Prozessanalyse

Prozessanalyse bedeutet, bestehende Abläufe innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation systematisch zu überprüfen und zu bewerten. Zu prüfende Prozesse können Workflows, Lieferketten oder sonstige schrittweise Abläufe sein, die sich wiederholen. Diese zerlegt die Prozessanalyse in Einzelteile, um ein besseres Verständnis für jeden einzelnen Schritt des Ablaufes zu erhalten.

Einen Buchhaltungsprozess teilt die Prozessanalyse also beispielsweise in die Schritte Belege erstellen, kontieren und buchen. Durch die Zerlegung in Prozessschritte erkennen Sie genau, an welchem Schritt eine Prozessoptimierung sinnvoll ist.

Ziel der Prozessanalyse

Ziel der Prozessanalyse ist es, Abläufe innerhalb einer Organisation zu verbessern, also qualitativer, sicherer und ressourceneffizienter zu gestalten. Kurzum: Die Prozessanalyse sorgt dafür, dass ein Prozess den größtmöglichen Nutzen für ein Unternehmen bringt. Dies gelingt, indem die Prozessanalyse Schwachstellen in Abläufen identifiziert und sie anschließend eliminiert beziehungsweise verbessert. Sie ist somit die Grundlage für sämtliche BPM-Maßnahmen (Business Process Management).

Das sind die Vorteile der Prozessanalyse auf einen Blick:

• Kosten senken
• Produktivität steigern
• Arbeitsschritte beschleunigen (automatisieren)
• Kundenbeziehungen und Mitarbeiterzufriedenheit verbessern
• Informationsflüsse steigern
• Abläufe transparenter gestalten
• Prozesse sicherer machen
• Qualität steigern

Wichtig: Die Basis für eine effektive Prozessanalyse sind Abläufe, die systematisch, messbar und steuerbar sind. Zum Beispiel müssen für die Prozessanalyse die einzelnen Schritte eines Logistikprozesses klar strukturiert und voneinander abgegrenzt sein: Waren annehmen, lagern, kommissionieren und versenden. Nur dann lassen sich Engpässe oder Verzögerungen frühzeitig erkennen und beheben.

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie überführen Unternehmen physische Prozesse in digitale Systeme: Statt Rechnungen postalisch zu versenden, geschieht dies per eRechnung. Waren werden nicht mehr per Telefon bestellt, sondern über ein Bestellsystem geordert. Und wo früher ausgedruckte Dokumente mit Füller unterschrieben wurden, wird nun das Dokument einfach digital signiert.

Allerdings reicht es nicht, physische Prozesse einfach so ins Digitale zu übertragen – zumindest nicht, wenn Sie effiziente Prozesse wünschen. Elementarer Bestandteil im Prozessmanagement ist deshalb die Analyse zu Beginn Ihrer Digitalisierungsstrategie. Andernfalls überführen Sie die Schwachstellen Ihreralten Prozessen einfach in die digitale Welt. Die Optimierung liegt also nicht nur darin, Prozesse gemäß dem Ist-Zustand zu digitalisieren. Sie besteht auch darin, mittels digitaler Technologien den Soll-Zustand zu erreichen.

Noch ein Hinweis: Auch in bereits digitalisierten Prozessen finden sich immer wieder Verbesserungspotenziale – etwa aufgrund von neuen Technologien, veränderten Marktbedingungen oder strukturellen Abweichungen im Unternehmen. Die Prozessanalyse ist demnach ein fortlaufender Bestandteil Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Wie eine Prozessanalyse aussieht, ist nicht pauschal zu beantworten. Je nach Prozess oder Ziel empfehlen sich unterschiedliche Vorgehensweisen. Die folgenden drei Ansätze haben sich bewährt.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse unterteilt Prozesse in Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Kurzum: Sie bewertet Prozesse aus verschiedenen Perspektiven. Dabei berücksichtigt die Analyse interne wie externe Faktoren und zeigt im Zusammenhang Potenziale auf. Sie ist besonders geeignet, wenn es darum geht, Prozesse aus einer strategischen Perspektive zu betrachten – also für das Prozessmanagement.

