New Work im Zusammenspiel mit KI und ECM-Systemen

Open Innovation, Sharing Culture, Work-Life-Blending, Freelancing, 6-Stunden-Tag und 4-Tage-Woche – all diese Begriffe haben eines gemeinsam: Sie sind Teil von New Work. Übersetzt steht das für „neue Arbeit“. Gemeint ist ein Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie wir Arbeitswelten definieren. Im Fokus der Arbeit steht fortan der Mensch als Teil der Wissens- und Informationsgesellschaft.

Technologien machen das Arbeitsmodell New Work erst möglich. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie mit ECM-Systemen und KI New-Work-Bedingungen schaffen.

Per Definition ist New Work als grundlegender Wandel in der Arbeitswelt zu verstehen. Durch Megatrends wie die Digitalisierung, Globalisierung und den demografischen Wandel gelten traditionelle Arbeitskonzepte als überholt. Arbeit ist nun nicht mehr Mittel zum Zweck. Menschen sehen in ihrer Profession einen übergeordneten Sinn – einen Purpose.

Warum New Work?

Den Begriff „New Work“ prägte der Philosoph Frithjof Bergmann erstmals in den 1970er-Jahren. Damals setzte er sich dafür ein, dass Fabrikarbeiter ihren Purpose finden. Er gilt bis heute als Begründer der New-Work-Bewegung. Möglich war der Wandel nur, weil durch die jüngst entstandene Automatisierung der Produktion Kapazitäten nicht vollständig ausgelastet waren – Fabrikarbeiter hatten also Zeit, sich neuen sinnstiftenden Tätigkeiten zu widmen.
Durch die Automatisierung ändert sich zudem, wie Unternehmen Kapital definieren. Während im industriell und kapitalistisch geprägten Zeitalter insbesondere Ressourcen wie Maschinen und Zeit im Fokus standen, ist es heute Wissen – Wissen im Sinne von Fähigkeiten der Menschen auf der einen Seite und Wissen im Sinne von künstlicher Intelligenz und Big Data auf der anderen Seite.
Infolgedessen löst die Wissensgesellschaft die Industriegesellschaft ab.

Anders als andere Arbeitskonzepte ist New Work kein klar definiertes Arbeitsmodell. Vielmehr ist es ein Ansatz, der zahlreiche Arbeitsformen miteinander vereint. Beispiele sind Jobsharing, Vertrauenskultur, Coworking Spaces oder Remote Work.

Diese Arbeitsmodelle sind für das New-Work-Konzept charakteristisch:

• Modern Leadership: Führung auf Augenhöhe, empathisches Führen, flache Hierarchien, Handlungsfreiheit von Mitarbeitern, …
• Flexible Arbeitsmodelle: Remote Work, Homeoffice, Workation, Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung, 6-Stunden-Tag, …
• Moderne Technologien: Digitalisierung, dezentrales Arbeiten, Cloud, internationale Zusammenarbeit, kollaboratives Arbeiten, …
• Automatisierung: künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Internet of Things, Industrie 4.0 …

Alle New-Work-Konzepte vereint ein Gedanke: Die Arbeitswelt mitarbeiterzentriert zu gestalten.

• Moderne Führungskräfte übertragen Teams Entscheidungsmöglichkeiten so, dass sie ihre Arbeitsgestaltung in die eigenen Hände nehmen.
• Flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Remote Work verbessern die Work-Life-Balance.
• Software ermöglicht im Zusammenhang mit New Work erst kollaboratives digitales Arbeiten in Echtzeit.
• Künstliche Intelligenz automatisiert Prozesse so, dass Mitarbeiter Zeit für sinnstiftende Tätigkeiten haben.

Ein New-Work-Arbeitsplatz ist digital. Dafür bildet Software sämtliche Arbeitsprozesse zentralisiert an einem digitalen Ort ab. Eine solche Software ist ein modernes Enterprise Content Management System (ECM-System).

Funktionen der Software stützen die Idee hinter New Work:

• Ein ECM-System managt sämtliche Unternehmensdokumente. Mitarbeiter können Dokumente also von überall und zu jeder Zeit gleichzeitig verwalten – von der Erstellung bis zur Archivierung.
• Ein ECM-System automatisiert Workflows wie Dokumentenfreigaben und Genehmigungen und gestaltet Arbeitsprozesse effizienter.
• Ein ECM-System bietet höchste Sicherheitsstandards wie Zugriffskontrollen, DSGVO-Konformität und Compliance.

Kurz gesagt beschleunigt ein ECM-System die Wissensarbeit. Buchhalter arbeiten in einem ECM-System beispielsweise produktiver. Sie schaffen also mehr in kürzerer Zeit. Besonders produktiv sind sie, wenn Komponenten der künstlichen Intelligenz integriert sind. Denn dann verarbeitet das System Daten dynamisch und intelligent.

