Rechnung per Mail – so versenden Sie ab 2025 rechtssicher

Rechnungen per Mail sind zwischen Unternehmen schon seit vielen Jahren möglich. Den Grundstein für die papierlose Rechnung hatte das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 gelegt.

Nun kommt ab dem 1. Januar 2025 mit der E-Rechnungspflicht eine weitere Auflage hinzu, die für alle inländischen B2B-Umsätze gilt. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, verarbeiten und archivieren. Ab 2027 ist der Versand von Rechnungen nur noch elektronisch möglich. Was das für Ihr Rechnungsmanagement bedeutet, erfahren Sie hier.

Die E-Rechnungspflicht sieht vor, dass Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und selbst versenden können. Für den Versand gibt es eine Übergangsregelung, damit Unternehmen ihre Systeme auf die E-Rechnung umstellen können.

Die Zustellung der Rechnung per Mail ist mit einer Einschränkung möglich: Die Rechnung muss eine E-Rechnung mit einem maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931 sein – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur in Deutschland ein Thema: Sie soll zeitnah in sämtlichen EU-Ländern eingeführt werden. In Frankreich etwa tritt sie 2026 in Kraft. Mit der E-Rechnungspflicht greifen die Länder dem Maßnahmenpaket der EU-Kommission ViDA (VAT in the Digital Age) vor, das neben der E-Rechnung ein zentrales Meldesystem vorsieht.

Elektronische Rechnungen sind ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Arbeitswelt. Dadurch werden analoge Prozesse automatisierbar und Sie profitieren von mehr Effizienz, der Entlastung Ihrer Mitarbeiter, einfacher Compliance und Wachstum.

Die große Chance der E-Rechnung liegt in der Dunkelbuchung – der vollautomatisierten Rechnungsbearbeitung. Weil die Rechnungsdaten stets strukturiert vorliegen, können Zeit, Kosten und Aufwand gespart werden.

Vorteil 1: Effizientere Arbeit

• Durch die Automatisierung analoger Prozesse beschleunigen Sie alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Archivierung und entlasten Ihre Mitarbeiter.
• Dank der strukturierten Daten passieren weniger Fehler bei der Bearbeitung, als wenn Daten manuell eingegeben oder erst ausgelesen werden müssen.
• Bearbeitungsstaus sind passé, denn sie können nach Belieben automatisieren – bis hin zur Dunkelbuchung, die fast gänzlich ohne menschlichen Eingriff auskommt.

Vorteil 2: Vereinfachte Compliance

• Gesetzliche Vorschriften werden automatisch eingehalten – von Dokumentensicherheit bis Datenschutz.
• Mit einem intelligenten Dokumentenmanagement-System (DMS) sind sie jederzeit auf der sicheren Seite und archivieren revisionssicher.

Vorteil 3: Weitere Optimierungseffekte

• Mit der E-Rechnung handeln Sie umweltbewusst und sparen Material- und Versandkosten sowie den Platz eines physischen Archivs. Außerdem gehören Mahngebühren für verpasste Fristen der Vergangenheit an.
• Ihr digitales Büro ermöglicht mehr Transparenz, räumliche Flexibilität und verbesserte Workflows dank einer nahtlosen Zusammenarbeit in Echtzeit.
• Durch die Automatisierung und Beschleunigung Ihrer Rechnungsprozesse können Sie ihre personellen Ressourcen sinnvoll einsetzen, Prozesse skalieren und Ihr Wachstum steigern.

Die wichtigste Anforderung an die E-Rechnung ist, dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dazu muss sie ein strukturiertes elektronisches Format haben, das der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Nur dann ist die digitale Rechnung auch rechtssicher. Gängige Formate für die E-Rechnung in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Weitere Rechnungsformate sind möglich, solange sie normkonform sind.

Dafür gibt es zwei Wege: per E-Mail oder über ein Rechnungsportal.

• Weg 1: Die Rechnung kann entweder manuell ins System übertragen oder automatisch über ein Rechnungspostfach im Rechnungseingangsbuch abgelegt werden.
• Weg 2: Über eine Schnittstelle zum Rechnungsportal (zum Beispiel Peppol) kann das System die Rechnungen selbständig und automatisch abholen.

In beiden Fällen bleibt die Zustellung weiterhin rechtsgültig, sofern das Rechnungsformat korrekt ist.

Am einfachsten geht das mit einem ECM (Enterprise Content Management System) für ein intelligentes Informationsmanagement. Die ECM-Plattform von Doxis bietet eine Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung und deckt damit alle Schritte im digitalen Rechnungsworkflow ab. Dabei können die Prozesse gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie können wählen, ob Sie eine menschliche Kontrolle einbinden oder Rechnungsprozesse komplett automatisieren möchten.

Zudem ist Doxis für das revisionssichere Archivieren zertifiziert – so ist stets gewährleistet, dass Ihre digitalen Dokumente den Anforderungen der GoBD entsprechen.

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen intelligenter Automatisierung! Das ist Ihre Chance, endlich Ordnung ins Formatechaos zu bringen. Zusätzlich sparen Sie Kosten und personelle Ressourcen und erfüllen die Compliance-Vorgaben.

Eine Rechnung per Mail bleibt weiterhin rechtsgültig, solange die Form stimmt: Ab 2025 beginnt die schrittweise Einführung der E-Rechnung, deren Format gemäß der EU-Norm EN 16931 strukturiert und maschinenlesbar sein muss. Alle anderen Formate verlieren nach und nach ihre Gültigkeit.

Also packen Sie die Gelegenheit beim Schopf und machen Sie sich die Vorteile dieser Umstellung zu Nutze: für ein einfacheres, schnelleres, voll automatisiertes Rechnungsmanagement. Wir helfen Ihnen gerne dabei – sprechen Sie uns an.