Prozessmapping

Prozessmapping ist eine visuelle Methode, die Prozesse Schritt für Schritt dokumentiert und darstellt – zum Beispiel in einem Flussdiagramm. Engpässe, Dopplungen oder Ineffizienzen sind so visuell sichtbar. Diese Methode empfiehlt sich vor allem, wenn Sie komplexe Prozesse vereinfachen oder klar strukturieren wollen.

Prozesssimulation

Die Prozesssimulation nutzt Technologien, um einen Prozess in virtuellen Umgebungen nachzubilden. In diesem Testumfeld ist es möglich, verschiedene Szenarien zu testen und das, ohne den realen Ablauf zu beeinträchtigen. Durch Änderung kleinster Parameter können Sie so Engpässe, Fehlerquellen oder andere Optimierungspotenziale identifizieren. Die Methode eignet sich für dynamische Prozesse und jene, die im Ablauf nicht unterbrochen werden dürfen.

Hey Doxi, wie gehe ich bei einer Prozessanalyse am besten vor?

Doxis bringt Ihre digitalisierten Prozesse, Dokumente und Daten an einem zentralen Ort zusammen. Als Enterprise Content Management System (ECM) integriert sich Doxis nahtlos in bestehende ERP- und CRM-Systeme. So werden Medienbrüche und Datensilos eliminiert und alle relevanten Informationen stehen jederzeit bereit.

Doch Doxis kann mehr als Dokumente verwalten: Als leistungsstarke BPM-Software bildet Doxis Geschäftsprozesse vollständig ab – von der Planung und Modellierung über die Steuerung und Überwachung bis hin zur Analyse und Optimierung. Damit schaffen Unternehmen die Basis für durchgängig digitale und effiziente Workflows.

Wie funktioniert die Prozessanalyse in Doxis?

Doxis dokumentiert Ihre bestehenden Geschäftsprozesse automatisch: Sie können beispielsweise präzise und detailliert sehen, wie lange ein Prozessschritt dauert und wie sich die Zeit aufteilt.

Stellen Sie beispielsweise fest, dass die Rechnungsverarbeitung verhältnismäßig lange dauert, prüfen Sie den Prozess in Doxis. Die Prozessdokumentation zeigt dann zum Beispiel, dass Lieferantenrechnungen ständig fehlerhaft sind und sich so die Korrekturworkflows häufen. Oder Sie erkennen durch die Analyse, dass Freigabeprozesse übermäßig viel Zeit benötigen, weil auch bei niedrigen Beträgen zwei Personen im Vier-Augen-Prinzip in den Freigabeprozess eingebunden sind.
Sobald Sie die Schwachstellen identifiziert haben, können Sie diese beheben und den Prozess in Doxis ganz einfach neu konfigurieren, um ihn effektiver und schneller zu gestalten.

Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist die Digitalisierung von Prozessen unverzichtbar. Um das volle Potenzial der Effizienzsteigerung auszuschöpfen, empfiehlt es sich jedoch, bestehende Prozesse bereits vor der Digitalisierung gründlich zu analysieren: Wo gibt es Schwachstellen, welche Schritte sind automatisierbar und wie lassen sich Ressourcen effizient einsetzen? Plus: In welcher Software managen wir die Prozesse zukünftig?

All diese Fragen sollten unbedingt in Ihrer Digitalisierungsstrategie beantwortet werden. Mit Doxis erhalten Sie eine Lösung, die Ihre Prozesse nahtlos abbildet, automatisch dokumentiert und sie auf Verbesserungspotenziale hin analysiert. Auf diese Weise hilft Doxis Ihnen dabei, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Ihre strategischen Ziele nachhaltig zu erreichen.

Die häufigsten Fragen zur Prozessanalyse