Digitale Lohnabrechnung – aber rechtssicher

Weniger Papier, standardisierte Prozesse und mehr Komfort: Viele Gründe sprechen für die digitale Lohnabrechnung. Rechtssicher muss sie jedoch auch sein. Senden Arbeitgeber ihren Mitarbeitern digitale Gehaltsabrechnungen per E-Mail zu, ist das eine heikle Angelegenheit. Personenbezogene Daten könnten so an Dritte gelangen, die ebenfalls Zugang zum Postfach haben. Unternehmen brauchen daher professionelle Lösungen, um digitale Lohnabrechnungen sicher zu verwalten.

In diesem Artikel lesen Sie, was für die digitale Lohnabrechnung spricht und wie Sie digitale Lohndokumente rechtssicher an Arbeitnehmer zustellen.

Unternehmen verabschieden sich bewusst davon, ihren Beschäftigten Lohndokumente wie Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeitnachweise oder Lohnsteuerbescheinigungen in Papierform zur Verfügung zu stellen: Denn papiergebundene Dokumentenprozesse sind in der Regel ineffizient. Die häufigsten Probleme sind unstrukturierte Ablagen und zeitaufwendige Workflows. Im Rahmen der Digitalisierung der Lohnabrechnung lösen standardisierte, transparente und schnelle Prozesse die ineffiziente Papierprozesse ab.

Das sind Vorteile der digitalen Lohnabrechnung:

Die digitale Entgeltabrechnung ist ressourcenschonend

Durch die digitale Entgeltabrechnung entfallen zahlreiche administrative Arbeitsschritte: Statt die Entgeltabrechnung auszudrucken, zu kuvertieren und zur Post zu bringen, genügt ein Klick, um das Dokument im digitalen Mitarbeiterpostfach zu hinterlegen. Neben beschleunigten Prozessen spart die digitale Lohnabrechnung zudem Kosten ein: Gelder für die Zustellung wie Porto, Papier oder Briefumschlag fallen weg.

Die digitale Lohnabrechnung beschleunigt und sichert Prozesse

Generell verkürzen sich die Zustellwege von digitalen Lohndokumenten. Über ein Online-Portal tauschen Personaler und Mitarbeiter Dokumente in Echtzeit aus. Bestimmte Prozessschritte fallen in der digitalen Lohnabrechnung demnach gänzlich weg – oder finden automatisiert statt. Arbeitnehmer müssen zum Beispiel nicht mehr im Briefkasten nach ihrer Post suchen. Systeme senden eine Benachrichtigung, sobald neue Dokumente in ihrem digitalen Postfach abliegen.

Gleiches gilt für Personaler: Der Druck von Unterlagen ist genauso wenig nötig, wie Mitarbeiter über den Eingang neuer Gehaltsdokumente zu informieren. Die Zustellung findet vollständig automatisiert statt. Das sichert Prozesse ab. Denn standardisierte Prozesse sind deutlich weniger fehleranfällig als ihr papiergebundenes Pendant.

Die digitale Gehaltsabrechnung zentralisiert den Dokumentenzugriff

Auf digitale Lohndokumente greifen Mitarbeiter zentralisiert zu. Sie liegen in der Regel in einem System ab, das neben dem Postfach über ein Archiv verfügt. So sehen Mitarbeiter eines Unternehmens nicht nur aktuelle Lohndokumente. Sie haben auch Zugriff auf vergangene Dokumente der letzten Monate oder Jahre. Durch die zentralisierte Bereitstellung der Dokumente sind Unterlagen für Mitarbeiter demnach transparent sowie zeit- und ortsunabhängig zugänglich.

Wenn sie ihren Arbeitnehmern die Gehaltsabrechnung digital bereitstellen, bedeutet das für Unternehmen einen großen Effizienzgewinn. Arbeitgeber sind nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) sogar verpflichtet, Dokumente wie Gehaltsabrechnungen Mitarbeitern in Textform zu erteilen.

Textform bedeutet nach § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), dass die Inhalte lesbar sind und auf einem dauerhaften Datenträger abliegen. Dauerhaft ist ein Datenträger, wenn er die an den Empfänger gerichtete Erklärung über den zweckmäßigen Zeitraum zugänglich aufbewahrt und unverändert wiedergibt.

Die Verdienstbescheinigung zu erstellen und anschließend dem Arbeitnehmer bereitzustellen, genügt allerdings nicht. Neben der Erstellung und Bereitstellung ist auch die Erteilung der Gehaltsabrechnung Aufgabe des Arbeitgebers.

Bedeutet: Ein Arbeitgeber hat seine Aufgaben in der Lohnabrechnung erst erfüllt, wenn die Abrechnung dem Arbeitnehmer rechtlich wirksam zugegangen ist. Dies ist der Fall, wenn die Abrechnung in den Machtbereich des Empfängers gelangt. Ein personalisiertes, digitales Postfach pro Mitarbeiter ist hier eine rechtssichere Möglichkeit.

Digitale Gehaltsabrechnung benötigt die Zustimmung der Mitarbeiter

Wichtig in diesem Zusammenhang: Arbeitgeber entscheiden nicht allein darüber, ob sie Lohnabrechnungen fortan digital aushändigen. Mitarbeiter müssen dem zustimmen. Die Zustimmung zur digitalen Gehaltsabrechnung erteilen Mitarbeiter entweder explizit oder stillschweigend.

