Digitale Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung meint die Rechnungsverarbeitung eingehender Rechnungen von Kreditoren. Kreditoren sind externe Anbieter, die Leistungen für ein Unternehmen erbringen. Ein Lieferant ist somit ein Kreditor. Er stellt eine Kreditorenrechnung, wenn er Ihrem Unternehmen die Lieferung bestellter Ware in Rechnung stellt.

Der Kreditorenbuchhalter überprüft dann, ob die eingegangene Rechnung korrekt ist, kontiert sie und legt sie anschließend in der korrekten digitalen Akte ab.

Oberstes Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist es, Kreditorenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Deshalb beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit allen Geschäftsvorfällen, die durch die Zusammenarbeit mit Kreditoren wie Lieferanten und Dienstleistern entstehen.

Zunächst bedeutet das, offene Kreditorenrechnungen pünktlich zu bezahlen. So sparen Sie unnötige Mahngebühren. Langfristig zahlt ein gut geführter Kreditorenprozess auf Ziele des Einkaufs ein: Pünktlich gezahlte Rechnungen gewährleisten durchlaufende Beschaffungsprozesse.

Der Grund ist simpel: Begleicht Ihr Unternehmen eine Rechnung wiederholt nicht pünktlich, könnten Lieferanten die Zustellung verzögern oder vollständig aussetzen.

Eingehende Rechnungen zu bearbeiten ist ebenso eine Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung wie Kreditorenbeziehungen zu pflegen.
So sieht der Kreditorenprozess aus:

1. Kreditorenstammsatz pflegen

Eingehende Rechnungen ordnet die Kreditorenbuchhaltung dem jeweiligen Lieferanten beziehungsweise Dienstleister zu. Ist der Kreditor bereits erfasst, weist die Buchhaltung die Rechnung dem jeweiligen Kreditorenkonto zu.

Handelt es sich um einen neuen Kreditor, erfassen Sie dessen Stammdaten in der Kreditorendatenbank:

• Identifikationsnummer
• Kreditorennummer
• Firmenname
• Anschrift
• Steuerschlüssel
• Optional: Skonti oder Rabatte

Alle hinterlegten Daten eines Kreditors ergeben in Summe den Kreditorenstammsatz.

2. Eingangsrechnungen prüfen

Ein Mitarbeiter aus der Kreditorenbuchhaltung prüft dann, ob die Eingangsrechnung richtig gestellt ist. Stimmen die einzelnen Posten? Sind Stückzahlen und Preise korrekt ausgewiesen? Die Antworten findet die Buchhaltung in der Regel in der Auftragsbestätigung.
Zur sachlichen Prüfung fragt die Kreditorenbuchhaltung bei der jeweiligen Fachabteilung nach, die die Rechnung veranlasst hat – zum Beispiel, wenn das Marketingteam Flyer für die Messeveranstaltung bestellt hat.

Tipp: Eine moderne Software für die Rechnungsverarbeitung wie Doxis übernimmt die sachliche Rechnungsprüfung. Beispielsweise wird die Eingangsrechnung mit der Auftragsbestätigung und dem Lieferschein abgeglichen. Abweichungen werden sofort erkannt und an einen Mitarbeiter gemeldet. Über die Kostenstelle weist Doxis die Rechnung immer dem richtigen Bearbeiter zur Freigabe zu. Dadurch werden auch mehrschrittige Freigabeprozesse einfach und schnell.

3. Eingangsrechnungen erfassen

Stimmen Rechnung und beauftragte Leistungen überein, erfasst die Kreditorenbuchhaltung die Eingangsrechnung.
Dafür vergibt die Kreditorenbuchhaltung der Rechnung eine einmalige, fortlaufende Nummer. Liegt die Rechnung in Papierform vor, dokumentiert ein Mitarbeiter mit einem Eingangsstempel samt Datum, wann die Rechnung eingegangen ist. Mit einem Namenskürzel auf der Rechnung dokumentiert er zudem das Ergebnis der Rechnungsprüfung.

Übrigens: Digitale oder elektronische Rechnungen erfassen digitale Systeme für Sie in der Regel automatisiert.

4. Zahlung veranlassen

Genehmigte Rechnungen zahlt die Kreditorenbuchhaltung, wenn sie fällig sind oder eher, wenn Skontofristen angegeben sind. Durch beschleunigte Prozesse lässt sich viel Geld sparen.

5. Eingangsrechnungen archivieren

Ist die Rechnung bezahlt, endet der Rechnungsworkflow. Inaktive Rechnungen archiviert die Kreditorenbuchhaltung über die Dauer der Aufbewahrungsfristen. In Deutschland liegen sie bei mindestens zehn Jahren.
Infrage kommen ein örtliches oder digitales Archiv. Wichtig ist, dass Sie die Rechnungen revisionssicher und zugänglich aufbewahren.

Mit Blick auf die kommende E-Rechnungspflicht ist es ratsam, die Kreditorenbuchhaltung vollständig zu digitalisieren – also Eingangsrechnungsprozesse durchgängig digital aufzusetzen. Die E-Rechnungspflicht beginnt am 1. Januar 2025 und betrifft alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

Zwar gibt es Übergangsregelungen, diese gelten aber nicht für eingehende Rechnungen. Ab 2025 sind Sie also verpflichtet, elektronische Rechnungen (eRechnungen) empfangen und weiterverarbeiten zu können.

Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und spezielle steuerbefreite Umsätze (§ 34 UStDV).

Unabhängig von der E-Rechnungspflicht hat die digitale Kreditorenbuchhaltung für Sie große Vorteile: Digital aufgesetzte Rechnungsprozesse sind

• weniger fehleranfällig,
• deutlich schneller,
• compliant,
• kostengünstiger und
• ermöglichen Dunkelbuchungen.

Dunkelbuchungen machen die Kreditorenbuchhaltung und Prozesse extrem effizient. Lösungen wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) nutzen bei Papierrechnungen, PDFs oder ersetzenden Scans OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Sie macht Daten maschinenlesbar, um sie dann extrahieren und strukturiert ablegen zu können. Dieser Zwischenschritt ist mit der eRechnung nicht mehr nötig. eRechnungen empfängt das DMS vollautomatisiert und kann sie direkt weiterverarbeiten.

Hey Doxi, wie verarbeitet Doxis Eingangsrechnungen?

Zusammengefasst sind das die Vorteile von Doxis für das digitale Rechnungswesen von Eingangsrechnungen:

• Doxis verarbeitet Ihre Eingangsrechnungen tagesaktuell.

• Doxis beschleunigt Eingangsrechnungsprozesse um rund 50 Prozent.

• Doxis automatisiert manuelle Arbeitsschritte im Kreditorenbereich.

• Doxis ist compliant für die E-Rechnungspflicht und verarbeitet alle E-Rechnungsformate nach EU EN 16931.

Die Kreditorenbuchhaltung ist in Unternehmen für die Buchführung von Kontokorrentbeziehungen zuständig – also für Forderungen, die Kreditoren an Unternehmen stellen.

Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich demnach darum, Eingangsrechnungen entgegenzunehmen, zu verarbeiten und zu buchen. Mit Systemen wie Doxis digitalisieren Sie die Rechnungseingangsverarbeitung und automatisieren Arbeitsschritte – bis zum Grad der Dunkelbuchung.