EN 16931: Die EU-Norm zur elektronischen Rechnungsstellung

Unternehmen bereiten sich jetzt auf die kommende E-Rechnungspflicht vor. Dafür ist ein Blick auf die EU-Norm zur elektronischen Rechnungsstellung sinnvoll: Die EN 16931 definiert die Kernelemente einer elektronischen Rechnung (eRechnung). Für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern ist sie in Deutschland bereits verpflichtend. Die Pflicht für die B2B-Rechnungsstellung folgt in 2025.

Wir zeigen in diesem Artikel, welche Rolle die EN 16931 in der E-Rechnungspflicht einnimmt, welche Anforderungen sie an eRechnungen stellt und wie Sie mit der richtigen Software eRechnungen gesetzeskonform empfangen.

Die EN 16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Kurz gesagt normt sie das Format von elektronischen Rechnungen. Bedeutet: Sie vereinheitlicht die Formatvorgaben für eRechnungen. Adressierte Unternehmen sind verpflichtet, die EU-Norm in der eigenen Rechnungsstellung zukünftig einzuhalten.

Historische Entwicklung auf EU-Ebene

Die EN 16931 ist die zur EU-Richtlinie 2014/55/EU gehörige Norm. Erarbeitet wurde sie vom europäischen Komitee für Normung (CEN). Ursprünglich entstand sie aus der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (ESI). Die Europäische Kommission beauftragte die EN 16931 im Kontext der in 2014 veröffentlichten EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie definiert Vorgaben zur Umsetzung der eRechnung für öffentliche Auftraggeber aller Mitgliedsstaaten auf EU-Ebene.

Eingeführt wurde sie erstmals 2017.

Umsetzung in nationales Recht

Der Bund setzte mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung die EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht um. Auf Bundesebene zahlt die EN 16931 auf das Wachstumschancengesetz ein, das hiesiges Wirtschaftswachstum fördern und die nationale Wettbewerbsfähigkeit steigern soll.

Seit dem 27. November 2018 sind Verfassungsorgane des Bundes sowie oberste Bundesbehörden verpflichtet, eRechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Mittlerweile ist der gesamte B2G-Bereich zur elektronischen Rechnungsverarbeitung entsprechend des Gesetzesstandards verpflichtet.

Zielsetzung

Mit der Norm EN 16931 harmonisiert die Europäische Kommission Rechnungsprozesse in der gesamten Europäischen Union. Harmonisierung bedeutet in diesem Sinne, dass alle Mitgliedsstaaten die Anforderungen der EU-Norm einhalten müssen. Das schließt ein standardisiertes Format sowie alle Umsetzungs- und Spezifikationsanforderungen ein. Insgesamt erleichtert die EU-Norm dadurch den grenzüberschreitenden Handel im B2G- und B2B-Bereich.
Die aus der eRechnung resultierende Interoperabilität stützt zudem eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen. Es ist die Grundvoraussetzung, um Rechnungsprozesse innerhalb des europäischen Binnenmarktes zu standardisieren. Deshalb gewährleisten eRechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 auch die Kompatibilität mit EU-Drittsystemen.

Ergo: Gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen (künftig) das elektronische Rechnungsformat. Das beschleunigt Ihre Rechnungsprozesse und sichert diese ab.

Die EN 16931 bestimmt ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer eRechnung und stellt eine Liste zulässiger Syntaxen. Daraus ergeben sich folgende Anforderungen:

• Eine eRechnung muss einem semantischen Datenmodell im Sinne der EU-Norm entsprechen.
• E-Rechnungspflichtige Organisationen „müssen alle Syntaxen entgegennehmen und verarbeiten können“, so das BMI.

Die semantischen Datenmodelle sind notwendig, um eRechnungen softwareunabhängig auszutauschen und zu verarbeiten. Das sind Bestandteile:

• Core Invoice Model: beschreibt die grundlegenden Informationen, die jede eRechnung enthalten muss, zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Steuerinformationen.
• Syntax Bindings: beschreiben die Darstellung des Kernmodells in verschiedenen E-Rechnungsformaten, zum Beispiel UBL, UN/CEFACT oder sonstige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Die Bestandteile der EU-Norm EN 16931 unterteilen sich in drei Konformitätsstufen:

Rechnungsdokument

Das Rechnungsdokument muss alle verpflichteten Angaben enthalten, um EN 16931-konform zu sein. Dabei reicht es nicht aus, nur die richtigen Angaben zu tätigen. Sie müssen diese in der richtigen Struktur und im korrekten Format einbinden.