Idealerweise hat das Personal der digitalen Lohnabrechnung schriftlich zugestimmt. Das Dokument dient dann in späteren Rechtsfragen als Nachweisdokument.

Haben Mitarbeiter ein Recht auf Gehaltsabrechnungen in Papierform?

Ein allgemeingültiges Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform haben Mitarbeiter nicht. Grundsätzlich entscheiden Unternehmen, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder in Papierform bereitstellen, solange sie die gesetzliche Anforderung der Textform erfüllen. Wenn das Unternehmen jedoch von der Papierform auf die digitale Entgeltabrechnung umstellt, benötigt es die Zustimmung der Mitarbeiter.

Für Unternehmen relevant: Die Pflicht, Gehaltsabrechnungen in Papierform auszuhändigen, kann unter Umständen aus der Betriebsvereinbarung oder Tarifverträgen entstehen. Die digitale Variante ist dann ausschließlich eine ergänzende Möglichkeit.

Software wie Doxis Human Resources stellt Lohndokumente digital so bereit, dass sie direkt in den Machtbereich eines Mitarbeiters gelangen. Das reduziert den Aufwand aufseiten der Personalabteilung und den Komfort aufseiten des Arbeitnehmers.

Schritt 1: Digitale Lohndokumente im DMS verwalten

Im Dokumentenmanagement-System (DMS) Doxis managen Sie Lohndokumente digital über ihren gesamten Lebenszyklus – Lohndokumente erstellen, bearbeiten, prüfen, genehmigen, senden und archivieren. Automatisierte Prozesse beschleunigen darüber hinaus ganze Arbeitsschritte in der Lohnabrechnung.

Zum Beispiel integriert sich Doxis medienbruchfrei in führende Drittsysteme wie SAP SuccessFactors. Ändern sich dort Stammdaten von Mitarbeitern, erkennt dies Doxis automatisch. Im Rahmen des Stammdatenmanagements passt Doxis die Daten ebenfalls in der digitalen Personalakte an. Ergo: Erstellen Sie die nächste digitale Lohnabrechnung in Doxis, sind die neuen Kontaktdaten des Mitarbeiters bereits im Dokument hinterlegt.

Nicht zuletzt managen Sie in Doxis ganze Workflows automatisiert. Doxis übergibt zum Beispiel zu prüfende Lohndokumente an den nächsten zuständigen Mitarbeiter. Vertreterregeln sichern konstant schnelle Abläufe.

Schritt 2: Digitale PDF-Stempel informieren über Zustellzeitpunkt

Sobald die HR die Zahlung des Arbeitsentgelts veranlasst, hat der Arbeitnehmer das Recht, eine Entgeltabrechnung in Textform zu erhalten. Dass ein Unternehmen seiner Pflicht nachkommt, lässt sich anhand eines digitalen PDF-Stempels beweisen. Dabei handelt es sich um eine digitale Markierung, die Dokumenten Informationen hinzufügt.
Angenommen Sie haben die Lohnabrechnung geprüft und stellen sie nun im Employee Self Service in Doxis bereit. Dann können Sie die digitale Lohnabrechnung mit einem PDF-Stempel versehen, der den Zustellzeitpunkt enthält. Dynamische Stempel in Doxis erfassen Daten übrigens automatisiert. Sprich: Der PDF-Stempel erfasst automatisch Daten wie die aktuelle Uhrzeit oder das Datum.

Schritt 3: Digitale Gehaltsabrechnung per Employee Self Service bereitstellen

Genehmigte Gehaltsabrechnungen stellen Sie den Mitarbeitern über den Employee Self Service in Doxis Human Resources bereit. Dass die Lohndokumente auch wirklich in den Machtbereich des Mitarbeiters gelangen, stellt die digitale Akte sicher, in der HR das Dokument hinterlegt.

Auf die sogenannte „Selbstbedienungs-Akte“ kann der Mitarbeiter eigenständig über den Employee Self Service zugreifen. Unternehmen müssen die dafür nötige technische Infrastruktur gewährleisten. Allgemein ist der Zugriff nur für die Personalabteilung und den Mitarbeiter selbst möglich. Themen wie Datenschutz und Datensicherheit sind demnach berücksichtigt.

Schritt 4: Digitale Lohndokumente revisionssicher archivieren

Für Mitarbeiter endet der Prozess der Lohnabrechnung mit dem Erhalt der Lohndokumente. Unternehmen sind hingegen verpflichtet, Lohndokumente über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren rechtssicher zu verwahren. In Doxis archivieren Sie digitale Lohndokumente revisionssicher und zugänglich.

Digitale Lohndokumente informieren Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar über Lohn- beziehungsweise Gehaltszahlungen. Aus ihnen gehen Informationen hervor wie der Abrechnungszeitraum, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt oder die Höhe des Nettoverdienstes.

Das Thema Datenschutz ist in diesem Zuge besonders relevant: Bei der digitalisierten Zustellung von Lohndokumenten müssen diese in den Machtbereich des Mitarbeiters gelangen und gleichzeitig für Dritte unzugänglich sein. Persönliche Mitarbeiterpostfächer in Kombination mit einem Employee Self Service sind die Lösung. Doxis stellt für Sie die Infrastruktur, um den gesamten Prozess der Lohnabrechnung ressourcenschonend und standardisiert zu digitalisieren.

Häufige Fragen zur digitalen Lohnabrechnung