellsten Dokumentversionen zu arbeiten.

Oliver Saus, stellv. Leiter IT und Sachgebietsleiter IT-Dokumentenmanagement bei den Stadtentwässerungsbetrieben Köln, betont zudem, wie wichtig es ist, dass nicht nur einzelne Bereiche, sondern das ganze Unternehmen ein DMS einsetzt: „Mit unseren Doxis-Lösungen ist es uns gelungen, die Informationssilos im Unternehmen aufzulösen, interdisziplinäre Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg aufzusetzen und mit den benötigten Informationen anzureichern. Heute haben wir eine fast 100-prozentige Durchdringung des Doxis DMS in unserem Unternehmen, alle unsere Abteilungen arbeiten damit.“ So können Mitarbeiter weitaus produktiver arbeiten, schneller bessere Entscheidungen treffen und auch die Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Fachabteilungen oder mit externen Geschäftspartnern und Kunden besser organisieren.

Sie sehen: Ein DMS erleichtert Mitarbeitern die Arbeit. Beim Hydraulikspezialisten HANSA-FLEX braucht allein in der Personalabteilung jeder Mitarbeiter pro Tag eine Stunde weniger, um Dokumente zu finden. Auch die Ablage und das Bearbeiten von Dokumenten und Vorgängen fällt ihnen jetzt leichter. „Ich freue mich jeden Tag darüber! Doxis bietet wirklich einen sehr, sehr großen Vorteil und erleichtert die tägliche Arbeit. Ich könnte mir nicht mehr vorstellen, dass es anders ist“, berichtet die HANSA-FLEX-Personalleiterin Nina Orywal.

Ein DMS bringt Ihnen zahlreiche Vorteile, durch die sich die Investition darin amortisiert und Sie in Zukunft weitere Kosten einsparen – Ihr Return on Investment. Neben dem finanziellen Aspekt ist ein weiterer ROI aber noch viel entscheidender: der Return on Information. Mit einem DMS nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Informationen aus, greifen schneller darauf zu, vernetzen Mitarbeiter und schaffen so die Voraussetzung für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Das führt z.B. beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe dazu, dass er sein DMS in immer mehr Bereichen einführt: „Vor über 10 Jahren sind wir zusammen mit SER gestartet, unseren ‚DMS-Bebauungsplan‘ schrittweise über Realisierungsstufen umzusetzen. Mittlerweile haben wir im LWL über 20 Lösungen in verschiedenen Ausprägungen umgesetzt und über 2.000 Beschäftigte arbeiten mit Doxis. Wir hätten unter den aktuellen Rahmenbedingungen in vielen Abteilungen erhebliche Probleme, wenn wir dort noch mit Papierakten arbeiten müssten. Von daher haben sich die bisherigen Investitionen gelohnt!”, so Jürgen Werner, DMS-Gesamtprojektleiter, LWL-Organisationsentwicklung.

Welche Vorteile ein DMS bringt, erkennen immer mehr Unternehmen. Hier sehen Sie, was diejenigen begeistert, die für ihr Dokumentenmanagement Doxis einsetzen: