Buchhaltung automatisieren in 6 Schritten

Mit der digitalisierten Buchhaltung verabschieden sich Unternehmen von Papierkram und so auch von ineffizienten Prozessen. Insbesondere in dezentralen Arbeitswelten ist es wichtiger denn je, dokumentengebundene Buchhaltungsprozesse auf eine zentrale, digitale Plattform zu ziehen – in der Regel ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Solche Systeme betten die Buchhaltung in eine digitale Infrastruktur ein. In ihr kommunizieren Systeme untereinander und sind vernetzt. Verknüpfungen zu anderen Systemen wie ERP- und Buchhaltungssoftware sorgen dafür, dass Rechnungen automatisch erfasst, mit Bestellungen im Einkaufssystem abgeglichen und die Rechnungen gebucht werden – ohne, dass Sie manuell eingreifen müssen.

Kurz gefasst: Automatisierte Prozesse sind die Basis für eine sicherere, schnellere und ressourcensparende Abwicklung von Buchhaltungsthemen.

Durch die E-Rechnungspflicht müssen Sie seit 01.01.2025 in der Lage sein, eingehende elektronische Rechnungen von Kreditoren wie Lieferanten empfangen und verarbeiten zu können. Für eine effiziente Rechnungsverarbeitung sollten Sie zudem Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren.

Schritt 1: Rechnungseingang automatisieren

Die Automatisierung der Buchführung beginnt im Rechnungseingang. Digital eingehende Dokumente erfasst Doxis automatisch, indem es diese klassifiziert. Bedeutet: Doxis erkennt sofort, dass es sich um eine Rechnung handelt und welche Informationen es aus dem Dokument extrahieren muss.

Schritt 2: Rechnungsdaten per KI erfassen

Der nächste Schritt im Rechnungsworkflow ist die Datenextraktion. In diesem Zuge erfasst Doxis sämtliche Informationen – unabhängig vom Dokument. So extrahiert Doxis durch das Zusammenspiel von OCR und KI auch Informationen aus eingescannten PDFs und hinterlegt sie in Form von Metadaten im System. Der Vorteil: Metadaten beschleunigen die Suche nach Informationen in Dokumenten und machen einzelne Dokumente schneller wiederauffindbar. Anhand der Kundennummer lassen sich zum Beispiel in Sekundenschnelle alle Rechnungen finden, welche der Kreditor bisher gestellt hat.

Schritt 3: Rechnungen prüfen und automatisiert ablegen

Während der Rechnungsprüfung prüft Doxis formal, ob die Rechnung alle Mindestanforderungen erfüllt – zum Beispiel verpflichtende Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Umsatzsteuer-ID enthält. Fehlen wichtige Daten, sendet Doxis automatisiert eine Warnung aus, die ein Mitarbeiter anschließend manuell prüft.

Sind alle Rechnungsdaten korrekt, fährt Doxis mit der inhaltlichen Prüfung fort: Doxis schaut, ob Positionen in der Rechnung korrekt angegeben sind. Dafür vergleicht Doxis die Daten der Rechnung mit jenen der Auftragsbestätigung. Hier gilt ebenso: Sofern die Daten übereinstimmen, geht auch die Automatisierung weiter. Falls nicht, prüft ein Mitarbeiter manuell. Auch hier greift Doxis dem Mitarbeiter unter die Arme und markiert die kritischen Stellen. Ergo: Sofern alle Daten stimmen, lassen sich automatisierte Workflows vollständig umsetzen.

Schritt 4: Rechnungen freigeben

Liegt ein Lieferschein vor, ist es sogar möglich, die Rechnungsfreigabe zu automatisieren. Alternativ stößt Doxis automatisiert den Vorgang zur Rechnungsfreigabe an. Dafür legen Sie vorab individuelle Workflows im System an. Der zuständige Mitarbeiter beziehungsweise mehrere Mitarbeiter erhalten dann die Aufgabe in Doxis, die Rechnung zu prüfen und freizugeben.

Schritt 5: Rechnungen automatisiert buchen

Die freigegebene Rechnung übermittelt Doxis bestenfalls an Ihr Buchungssystem. Dieses verarbeitet die Rechnung und bucht sie. Zum Beispiel können Sie Doxis ohne Medienbrüche in SAP integrieren.

Schritt 6: Rechnungen rechtssicher archivieren

Gebuchte Rechnungen sind inaktiv. Doxis hebt die eingegangene Rechnung revisionssicher im digitalen Archiv über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf und erinnert Sie automatisch an Fristen.

Hey Doxi, was sind Vorteile einer automatisierten Buchhaltung?

Mit Blick auf die E-Rechnungspflicht sind Unternehmen gut beraten, auch ihre Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren. So wie andere Geschäftsprozesse mit vielen wiederkehrenden Tätigkeiten ist auch die Buchhaltung bestens dafür geeignet, automatisiert zu werden. Eine moderne Lösung für Rechnungsverarbeitung kann heute viele Tätigkeiten, wie etwa Rechnungsdaten erfassen, problemlos übernehmen - und das ganz automatisch. Das verringert den Aufwand einzelner Personen und verbessert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Mit Doxis als Software setzen Sie auf eine effiziente und gleichzeitig intelligente Lösung.

Häufige Fragen zur Automatisierung der Buchhaltung