Zudem darf das Rechnungsdokument keine unzulässigen Werte enthalten.

CORE-Rechnungsdatenmodell

Konform ist ein Rechnungsstandard gemäß der EU-Kommission, wenn eine eRechnung auf dem CORE-Rechnungsdatenmodell basiert. Das ist der europäische Invoicing-Standard. Er setzt einen syntaxunabhängigen Rahmen, um Rechnungsanforderungen zu definieren. Empfänger müssen entsprechend eRechnungen im CORE-Datenmodell akzeptieren und verarbeiten können. Versender sind hingegen verpflichtet, elektronische Rechnungen auf dieser Basis zu erstellen.

CIUS-Spezifikationen

Alternativ kann ein Rechnungsdokument auf den CIUS-Spezifikationen basieren. CIUS steht für „Core Invoice Usage Specifications“ und erweitert das Kerndatenmodell für Rechnungen. Das ist wichtig, um die Kernelemente einer elektronischen Rechnung auf Länderebene um national geltende Rechtsangaben zu ergänzen. Die Anforderungen für Empfänger und Versender gelten analog zur CORE-Rechnung.

Übrigens: CIUS folgt den Regeln von CORE. Jeder, der CORE-Rechnungen empfängt und verarbeitet, kann eRechnungen grundsätzlich CIUS-konform verarbeiten.

Ab dem 01. Januar 2025 sind deutsche B2B-Unternehmen verpflichtet, eRechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze empfangen zu können. Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht gelten für B2B-Unternehmen in Deutschland bis 2028 und werden stufenweise erhöht.

Ihr Unternehmen ist auf der sicheren Seite, wenn Sie eRechnungen bereits ab 2025 EN 16931-konform verarbeiten.

Unterstützte Rechnungsformate

Gültige europäische E-Rechnungsformate sind all jene, welche die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 erfüllen. In Deutschland gültige E-Rechnungsformate halten zudem die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) ein. Konforme Rechnungsformate sind ZUGFeRD und XRechnung.

• ZUGFeRD: Als Hybridmodell ermöglicht ZUGFeRD parallel eine elektronische und nicht-elektronische Rechnungsverarbeitung. Ein PDF bildet die Sichtkomponente im Versand, das Mehrstück liegt maschinenlesbar im XML-Format vor.
• XRechnung: Nach § 4 Abs. 1 ERechV ist die XRechnung ein offener, unentgeltlicher und zukunftssicherer Datenstandard für öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich dabei um ein maschinenlesbares Rechnungsformat auf XML-Basis.

Gängige Rechnungsportale wie Peppol unterstützen Rechnungsformate wie XRechnung bereits heute. Weitere Buchhaltungs- und ERP-Systeme stellen jetzt auf E-Rechnungsformate um. Auch in Doxis empfangen und verarbeiten Sie elektronische Eingangsrechnungen EN 16931-konform.

Hey Doxi, wie funktioniert die EN 16931-konforme Eingangsrechungsverarbeitung?

In Doxis empfangen Sie EN 16931-konforme eRechnungen und verarbeiten diese im DMS bis zur Archivierung weiter. So unterstützt die Eingangsrechnungsverarbeitung in Doxis die EU-weite Zusammenarbeit. Das ist wichtig: Denn bald sind nur noch eRechnungen zulässig, die der EN 16931 entsprechen. In Deutschland müssen Unternehmen zusätzlich ein Rechnungsformat wählen, das die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) erfüllt.

Genutzte Rechnungsportale und ERP-Systeme unterstützen tendenziell die EN 16931-konformen Formate ZUGFeRD und XRechnung. So erstellen Sie künftig auch gesetzeskonforme Ausgangsrechnungen. Die Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung greifen ineinander, wenn Sie Doxis an Ihr ERP-System anbinden. Dann managen Sie eRechnungen nach EN 16931-Standard medienbruchfrei – als Empfänger und Versender.

Häufige Fragen zur EN 16931