7 Trends für den Digital Workplace 2021

Seit 2020 steht das Thema Digitale Transformation für wirklich jedes Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Immer mehr Menschen arbeiten im Home Office, der Bedarf nach einem hybriden Arbeitsmodell mit einer Mischung aus Präsenz- und remote Arbeit ist rasant gestiegen. Unternehmen setzen vermehrt auf das, was Gartner „Anywhere Operations“ nennt, also den standortunabhängigen Geschäftsbetrieb. Laut einer aktuellen Studie investieren derzeit sogar 50 % der Unternehmen darin, Homeoffice künftig noch mehr Mitarbeitern zu ermöglichen. Dieser Trend hat enorme Auswirkungen darauf, wie Unternehmen und ihre Mitarbeiter Informationen aufbewahren, suchen, verwalten, verarbeiten, nutzen und zusammen bearbeiten. In Bereichen wie Collaboration, Workflow Management, Informationszugriff und Sicherheit haben sich ganz neue Herausforderungen aufgetan und bestehen größtenteils auch in 2021 weiter. 

Entscheidungsträger stehen jetzt vor wichtigen Fragen: Wie beschleunigen wir die Digitalisierung, ohne Qualität einzubüßen? Welche digitalen Lösungen machen uns flexibler, sorgen für einen kosteneffizienten Geschäftsbetrieb und verbessern sowohl Planungsfähigkeit als auch Agilität? Wie können wir Mitarbeitern die tägliche Arbeit remote sowie vor Ort erleichtern und gleichzeitig das Entstehen von Informationssilos verhindern und regulatorische Anforderungen erfüllen? Wie lassen sich Prozesse straffen und z.B. durch Automation und Künstliche Intelligenz optimieren?

Es ist an der Zeit, die Herausforderungen von 2020 als Lern- und Wachstumschancen zu sehen. Eins ist klar: Die Dinge werden nie wieder so sein, wie sie vorher waren. Unternehmen benötigen 2021 pragmatische, ausbaufähige digitale Lösungen, die von den Mitarbeitern gut angenommen werden, aktuelle und künftige Probleme lösen und einen greifbaren ROI haben. Um Ihnen zu helfen, dies zu erreichen, haben wir hier 7 Trends für das Informationsmanagement zusammengestellt, die Sie auf jeden Fall kennen sollten:

Automatisierung ist und bleibt einer der wichtigsten Trends für alle Unternehmen: Sie nehmen dadurch z.B. ihren Mitarbeitern zeitaufwändige Aufgaben ab und machen inneffiziente, komplexe Geschäftsprozesse dadurch schlanker, transparenter und schneller. Trends wie Hyperautomatisierung, also die Automatisierung von allem, was sich automatisieren lässt, dominieren in letzter Zeit zwar die Schlagzeilen. Wenn man sich aber anschaut, wie viele Unternehmen derzeit wegen finanzieller Engpässe auf Kosten achten müssen, erscheinen sie kaum realisierbar. Das Budget für solch ein umfassendes Projekt ist möglicherweise zurzeit einfach nicht vorhanden.

Wir erwarten daher 2021 eher einen Trend in Richtung einer pragmatischen, schrittweisen Automatisierung. Unternehmen prüfen gerade, welche Workflows und Prozessschritte sich relativ problemlos automatisieren lassen und positive Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter und die Kosten haben. Beispielsweise bietet eine Lösung, die Content mit automatisierten Prozessen und LOB-Anwendungen verbindet, eine echte Erleichterung im täglichen Geschäftsbetrieb. Hier ein paar einschlägige Beispiele:

• Automatisierte Workflows für Vertrags- oder Budgetgenehmigungen
• Automatisiertes On-/Offboarding von Mitarbeitern
• Automatisierte Rechnungsprüfung
• Automatisierte Posteingangsverarbeitung

Unterm Strich bleibt Automatisierung für Unternehmen also wichtig. Da sich viele aber gerade von den Herausforderungen der Pandemie erholen, steht statt großangelegter Automatisierungsprojekte zunächst eine schrittweise Optimierung von Prozessen und Workflows an. So wird Digitalisierung derzeit am schnellsten vorangetrieben und Unternehmen können die dringendsten Baustellen zuerst angehen.

Ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass neuerdings alles irgendwie intelligent ist? Dabei handelt es sich aber nicht um ein bloßes Marketing-Zauberwort – KI ist mittlerweile eine umsetzbare Option im täglichen Geschäftsbetrieb. Schon in unserer Trendanalyse für 2019 hatten wir festgestellt, dass eine Content Services-Plattform die Grundlage für den Einsatz von KI-Technologien bildet. Außerdem sehen wir, wie unsere Kunden davon profitieren: Sie verfügen über hochwertige Datensätze mit gut organisierten und stets verfügbaren Informationen, Content ist mit Metadaten versehen und alle Informationen sind vollständig erfasst. Das dadurch erreichte Maß an Unabhängigkeit, Transparenz und Genauigkeit ermöglicht 2021 unserer Einschätzung nach, dass neue, auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnittene KI-Lösungen zum Einsatz kommen. Während externe Daten für viele Use Cases gut sind, haben Unternehmen mittlerweile erkannt, dass diese zu fehlerhaften Ergebnissen und schlechter Nachvollziehbarkeit führen können. Stattdessen können Sie das maschinelle Lernen auf Ihre eigenen hochwertigen Daten stützen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.

Ein gutes Anwendungsbeispiel für solche KI-Lösungen findet man in stark regulierten Branchen. Im Banken- und Finanzsektor beispielsweise kann es sein, dass die Einführung strengerer Vorschriften zur Aufbewahrung und Verwaltung von Daten Mitarbeiter über Monate beschäftigt. Ein konkreter Fall: Kürzlich wollte ein Kunde von uns wissen, wie er Darlehensverträge analysieren und für jeden einzelnen einen Satz Metadaten speichern könne – so wie es die neuen Vorschriften vorsehen. Ohne den Einsatz von Content Analytics und Extraktion wäre dies eine äußerst kostenintensive Aufgabe gewesen, die vom Team im vorgegebenen Zeitrahmen überhaupt nicht zu leisten gewesen wäre. Da dieser Kunde aber glücklicherweise bereits die Doxis Content Services-Plattform nutzt, kann die erforderliche Extraktion der Inhalte auf der Basis eigener Datensätze erfolgen. So wird eine höhere Qualität der Ergebnisse ohne Beeinflussung von außen gewährleistet. Solche Lösungen mit integrierter KI sind vielfältig einsetzbar: Mit Sentiment-Analysen lassen sich u. a. E-Mails mit Kundenbeschwerden herausfiltern, Rechnungen können automatisch überprüft werden, um Fehler schneller zu erkennen und Anfragen von Geschäftspartnern werden durch Named Entity Recognition (NER) automatisch an den richtigen Bearbeiter weitergeleitet.

Unternehmen müssen sich in 2021 durch Agilität, Flexibilität und Widerstandsfähigkeit auszeichnen, wenn sie sich nicht nur schnell, sondern auch nachhaltig erholen möchten. Dies gilt natürlich auch für ihr Informationsmanagement. Daher gehen wir davon aus, dass modulare, erweiterbare Lösungen jetzt eine noch größere Rolle spielen werden als zuvor – insbesondere für Unternehmen, deren Budget durch die Pandemie stark eingeschränkt ist, die aber trotzdem die Digitalisierung umgehend vorantreiben müssen. Wir konnten bereits eine steigende Nachfrage für schnelle, sichere und effiziente Lösungen für mobiles Informations- und Prozessmanagement beobachten. Hier gibt es verschiedene Ansätze: Auf der einen Seite gibt es sofort einsatzbereite Lösungen für bestimmte Anwendungsfälle: Eine digitale HR-Lösung kann beispielsweise sofort bereitgestellt werden. Damit kann Ihr HR-Team auch mit Kollegen im Home Office zusammenarbeiten und Mitarbeiterdaten sicher – und EU-DSGVO-konform – verwalten.