Das sind Chancen eines ECM-Systems im Rahmen von New Work:

Ermöglicht orts- und zeitunabhängige Prozesse

Um New Work zu leben, benötigen Arbeitnehmer Tools und Software, die New Work überhaupt erst ermöglichen. Als ECM-System unterstützt Doxis unter anderem New-Work-Konzepte wie Work-Life-Blending, mobiles Arbeiten oder Homeoffice. Denn auf Doxis greifen Sie flexibel von unterschiedlichen Endgeräten wie Laptop, Smartphone oder Tablet zu.

Mit Doxis auf dem Smartphone suchen Sie beispielsweise orts- und zeitunabhängig nach Informationen oder bearbeiten offene Aufgaben.

Entlastet Mitarbeiter durch KI-Automatisierung

Ein Ziel von New Work ist, Arbeitnehmer in ihrer Tätigkeit zu entlasten. Damit rückt der Mensch in den Fokus. Deshalb automatisiert künstliche Intelligenz sämtliche Aufgabenschritte, die sich automatisieren lassen. KI im ECM-System (in unserem Fall Doxi in Doxis) ermöglicht im Rechnungsmanagement zum Beispiel Dunkelbuchungen.

So bleibt mehr Zeit für Aufgaben, die New Work ausmachen: kreativ sein, sich selbst verwirklichen und Innovation schaffen.

Stärkt das kollaborative Zusammenarbeiten

Herausforderungen des New-Work-Konzepts bestehen vor allem darin, kollaborativ miteinander zu arbeiten. Verteilen sich Teams auf mehreren Kontinenten oder Homeoffices braucht es Software, die eine Sharing Culture ermöglicht und ein Community Feeling schafft.
ECM-Systeme wie Doxis stärken die dezentrale und teamübergreifende Zusammenarbeit, indem sie den Informationsfluss zentralisieren. Alle Abteilungen greifen also auf das gleiche ECM-System zu, um geschäftsrelevante Informationen zu verwalten. Das bricht Wissenssilos auf.

Zusätzlich zeigt Ihnen das ECM-System nur die Informationen, für die Sie autorisiert sind und die Sie in dem Moment benötigen. Sind Sie beispielsweise im Fristenmanagement tätig, informiert Sie Ihr ECM-System über anstehende Fristen und zeigt Ihnen bei Suchen nur autorisierte Daten an.

Doxis verwaltet für Sie Informationen kontextbezogen, intelligent und vernetzt, ganz im Sinne der Wissensarbeit. Das beschreibt einen bedeutenden Wandel, wie Sie Unternehmensinhalte managen. Mit Doxis entwickeln Sie für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte KI-Strategien und zwar so, dass Sie Ressourcen im Sinne von New Work effizient einsetzen und den gesamten Geschäftserfolg steigern. Dafür setzt Doxis sieben Kernbereiche der KI ein:

• Composable KI: Die KI-Funktionen integrieren sich nahtlos ineinander. Dank des modularen Aufbaus reagieren Sie flexibel auf sich verändernde Geschäftsanforderungen.
• Responsible KI: Die KI-Funktionen sind transparent, nachvollziehbar, compliant und beugen Datenschutzverletzungen vor.
• Generative KI: Die KI-Funktionen erstellen für Sie originelle Inhalte. So wird die KI Teil des Arbeitsteams.
• Prompt Engineering: Die KI-Funktionen steuern Sie so, dass der Output passgenau und konsistent ist. Doxi klassifiziert und extrahiert Daten beispielsweise präzise.
• General Purpose und Customer Machine Learning: Die KI-Funktionen kombinieren allgemeine und spezifische Machine-Learning-Ansätze. Bedeutet: Sie sind teils auf spezielle Anwendungsfälle optimiert und lassen sich teils auf verschiedene Daten flexibel anwenden.
• Multimodal Recognition für Dokumente: Die KI-Funktionen können Datentypen erkennen, interpretieren und in einen Kontext setzen. Doxi erkennt beispielsweise, um welches Dokument es sich handelt, welche Informationen es beinhaltet und in welche digitale Akte es gehört.
• Kombination von Composable KI und Contextual KI: Doxis setzt modulare KI-Funktionen (Composable KI) so in einen Kontext, dass die KI die Bedeutung und den Zweck der Daten berücksichtigt (Contextual KI). Sie erkennen das zum Beispiel daran, dass Doxi automatisch Workflows anstößt.

So übernimmt KI für Sie das Content Management, verfügt über ein umfassendes Content Understanding und automatisiert Prozesse von Anfang bis Ende.

Hey Doxi, wie ist der Ausblick?

Häufige Fragen zu New Work