Ein anderer Weg, um die Digitalisierung zu beschleunigen und Ihr Informationsmanagement agiler zu machen, sind Low- bzw. No-code-Plattformen: Mit ihnen können Ihre Teams Anwendungen und Workflows viel schneller erstellen und anpassen als bei einer herkömmlichen Software. Das ist essenziell, wenn Ihr Team z. B. Prozesse oder Workflows von jetzt auf gleich umstellen muss, um sie an veränderte Kundenbedürfnisse oder Marktbedingungen anzupassen. Da Ihre Mitarbeiter am besten wissen, was sie dafür benötigen, ist es nur sinnvoll, dass sie als Nutzer der Systeme diese auch in Bezug auf Konfiguration, Zugriffsrechte, Design usw. an ihre Bedürfnisse anpassen können.

Unternehmen sind heute in der glücklichen Lage, ihre Lösungen in der Cloud betreiben zu können. Wenn sie jedoch in 2021 die Cloud oder andere Bereitstellungsmodelle in Betracht ziehen, sollten sie dabei ihre aktuellen Bedürfnisse berücksichtigen: Was wollen Sie erreichen, welches Maß an Flexibilität und Stabilität ist gewünscht und welcher Ansatz ist dafür sinnvoll? Sie möchten z.B. Ihre Anwendungen in der Cloud laufen lassen, benötigen aber für bestimmte Standorte zusätzlich ein Speichersystem vor Ort? Mit einem lokalen Speicher können Sie Dokumente erfassen und umgehend verfügbar machen. Dies ist eine wichtige Option für Unternehmen, die mit sehr großen Dateien arbeiten (z. B. CAD-Dateien im Baugewerbe), die langsam geladen werden. Ein lokales Speichersystem wäre hier unter Umständen geeigneter, weil es auf Grund seiner besseren Performance Dokumente schneller sowie ohne Unterbrechungen verfügbar macht. Je nachdem, wie Ihre Prozesse und Informationen beschaffen sind, ist eine hybride Lösung aus Cloud und on-premises manchmal schneller – und kann Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Informationen, z.B. bei Geschäftsgeheimnissen oder personenbezogenen Daten, besser unterstützen.

2020 wurden zahlreichen Unternehmen Lücken in den Bereichen Information Governance und Compliance schmerzlich bewusst. Seitdem ein Großteil der Mitarbeiter von zu Hause arbeitet, konnten Informationen in manchen Fällen plötzlich nicht mehr entsprechend der Datenschutzvorschriften behandelt werden. Ohne eine sichere Content Collaboration-Lösung konnten darüber hinaus viele Mitarbeiter ihre Dokumente nicht mehr entsprechend der Unternehmens- und Compliance-Richtlinien archivieren oder daran weiterarbeiten. Der Einsatz von nicht Compliance-konformen digitalen Lösungen (Stichwort Schatten-IT!) während der Pandemie setzte viele Unternehmen neuen Risiken aus, wie dem Verlust geistigen Eigentums oder vertraulicher Informationen. Die Gefahr von Informationsmissmanagement ist in den letzten fünf Jahren aufgrund solcher Sicherheitsverletzungen enorm gestiegen – und damit auch die Notwendigkeit von Information Governance-Richtlinien.¹

Gleich zu Beginn des Jahres 2021 häufen sich daher die Herausforderungen: Die zunehmende Flut von Regulierungen, sichere und Compliance-konforme Zusammenarbeit im Unternehmen sowie mit extern Geschäftspartnern, die Bewältigung des Informationschaos und eine kosteneffiziente Lösung für all diese Risiken, um nur einige zu nennen. Der Einsatz von digitalen Lösungen im Bereich Information Governance und Compliance ist 2021 daher ein nicht zu unterschätzender Trend. Eine Content Services-Plattform mit Collaboration-Funktionen bietet hier die Grundlage: ein sicheres Unternehmens-Repository, das Records Management, revisionssichere Archivierung und Compliance unterstützt. Um „Operations Anywhere“ zu ermöglichen, benötigen Unternehmen eine Lösung, die den Zugriff auf alle Dokumente, Daten und Prozesse über ein einziges System ermöglicht (Federation).

Gartner brachte 2019 den Begriff „New Work Nucleus“² ins Spiel und beschrieb damit den Übergang zum modernen Digital Workplace auf der Grundlage von Lösungen für Content Collaboration, Cloud und mehr Produktivität. Damals war natürlich noch nicht klar, dass eine globale Pandemie dem Einsatz dieser Lösungen eine ganz neue Dringlichkeit verleihen würde. Für den New Work Nucleus 2021 ist es unserer Ansicht nach für Unternehmen noch wichtiger, Business-Ökosysteme zu vernetzen. Nur so können Mitarbeiter bequem auf Informationen zugreifen und damit unabhängig von Ort, Geräten, System- und Unternehmensgrenzen zusammenarbeiten. Anders gesagt: Unternehmen werden nach Plattformen suchen, mit denen sich ein Netzwerk aus Technologien, Anwendungen und Services aufbauen lässt. Das können sie mit einer Content Services-Plattform erreichen, die eine breite Palette von Integrationsmöglichkeiten bzw. vorgefertigten Konnektoren bietet. Gemeinsame New Work Nucleus-Konnektoren, die Gartner 2020 im Bericht zu den „Critical Capabilities for Content Services Platforms“ herausstellte, schlagen eine Brücke zu Collaboration-Tools wie Microsoft Teams, der Google Workspace und Slack. Ebenso wichtig ist die Kompatibilität mit LOB-Anwendungen wie SAP und Salesforce, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, ein optimales Kundenerlebnis zu gewährleisten sowie jederzeit flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Eine sichere Content Services-Plattform kann Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen, sofort verfügbar machen und für mehr Transparenz sorgen. Das erleichtert auch den Mitarbeitern die tägliche Arbeit, da sie statt zahlreicher Anwendung eine Single Source of Truth nutzen, um Informationen zu finden und damit zu arbeiten.

Zu den unerfreulichen Nebenwirkungen der Arbeit im Home Office zählen ein hohes Maß an Überstunden, fehlende persönliche Interaktion, emotionale Abkopplung, endlose Zoom-Meetings, Einzelarbeit statt Teamwork – und leider auch der gefürchtete Burn-out. Bei vielen Firmen stieg die Produktivität rasant an, obwohl viele Mitarbeiter zusätzlich stressige Herausforderungen wie Homeschooling und Kinderbetreuung mit ihrer Arbeit unter einen Hut bringen mussten. Die eingesparte Fahrtzeit zur Arbeit wird häufig in mehr Arbeitsleistung investiert. Bei all den Anstrengungen, die passenden Lösungen für einen effektiveren, leistungsfähigeren digitalen (remote) Arbeitsplatz zu finden, müssen sich Unternehmen auch 2021 die Frage stellen, wie sie ihre Mitarbeiter schützen und vor einem Burn-out bewahren können. Denn all die hier genannten Trends im Informationsmanagement haben einen gemeinsamen Nenner: Menschen. Schlussendlich geht es immer um die Frage, wie Sie den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter einfacher, zeitsparender und stressfreier gestalten können. Die SER Group entwickelt Lösungen für Menschen. Tech-Trends kommen und gehen, die Menschen bleiben – und ihr Wohl sollten wir stets im Auge behalten.

¹ “Accessible AND Secure – Best Practices for Automating Information Governance,” AIIM Industry Watch Research, 2019
² “Create a Culture of Digital Dexterity With the ‘New Work Nucleus’,” by Mike Gotta, Matthew Cain, 20. Mai 2019